Погашение задолженности по подотчетным суммам

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08,...) КРЕДИТ 71

– произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– возвращены неиспользованные деньги.

Пример

Работник АО «Актив» получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.

Бухгалтер «Актива» сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 1000 руб. – выданы средства под отчет;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 980 руб. – оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 20 руб. – принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

После выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 по данному работнику равно нулю.

Если работник купил материальные ценности в розничном магазине, налоговая инспекция при проверке может потребовать в качестве подтверждения произведенных расходов не только товарный, но и кассовый чек.

Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без применения ККМ.

Списание невозвращенных сумм

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Решение о таком удержании фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата аванса, и только с согласия подотчетного лица.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).

Кроме этого, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ, начислить взносы во внебюджетные фонды и взносы "по травме".

В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности, равного трем годам (ст. 196 ГК РФ).

Типовые проводки

По дебету счета

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной операции
71	50	Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы
71	51	Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета
71	52	Выданы под отчет денежные средства с валютного счета
71	55	Выданы под отчет денежные средства со специального счета в банке
71	76	Подотчетные лица получили средства от других организаций
71	79-2	Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
71	79-2	Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)
71	79-2	Подотчетные лица головного отделения организации получили средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
71	79-2	Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили средства от головного отделения организации (в учете филиала)
71	91-1	Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности
71	91-1	Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих доходов

По кредиту счета

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной операции
07	71	Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой оборудования
08	71	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов
10	71	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов
11	71	Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой и содержанием животных
15	71	Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании счета 15)
20	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства
23	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомогательного производства
25	71	Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы
26	71	Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
28	71	Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции
29	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслуживающего производства
41	71	Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
44	71	Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции), учтены в расходах на продажу
45	71	Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами
50	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу
51	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на расчетный счет
52	71	Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на валютный счет
55	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на специальный счет в банке
70	71	До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы
79-2	71	Подотчетное лицо головного отделения организации оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
79-2	71	Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению организации (в учете филиала)
91-2	71	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом получения прочих доходов
91-2	71	Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих расходов
91-2	71	Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций
94	71	Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно
97	71	Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как расходы будущих периодов