Как учесть расходы на выплату больничных и пособий

Суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование вы можете уменьшить на расходы по оплате:

· пособий по временной нетрудоспособности (с четвертого дня болезни) и по беременности и родам;

· единовременных пособий в связи с постановкой на учет в ранние сроки беременности;

· единовременных пособий в связи с рождением ребенка;

· ежемесячных пособий по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;

· социальных пособий на погребение.

Суммы взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний вы можете уменьшить:

· на санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами;

· на суммы выплат тем работникам организации, которые пострадали в результате наступления страхового случая (например, получили увечья или профессионального заболевания);

· на расходы по оплате дополнительного отпуска на период лечения в санаторно-курортном учреждении, а также проезда к месту лечения и обратно. Причем эти расходы можно зачесть, если Фонд социального страхования предоставил путевку работнику, который нуждается в долечивании после стационарного лечения.

Пособия по временной нетрудоспособности

При начислении пособия по временной нетрудоспособности сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 69-1-1 КРЕДИТ 70

– начислено работнику пособие за счет средств социального страхования.

Удержание налога на доход с суммы пособия отразите записью:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ»

– удержан налог на доходы.

Первые три дня болезни работника оплачивает фирма, остальные дни оплачиваются за счет средств Фонда социального страхования.

Расчетный период для начисления пособия – два полных календарных года (с 1 января по 31 декабря), предшествующих году наступления страхового случая.

В расчет надо включить все выплаты по всем местам работы, на которые были начислены страховые взносы на ОСС. Но в пределах облагаемого страховыми взносами лимита, который действовал в каждом конкретном году, входящем в расчетный период.

Так, на 2018 год установлен предельный размер базы для начисления страховых взносов на ОСС - 815 000 рублей.

На 2017 год - 755 000 рублей, на 2016 год – 718 000 рублей.

При расчете больничного листа в 2018 году вам понадобятся предельные величины баз для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование за 2016 и 2017 годы.

Лимит, установленный на 2018 год, понадобится для расчета больничных пособий в 2019 году (вместе с лимитом за 2017 год).

Если устроенный сотрудник работает у вас недавно, то узнать его заработок за прошлые периоды вы можете из справки от бывшего работодателя, которую должны были предоставить работнику при увольнении, а он – принести вам. Посмотреть форму справки (она утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года № 182н) и пример ее заполнения можно в разделе «Расчет пособия по временной нетрудоспособности».

Помимо этого, сумма пособия за полный календарный месяц не может быть меньше величины МРОТ (с учетом страхового стажа работника). Если сотрудник работал неполный месяц, то МРОТ пересчитывают пропорционально отработанному времени.

С 1 января 2018 года величина МРОТ установлена в размере 9489 рублей.

Сумму начисленного за расчетный период заработка нужно разделить на 730. Число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается зарплата, значения не имеет.

Пример. Расчет и учет больничного

Работник ООО «Прима» Павлов болел с 15 по 21 марта 2018 года (семь календарных дней). Общий страховой стаж Павлова составляет 3 года. Следовательно, он может рассчитывать на 60% пособия.

Расчетный период – 2016 и 2017 годы. Оклад Павлова составлял в 2016 году – 20 000 руб., в 2017 году – 25 000 руб., что в обоих случаях больше МРОТ.

Павлов в 2016 году болел в период с 9 по 14 февраля (шесть календарных дней), зарплата за февраль составила 18 247 руб.

В 2017 году Павлов был в отпуске с 1 по 28 августа. Сумма его отпускных – 21 185 руб., зарплата за отработанное время – 2174 руб.

Кроме того, в январе 2017 года Павлову была начислена и выплачена премия по итогам работы в 2016 году в размере 20 000 руб.

Все указанные суммы, за исключением больничного пособия, облагают страховыми взносами.

Сумма выплат, учитываемая при расчете пособия, составит 556 606 руб., в том числе:

· за 2016 год – 238 247 руб. (20 000 руб. × 11 мес. + 18 247 руб.), что меньше лимита в 718 000 руб.;

· за 2017 год – 318 359 руб. (25 000 руб. × 11 мес. + 21 185 руб. + 2174 руб. + 20 000 руб.), что меньше лимита в 755 000 руб.

Среднедневной заработок Павлова рассчитывают, исходя из фактических выплат:

(238 247 руб. + 318 359 руб.): 730 дн. = 762,47 руб./дн.

Сумма дневного пособия равна:

762,47 руб. × 60% = 457,48 руб./дн.

Пособие Павлова за 7 дней болезни составит:

457,48 руб. /дн. × 7 дн. = 3202,36 руб.

Из этой суммы за счет компании нужно начислить 1372,44 руб. (457,48 руб./дн. × 3 дн.), за счет средств ФСС – 1829,92 руб. (3202,36 руб. – 1372,44 руб.).

Бухгалтер «Примы» сделает проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

– 1372,44 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет «Примы»;

ДЕБЕТ 69-1-1 КРЕДИТ 70

– 1829,92 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФCC;