Виды и формы специальных мероприятий.

Виды:

1. Информационные – организовываются для журналистов, СМИ (пресс-конференция, пресс-тур, брифинг, пресс-показ);

2. Имиджевые (церемонии, балы/рауты, приемы/банкеты, конкурсы);

3. Благотворительные (аукцион, мероприятие);

4. Деловые (форум, конференция, круглый стол, семинар);

5. Презентационные (выставка, презентация);

6. Корпоративные (праздники, конкурсы/соревнования, деловые мероприятия);

7. Праздничные (приуроченные к знаменательному событию, к общенациональному празднику, праздник-акция);

8. Спортивные;

9. Церемониалы (церемония закрытия/открытия, прощания).

 

Классификация специальных событий зависит от критериев:

· по критерию маркетинговой среды: внешние и внутренние;

· по типу маркетинговой среды: политические, социальные, корпоративные, культурные, спортивные;

· по масштабу целевых аудиторий: международные, государственные, корпоративные, локальные;

· по характеру взаимодействия с целевыми аудиториями: формальные и неформальные.

 

32. Этапы подготовки и реализации специального мероприятия (event) как коммуникационного проекта по формуле RACE.

Формула RACE является формализованной и признанной в мировой практике, и широко используется специалистами как для планирования, так и для оценки PR-проектов.

Этапы подготовки и реализации специального мероприятия по этой формуле можно описать следующим образом:
1 этап: Research (исследование) – анализ, исследование и постановка цели/задач.

На этапе происходит определение целевых аудиторий, их отношения к конкретной личности/организации/товару/услуге, поиск партнеров, анализ конкурентов и ресурсов (кадровый, финансовый, времени, информационный, технический), календарь событий.

2 этап: Action (действие или планирование) – разработка программы и сметы проекта-спец.мероприятия.

Этот этап делится на 2 блока: креативный блок и блок менеджмента. В креативном блоке происходит разработка концепции мероприятия, его программы и сценария, обговаривается пространство и сервис, разрабатывается фирменный стиль. В блоке менеджмента определяется смета, происходит календарное планирование мероприятия, разрабатывается информационная поддержка (по схеме: анонсирование-подогрев интереса-кульминация-информационный след) и осуществляется работа с партнерами.

3 этап: Communication (коммуникация)

На коммуникативном этапе происходит осуществление намеченных действий – следование сценарию, регулярный мониторинг ситуаций – контроль и динамичная реакция на изменение ситуаций – корректировка.

4 этап: Evaluation (оценка эффективности)

После реализации проекта оцениваются эффективность менеджмента, работа команды, эффективность события. На основе оценок разрабатываются возможные пути развития событий с рекомендациями на будущее.

 

33. Управление ресурсами event-менеджера в ходе подготовки и реализации специального мероприятия: анализ имеющихся ресурсов, стратегии поиска необходимых ресурсов, особенности взаимодействия event-менеджера с партнерами в ходе управления тем или иным типом ресурса специального мероприятия как коммуникационного проекта.

У ивент-менеджера есть 4 типа ресурсов:

1) Кадровый: руководитель проекта, руководители команд по блокам (креатив, свет, звук, сценарий и т.д.), сотрудники (штатные или нанятые). Задачи руководства по кадровому ресурсу: четко ставить цели, принимать решения, организовать коммуникацию в коменде, мотивировать ее (особенно нанятых), решать конфликты, распределить ответственность. Главное – управлять информацией, чтобы все были осведомлены о СВОЕЙ части работы и ее значении для ОБЩЕГО дела.

Искать кадровый ресурс необходимо сначала на предприятии (кто че умеет сам из ваших сотрудников), при необходимости обращаться к партнерским организациям, если и там нет – заказывать спецов в агентствах (составить список, выбрать по цене и встретиться лично)

2) Бюджет. Его определяет заказчик (если вы агентство) или базисный субъект (если вы отдел ПР). Главное правило – бюджета всегда не хватает. Обязательно составляется смета – это док с расчетом (планом) предстоящих доходов и расходов на проведение мероприятия. После подписания не подлежит корректировке. Ивент-менеджер обязан экономить – искать более дешевые варианты, выпрашивать скидки, искать по знакомым, искать более выгодные даты. Обязан знать цены на рынке услуг и товаров для мероприятий и заводить контакты.

3) Информационный.

• Инф. базы данных: кого пригласить, партнеры, медиа-карта - «горячий список» контактов ивент-менеджера

• Каналы коммуникации с ЦА

• Исходящая/входящая документация (письма, договоры и т.д.)

• Тексты (сценарии, пресс-релизы, фонотека, райдеры

• Документация: смета, платежки, накладные – каждая бумажка)

4) Технический. «Тех.райдер» - список необходимого оборудования ля мероприятия (свет, звук, конструкции и т.д.) Может включать требования к персоналу (тогда это просто райдер), монтажный план, резервные источники энергии и т.д.

Если из текста не понятно – то «стратегии» и «особенности» взаимодействия - это стараться сэкономить на всем и вся, искать по знакомым, договариваться, заводить контакты и партнерство со всеми, кто может пригодиться.

*Сделан по лекции Гужовой.

 

34. Формирование коммуникативного пространства специального мероприятия (события): концепция и название, программа и сценарий, визуальные коммуникации в пространстве мероприятия, разработка фирменного стиля, рекламно-информационных материалов и сувениров.

Актуальность ивента как одного из BTL-методов интегрированных маркетинговых коммуникаций (т.е. интерактивное общение продавца и покупателя в месте продаж) в том, что он создает специальные условия для восприятия информации. В информационном шуме реклама может не доходить, а на ивент человек добровольно приходит и к нему поступает только нужная нам информация. Ивент дает чувство удовлетворенности от товара еще до его покупки, т.к. к человеку проявляется внимание, удовлетворяется потребность в уважении. Самое эффективное формирование лояльности. Моментальная обратная связь. Воздействие сразу по нескольким каналам.

Отличительные характеристики концепции ивента (сама не очень в курсе как это понимать):

· Новое, необычное, исключительное

· Исключительное, не обыденное с т.з. посетителя

· Тщательно спланированное и организованное

· Эмоциональный отклик и активность посетителей

Основные черты специального события:

· Ориентированность на достижение маркетинговых\информационных\рекламных\репутационных\имиджевых целей

· Трансляция корпоративной информации

· Противоположность повседневности, эксклюзивность

· Срежиссированность, театральность, художественность

· Специальное художественно организованное пространство, атмосфера

· Высокий эмоциональный фактор, включенность, интерактивность

· Ментальность (событие отражается в сознании посетителей, т.е. не только их бренная оболочка присутствует на мероприятии)

· Вызывает интерес СМИ (сомнительно вот щас)

Из вот этих черт и следует все: Разработка концепции включает в себя формулировку и подробное изложение идеи, ключевого сообщения, которое замет отражается в названии и сценарии. Сценарий должен быть интерактивным, вовлекать эмоционально. Чтобы этого достичь можно использовать знакомые сюжеты, например сказок (а там в них уже и коллективное бессознательное и прочие глубинные мотивации). Заставлять людей участвовать простыми действиями – хлопать, танцевать, тянуть лотерейный билет и т.д., не забываем, что люди стесняются всегда этого и нельзя заставлять насильно, втягивать в процесс с малого. Название (так же по логике из характеристик) должно быть говорящим, отражать суть мероприятия, вызывать положительные ассоциации (ну и все, что там в нейминге есть хорошо).

Визуальные коммуникации одна из важнейших частей: они должны создавать атмосферу (все, что там про театральность и художественность образов), погружать человека в определенное состояние, настроение – это их основная задача. Все рекламные материалы и сувениры создаютс согласованно с концепцией и визуальным оформлением, нужны для того, чтобы после мероприятия оставить «след» (забрал с собой флажочек\ручечку\блокнотик, потом сто лет вспоминаешь с необъяснимой теплотой в душе как же было заебись на открытии нового здания газпрома).