Научно-техническая библиотека в структуре предприятия

- Разработка должностных инструкций, штатного расписания.

Создание кодексов поведения связано с осознанием того, что трудовые отношения являются частью организационной культуры.

В настоящее время предприятиями разрабатываются два вида таких документов. В одних случаях они представляют собой краткий свод принятых норм и правил поведения и носят название этических кодексов. В других случаях создается развернутый документ, касающийся всех или большинства сторон трудовой жизни, включая те, которые регламентируются законодательными и нормативными актами. Эти пособия называют кодексами поведения. Но в любом случае их объединяет цель разработки, а также декларация

12.2 Средства внутренней коммуникационной политики Кодексы поведения

открытости предприятия;
уважения человеческого достоинства;
участия работающих в принятии или согласовании решений по всем важным вопросам.

миссии предприятия и основных направлениях его деятельности;
структуре предприятия и механизме взаимодействия подразделений, руководства и подчиненных;
статусе, правах и обязанностях каждого сотрудника;
«правилах игры» или нормах поведения, принятых на предприятии; поощряемых и порицаемых качествах работника; критериях оценки результатов его труда.

Далее будут охарактеризованы структура, содержание и этапы разработки кодексов поведения. Отражая философию предприятия, они призваны дать каждому сотруднику четкое представление о следующих принципиальных для успешной работы положениях:

Существуют рекомендации по построению кодекса, которые, конечно, адаптируются с учетом специфики деятельности каждого предприятия. Типовой перечень разделов выглядит следующим образом

- Требования к квалификации сотрудников НТБ.

Высшее образование в области библиотечного дела и информации дает лишь первоначальную подготовку к вхождению в профессию. Чтобы успешно работать, библиотекари-практики должны непрерывно учиться, расширяя и углубляя знания, полученные в учебных заведениях.

Эффективная работа современной НТБ во многом определяется ее кадровым составом. Высокая квалификация, профессионализм, чувство нового, постоянный поиск активных путей рационализации и интенсификации своего труда – таковы черты, определяющие сегодня облик библиотекаря.

Кардинальные технологические изменения в научных библиотеках настолько стремительны, что необходимы специальные меры, чтобы восстановить в сотрудниках уверенность в себе и подготовить их к работе с компьютерной техникой, используемой в библиотеках.

Библиотечные специалисты должны хорошо знать документно-информационные потоки и массивы, уметь их обрабатывать и представлять в информационных системах и сетях, знать пользователей, их информационные потребности, хорошо ориентироваться в различных информационных продуктах и услугах.

Осознание того, что успех любого предприятия зависит от профессионализма и лояльности персонала, привело к усилению внимания, обращаемого на постоянное обучение сотрудников, включая их самообразование.

Система обучения способствует:

· мотивации людей, созданию условий для их личностного роста и самореализации;

· · претворению в жизнь инновационных проектов, уменьшению сопротивления изменениям;

· · предотвращению конфликтных ситуаций, снятию эмоциональной напряженности в коллективе.

По содержанию обучения предусматриваются программы, направленные на:

· · повышение профессионального уровня работающих, освоение ими новых знаний и умений в рамках своей специальности;

· · освоение сотрудниками существенно значимых для предприятия смежных или межотраслевых проблем, например в области экологии, внедрения информационных технологий, технического регулирования и сертификации и т. д.;

· · обучение современным методам управления коллективом, способам мотивации сотрудников;

· · повышение коммуникационной компетентности руководства и персонала, формирование

стрессо- и конфликтоустойчивости.

· · командирование сотрудников для повышения квалификации, переобучения, получения второго высшего образования в специализированные учебные заведения: ВУЗы, учреждения постобразования, учебно-консалтинговые центры и т. д.;

· · приглашение ведущих специалистов отрасли или региона для проведения групповых занятий на самом предприятии;

· · участие сотрудников в работе конференций, семинаров, «круглых столов», проводимых сторонними организациями;

· · посещение выставок;

· · прохождение стажировок в других учреждениях, включая зарубежные.

Осознание того, что успех любого предприятия зависит от профессионализма и лояльности персонала,

- Выстраивание взаимоотношений и взаимосвязи НТБ и других подразделений предприятия.

Коммуникационная политика:

целенаправленная деятельность по установлению и поддержанию благоприятных деловых отношений с потребителями, партнерами, персоналом.

• Внешняя коммуникационная политика

• Внутренняя коммуникационная политика

Традиционными средствами информирования коллектива являются доски объявлений, которые в последние годы заменяются или дополняются электронными сообщениями на внутреннем сайте предприятия. Дух единства особенно поддерживают поздравления от имени руководства, сообщения о награждениях и премировании, завершении образования кем-либо из сотрудников, защите диссертаций, получении патентов, издание книг. На досках вывешивают копии публикаций из газет и журналов, прямо посвященных предприятию или включивших упоминание о нем. Здесь могут быть сообщения, касающиеся участия организации в

реализации крупномасштабных проектов или благотворительных акциях. В ряде случаев доски разделяют на секции, каждая из которых предназначается для определенной по содержанию информации. Сообщения могут исходить как от руководства, так и от сотрудников предприятия. Но в любом случае тексты передаются в СИ, где их оформляют и после этого размещают на доске. Ящики обратной связи используют для того, чтобы любой работающий на предприятии мог обратиться к руководству с предложениями, жалобами и претензиями, высказать свое мнение о происходящих событиях и принимаемых решениях. К рассмотрению принимаются как подписанные, так и анонимные материалы, т. к. и те и другие позволяют судить о настроении людей, их удовлетворенности трудом и социально-психологическом климате в коллективе. Обычно один раз в полугодие результаты анализа обращений персонала обнародуются. Наиболее интересные и перспективные предложения, а также серьезные претензии и критика публикуются во внутрифирменном журнале с комментариями руководителей. На зарубежных предприятиях принята практика переписки сотрудников с руководством. Для этого на столе в проходной помещается специальная тетрадь большого формата. На левой странице тетради любой сотрудник может изложить свое обращение, будь то благодарность, предложение, претензия или жалоба. Анонимные тексты, как и в предыдущем случае, также принимаются к рассмотрению. Не позднее, чем через десять дней, на правой странице будет отражен ответ руководителя, в ведении которого находится данная проблема.

Производственные совещания всегда были и остаются действенным средством внутрифирменной коммуникации. Сотрудники СИ стремятся использовать их для оповещения собравшихся о последних правовых актах и нормативно-технических документах, новейших научно-технических достижениях, изменениях на рынке, в т. ч. в деятельности фирм-конкурентов, об объявленных конкурсах и тендерах, программах обучения, выставках. Если темой сообщения является обзор научно-технических достижений, то с ним, обычно, выступает кто-либо из ведущих в данной области специалистов предприятия, для которого весь исходный материал подбирают сотрудники СИ. Они же в случае необходимости переводят иностранные публикации по теме сообщения. На некоторых предприятиях практикуется регулярное проведение совещаний, имеющих не только

производственную, но и информационно-мотивационную направленность, ответственность за организацию которых несут работники СИ. Так, службой информации «Ленморниипроекта» еженедельно проводятся «Информационные вторники», участниками которых являются руководители высшего и среднего звена (в числе последних начальники отделов, главные инженеры проектов, главные специалисты).

- Внутренний маркетинг для укрепления позиций НТБ.

Инструменты и средства продвижения библиотечно-информационной продукции в электронной среде

•      SMM (Social Media Marketing) – продвижение в социальных сетях.

•      Контент-маркетинг – управление контентом сайта и страниц в социальных сетях.

•      SEO – продвижение сайта в поисковых системах

•      E-mail-маркетинг, рассылки.

•      Реферальный маркетинг.

ЧТО еще:

- Разработка внутренних стандартов на информационную продукцию.

- Анализ эффективности и удовлетворённости потребителей качеством информационной продукции.

- Взаимосвязь работы НТБ и системы менеджмента качества предприятия.

- Информационные услуги для удовлетворения информационных потребностей руководителей предприятия.

нутрифирменные газеты и журналы - это некоммерческие издания, выпускаемые предприятиями для поддержания контакта с персоналом. Главной их задачей является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики предприятия, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией и на этой основе повышение лояльности персонала.

Необходимость в подобных изданиях особенно остро ощущается на крупных предприятиях, сотрудники которых работают в несколько смен, в компаниях, имеющих филиалы, в крупных корпорациях, объединяющих несколько производств.

Как и в случаях создания Кодексов поведения, содержание внутрифирменных журналов и газет варьируется в зависимости от задач, стоящих перед предприятием, нерешенных проблем, принятых традиций и т. д. Однако существует некоторая типовая структура этих изданий, которая может быть принята за основу [3]:

1. Обращение высшего руководства к персоналу предприятия.

2. Характеристика состояния дел на предприятии. Новые контакты, договоры, заказы.

3. Инновационная политика предприятия (планы выпуска новой продукции, технического

перевооружения производства).

4. Структурная перестройка предприятия, включая реорганизацию аппарата управления.

5. Кадровая политика предприятия (вакансии, найм новых сотрудников, назначения,

потребности в переподготовке кадров).

6. Возможности обучения, переобучения, повышения квалификации.

7. Новости и достижения филиалов, отделов. Представление коллективов, добившихся особых

успехов.

8. Новости отрасли. Наиболее интересные и перспективные для предприятия научно-

технические достижения.

9. Рыночная конъюнктура. Положение предприятия на рынке. Спрос на продукцию предприятия.

Деятельность фирм-конкурентов: их успехи и неудачи.

10. Участие предприятия в реализации крупномасштабных программ. Спонсорская и

благотворительная деятельности.

11. Участие специалистов предприятия в работе конференций. Экспонирование продукции на

выставках и ярмарках. Полученные награды. Результаты участия в конкурсах научных

проектов, тендерах, смотрах качества и т. д.

12. Престиж предприятия в зеркале общественного мнения. Отражение деятельности

предприятия в средствах массовой и профессиональной информации.

13. Представлениеновыхсотрудников.

14. Поздравлениеюбиляров.

15. Социальная политика предприятия (спортивная жизнь, организация отдыха, медицинское

обслуживание работников, система общественного питания и т. д.).

16. Ответы высшего руководства на обращения персонала. Разъяснение решений руководства.

17. Изисториипредприятия.

18. Спрашивайте-отвечаем.

19. Страничкаюмора.

o · специально созданной редколлегией, что встречается достаточно редко;

o · сотрудниками СИ;

o · сотрудниками СИ совместно со службой персонала.

Чрезвычайно важно, чтобы газеты и журналы оперативно реагировали на те события, которые волнуют коллектив, вызывают непонимание и могут послужить причиной конфликта. Так корпоративная газета «Панорама Ленинградского оптико-механического объединения», которая начала выходить в 2000 г. после семилетнего перерыва, в одном из первых номеров поместила развернутую статью о деятельности отдела снабжения. Причина - частое непонимание работниками других подразделений объема и сложности задач, решаемых снабженцами и неоправданные претензии к ним (сноска: Константинова Н. Внутренние

каналы коммуникации и задачи, которые они решают/ Н. Константинова // Бизнес без проблем: Персонал. - 2002. - No 10. – С. 18-21.).

Издание внутрифирменных газет и журналов может осуществляться:

В качестве главного редактора обычно выступает кто-либо из числа первых лиц предприятия.

Темы для публикаций отбираются в ходе коллективных обсуждений на производственных совещаниях, по данным анализа обратной связи, предложениям отдельных подразделений. Поощряются инициативные заявки сотрудников. Однако значительное число предложений, особенно касающихся мировых научно-технических достижений, конъюнктуры рынка, отражения деятельности предприятия в средствах массовой и профессиональной информации, конференций и выставок, формулируется сотрудниками СИ. Они же готовят обязательные сообщения по результатам коммуникативного аудита.

В Справочнике информационного работника предлагается следующая структура информационной службы:

· Сектор охраны интеллектуальной собственности;

· Сектор информационных ресурсов — научно-технические библиотеки, технические и управленческие архивы, группа фондов нормативно-технической и патентной документации, музей предприятия;

· Сектор информационного обеспечения — справочно-информационное обслуживание, дифференцированное информационное обеспечение руководства, маркетинговые информационные исследования;

· Группа PR, рекламной и выставочной деятельности (внешних коммуникаций);

· Группа внутренних коммуникаций;

· Издательская группа.

Все вышеперечисленные сектора должны вместе составлять систему поддержки принятия решений. Описываемое информационное подразделение теснейшим образом связано с отделом автоматизации и службой информационной безопасности предприятия — подразделениями, также участвующими в формировании и обеспечении рационального использования информационных ресурсов. Управление этими подразделениями требует единоначалия. Именно поэтому практикуется введение в штат сотрудников должности «заместителя директора по информации» или «информационного менеджера». При отсутствии такой должности служба информации может подчиняться непосредственно первым лицам (директору, заместителю директора по научной работе, проектному инженеру, директору по развитию).

Это лишь некоторые примеры, которые иллюстрируют тенденцию расширения функций информационной службы.