Работа с папкой «Все документы»

Описание основных элементов

Для пользователей системы, обладающих соответствующими разрешениями в структуре объектов хранилища, может быть доступна папка Все документы.

Папка Все документы используется для работы с задачами процессов по подготовке и исполнению документов и содержит в себе дополнительные возможности по работе с задачами (Рисунок 256):

Рисунок 256

Папка Все документы разделена на подпапки в соответствии с видами документов, задачи на работу с которыми могут поступать в рамках процессов подготовки документов:

- Входящие – в данную папку попадают задачи на работу с входящими документами;

- Исходящие – в данную папку попадают задачи на работу с исходящими документами;

- Внутренние – в данную папку попадают задачи на работу с внутренними документами;

- Поручения – в данную папку попадают задачи на работу с поручениями;

- Приказы – в данную папку попадают задачи на работу с приказами;

- Акты губернатора – в данную папку поступают задачи на работу с актами губернатора;

- Акты (председателя) Правительства – в данную папку поступают задачи на работу с актами Правительства и председателя Правительства.

Работа с задачами процессов возможна также и из папки Все документы. В ней документы отображаются без сортировки по типам документов, но также присутствуют дополнительные возможности по работе с задачами.

В папке Все документы и во всех его подпапках отображение задачи содержит следующие элементы (Рисунок 257):

Рисунок 257

a) Поле Тема – полесодержит название задачи, а так же кнопки Завершить () – кнопка позволяет завершить задачу, не открывая ее, и Отклонить () – кнопка позволяет отклонить задачу, не открывая ее;

Кнопки Завершить и Отклонить будут активны в том случае, если завершение задачи не требует ввода каких-либо данных или заполнения каких-либо полей на форме задачи или карточке документа.

b) Поле Отправитель – в поле указывается отправитель задачи;

c) Поле Дата получения – в поле указывается дата и время получения задачи;

d) Поле Статус – в поле указывается статус задачи;

e) Поле Автор – в поле указывается фамилия и инициалы автора документа, работу с которым необходимо выполнить в задаче;

f) Поле Корреспонденты – в поле указывается наименование корреспондента, если оно было указано в процессе подготовки документа;

В разделе Вложения отображаются вложения в задачу процесса(Рисунок 258):

 

Рисунок 258

Название вложения в задачу является ссылкой, позволяющей открыть вложение в режиме Просмотр, не открывая задачу. Для просмотра вложения необходимо кликнуть по его названию левой кнопкой мыши.

В разделе Краткое содержание отображается краткое содержание документа (Рисунок 259):

Рисунок 259

В разделе Комментарии отображаются комментарии, созданные пользователями при работе с задачами процесса (Рисунок 260):

Рисунок 260

Комментарии отображаются в хронологическом порядке (первый комментарий вверху списка) и содержат сведения о дате, времени и авторе комментария.

В разделе Резолюции отображаются все резолюции по документу, сформированные в ходе его исполнения (Рисунок 261):

Рисунок 261

Резолюции также отображаются в хронологическом порядке, т.е. резолюция, которая была создана раньше, отображается вверху списка. Кроме текста резолюции также выводится информация о ее авторе, дате и времени формирования.

Работа с задачами папки Все документы аналогична работе с задачами через ящик Входящие, и приведена в разделе 18.