Работа с отчетами по документам

Все отчеты по документам системы доступны в дереве хранилища в папке Отчеты (Рисунок 220):

Рисунок 220

Для удобства поиска все отчеты системы сгруппированы по следующим папкам-категориям:

- Все отчеты – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне откроется полный перечень отчетов системы;

- Избранные отчеты – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне откроется список отчетов, добавленных пользователем в избранное.

Для добавления отчета в избранное необходимо выполнить следующие действия:

1) В папке Все отчеты, либо в тематической папке-категории, найдите отчет, который необходимо добавить в избранное;

2) В списке отчетов установите флаг и нажмите кнопку Добавить в избранное, расположенную под списком отчетов (Рисунок 221):

Рисунок 221

В результате выполненных действий выбранный отчет будет добавлен в папку-категорию Избранные отчеты.

При необходимости удалить отчет из папки-категории Избранные отчеты, выполните следующие действия:

1) Перейдите в папку-категорию Избранные отчеты;

2) В открывшемся списке отчетов выделите отчет, который необходимо удалить из папки-категории Избранные отчеты и нажмите на кнопку Удалить из избранного, расположенную внизу списка отчетов (Рисунок 222):

Рисунок 222

В результате выполненных действий выбранный отчет будет удален из папки-категории Избранные отчеты, но не будет удален из системы в целом.

- Служебная корреспонденция – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Исполнительская дисциплина;

- Перечень зарегистрированных документов;

- Перечень нерассмотренных служебных писем;

- Реестр поступивших документов;

- Резолюции документа или поручения;

- Сведения о подготовке инициативных исходящих документов;

- Сведения о продлении срока исполнения служебных документов;

- Сведения о сроках нахождения на рассмотрении служебных писем;

- Сведения об исполнении документов;

- Сводные сведения об исполнении документов в разрезе подразделений;

- Сводные сведения об объеме служебных писем;

- Нормативно-правовые и распорядительные документы – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Лист проверки ЭЦП;

- Лист согласования;

- Перечень актов на подготовке за период;

- Перечень актов на рассмотрении за период;

- Сведения о контролируемых нормативных правовых и распорядительных документах и их исполнении;

- Сведения о подготовке приказов руководителей;

- Сводные сведения о контролируемых нормативных правовых и распорядительных документах и их исполнении;

- Сводные сведения о сроках подготовки актов в разрезе подразделений;

- Сводные сведения о сроках рассмотрения актов в разрезе подразделений;

- Договора – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Сведения о количестве заключенных договоров и соглашений;

- Сведения о содержании и количестве заключенных договоров и соглашений;

- Поручения – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Резолюции документа или поручения;

- Сводные сведения о контролируемых поручениях и их исполнении;

- Сводные сведения о контролируемых поручениях и их исполнении в разрезе подразделений;

- Список поручений;

- Обращения граждан – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Исполнительская дисциплина;

- Перечень обращений;

- Расписание приема граждан руководителем;

- Сведения об исполнении документов;

- Сводные сведения об исполнении документов в разрезе подразделений;

- Справка о поступлении и разрешении обращений за период по регионам;

- Справка о поступлении и разрешении обращений за период по тематикам;

- Планирование и загрузка исполнителей – при переходе в папку-категорию в дополнительном окне будут открыты для построения следующие отчеты:

- Выполнение плана;

- Загрузка исполнителей;

- Загрузка исполнителей в разрезе подразделений;

- Задачи на исполнении;

- Сведения о выполненных процессах;

- Сведения о сотрудниках;

- Сведения о текущих задачах;

- Сводные сведения о сотрудниках в разрезе подразделений;

- Сводные сведения по планированию и выполнению плана в разрезе подразделений;

- Сводный отчет по выполнению плана.

Работа со всеми отчетами предусматривает ряд аналогичных действий по выбору параметров, периода времени, исполнителя и т.д, поэтому в рамках данного руководства будут описаны стандартные операции по построению отчетов.

Построение отчета

Для построения отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) В дереве хранилища в папке Отчеты перейдите в папку категорию, в которой размещен нужный для построения отчет. Откроется окно со списком доступных отчетов.

2) В случае если список отчетов занимает более одной страницы, для просмотра последующих страниц можно воспользоваться стандартными кнопками перемещения между страницами (Рисунок 223):

Рисунок 223

3) Из списка отчетов выберите отчет, который необходимо построить и нажмите на его названии левой кнопкой мыши.

В результате выполненных действий откроется окно Ввод параметров отчета. В зависимости от отчета состав параметров может быть различным. Ниже перечислены основные параметры:

Поле Дата начала – в поле устанавливается начальная дата периода, за который необходимо построить отчет. Дата выбирается из календаря. Для открытия календаря следует воспользоваться кнопкой (Рисунок 224).

Поле Дата завершения – в поле устанавливается конечная дата периода, за который необходимо построить отчет. Дата выбирается из календаря. Для открытия календаря следует воспользоваться кнопкой (Рисунок 224):

Рисунок 224

Поле Тип документа – в поле указывается тип документа. При выборе определенного типа документов в отчет будут выводиться документы соответствующего типа. Поле представляет собой выпадающий список значений (Рисунок 225):

Рисунок 225

Поле Вид документа – в поле указывается вид документа. В поле доступны только те виды документов, которые соответствует выбранному типу документов, или соответствующему отчету. По умолчанию в поле проставлено значение параметра «Все». Поле представляет собой выпадающий список значений (Рисунок 226):

Рисунок 226

4) Поле Адресат – в поле указывается фамилия сотрудника, которому адресован документ. В поле можно указывать несколько сотрудников. Для выбора адресата следует нажать кнопку Адресат ( Рисунок 227 ) и стандартными действиями по назначению сотрудника выбрать адресата.

Рисунок 227

5) Поле Исполнитель – в поле указывается фамилия сотрудника, назначенного исполнителем документа при инициировании процесса. В поле можно указывать несколько сотрудников. Для того чтобы выбрать исполнителей необходимо нажать кнопку Выбрать (Рисунок 228), и стандартными действиями по назначению сотрудников заполнить данный параметр отчета.

Рисунок 228

6) Поле Подразделение (исполнителей, адресатов, согласующего) – в поле указывается подразделение сотрудника (исполнителя, адресата, согласующего). Поле представляет собой выпадающий список, содержащий все подразделения организационной структуры (Рисунок 229):

Рисунок 229

7) Поле Категория корреспондента – в поле указывается категория корреспондента. Параметр используется только для построения отчетов о входящих документах. Поле представляет собой выпадающий список категорий корреспондентов (Рисунок 230):

Рисунок 230

8) Заполните все необходимые для построения отчета параметры, и нажмите кнопку Показать отчет (Рисунок 231):

Рисунок 231

В результате выполненных действий откроется окно с построенным отчетом (Рисунок 232):

Рисунок 232

Некоторые значения в отчете могут являться гиперссылками на отчеты с более детальной информацией. При наведении на значение, являющееся гиперссылкой, курсор примет форму «руки» . Например, если в подразделении присутствуют нижестоящие подразделения, название подразделения выполнено в виде гиперссылки (Рисунок 233):

Рисунок 233

При нажатии кнопкой левой мыши на название подразделения формируется подотчет для нижестоящего подразделения (Рисунок 234):

Рисунок 234

Печать отчета

В СЭД реализована возможность печати построенного отчета. Для того чтобы распечатать построенный отчет выполните следующие действия:

1) В окне отчета нажмите кнопку Печать (Рисунок 235):

Рисунок 235

2) В окне выбора принтера (Рисунок 236) укажите принтер, и стандартными действиями распечатайте отчет.

Рисунок 236