Работа с подсистемой аналитической отчетности

Подсистема аналитической отчетности предназначена для формирования шаблонов отчетов, которые впоследствии пользователь может использовать для сбора статистической и аналитической информации. Подсистема аналитической отчетности позволяет сформировать шаблон отчета на основании различных измерений (параметров), что обеспечивает возможность создания шаблонов отчетов для решения конкретной уникальной задачи.

Подсистема аналитической отчетности позволяет формировать отчеты по следующим областям анализа:

- анализ объектов учета - в рамках данной области формируются отчеты по документам, поручениям и резолюциям.

- анализ обработки этапов бизнес-процессов – в рамках данной области формируются отчеты по процессам подготовки/исполнения документов и их этапам.

Перед началом работы в подсистеме аналитической отчетности пользователю необходимо сформировать требуемый шаблон отчета (один или несколько), и затем использовать его при возникновении необходимости сбора нужной информации.

Возможность работы в подсистеме аналитической отчетности предоставляется всем пользователям системы, и обеспечивается в кабинете Подсистема аналитической отчетности, доступном в структуре хранилища. При переходе в кабинет Подсистема аналитической отчетности открывается список существующих шаблонов отчетов текущего пользователя, которые он сформировал для работы (Рисунок 325):

Рисунок 325

- кнопка Создать – кнопка позволяет создать новый шаблон отчета;

- кнопка Редактировать кнопка позволяет внести изменения в текущие параметры шаблона отчета;

- кнопка Удалить – кнопка позволяет удалить из списка шаблон отчета;

- кнопка Просмотр – кнопка позволяет просмотреть отчет на основании шаблона, выбранного в списке;

- кнопка Отменить – кнопка позволяет осуществить выход и аналитической подсистемы.

Создание шаблона отчета

Для создания шаблона отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) Перейдите в кабинет Подсистема аналитической отчетности. Нажмите кнопку Создать.

2) Заполните закладку Область анализа в соответствии с разделом 33.1.1.

3) Перейдите на закладку Объекты учета, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.2.

4) Перейдите на закладку Строки, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.3.

5) Перейдите на закладку Столбцы, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.4.

6) Перейдите на закладку Параметры, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.5.

7) Перейдите на закладку Фильтры, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.6.

8) Перейдите на закладку Атрибуты детализации, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.7.

9) Перейдите на закладку Сохранение, нажав на кнопку Далее, либо выполнив клик на названии закладки, и заполните закладку в соответствии с разделом 33.1.8.

В результате выполненных действий сохраненный шаблон отчета будет отображаться в списке существующих шаблонов отчетов текущего пользователя, которые он сформировал для работы (Рисунок 325).

Закладка «Область анализ»

На закладке Область анализа указывается область данных, информация по которым будет попадать в отчет (Рисунок 326):

Рисунок 326

- анализ объектов учета - в рамках данной области формируются отчеты по документам, поручениям и резолюциям.

- анализ обработки этапов бизнес-процессов – в рамках данной области формируются отчеты по процессам подготовки/исполнения документов и их этапам.

В области Исторические данные устанавливается признак Отображать исторические данные, если в данные отчета должны попасть данные по удаленным/уволенным элементам организационно-штатной структуры (пользователям, подразделениям). Если признак Отображать исторические данные не установлен, отчет будет формироваться только на основании текущих элементов организационно-штатной структуры.

Закладка «Объект учета»

На закладке Объект учета выбирается объект учета (один или несколько), данные по которым будут попадать в отчет (Рисунок 327, Рисунок 328):

Рисунок 327. Закладка Объект учета для области Анализ объектов учета

Рисунок 328. Закладка Объект учета для области А нализ обработки этапов бизнес-процессов

Перечень объектов учета сформирован в виде многоуровневого дерева, у которого в качестве корневого элемента указан либо вид документа, например, приказы, договоры и т.д. (для области Анализ объектов учета), либо процесс (для области А нализ обработки этапов бизнес-процессов).

Для выбора требуемого объекта учета необходимо выделить галочкой соответствующий объект.

Закладка «Строки»

На закладке Строки осуществляется выбор измерений (параметров), которые будут выводиться в отчете в строках. Например, при выборе измерения Инициатор процесса в сроках отчета будет выводиться ФИО пользователя, инициировавшего процесс, документ которого учтен в отчете (Рисунок 329):

Рисунок 329

Состав измерений, отображаемых на закладке различен в зависимости от объекта учета, выбранного на закладке Объект учета.

Для выбора измерений, которые будут выводиться в строках отчета, необходимо выполнить следующие действия:

1) В списке измерений установите курсор на нужный параметр;

2) Нажмите кнопку Добавить.

В результате выполненных действий выбранное измерение будет добавлено в список отобранных измерений. В правой части представления подсистема графически представит вид отчета в части выбранного измерения (Рисунок 330):

Рисунок 330

Для удаления измерения из списка отобранных, необходимо установить на него курсор и нажать кнопку Удалить.

Закладка «Столбцы»

На закладке Столбцы осуществляется выбор измерений (параметров), которые будут выводится в отчете в столбцах для измерений, отобранных для отображения в строках. Например, при выборе измерения Номенклатурные папки в колонках отчета будет выводиться название номенклатурной папки, в которой размещен документ, учтенный в отчете (Рисунок 331):

Рисунок 331

Состав измерений, отображаемых на закладке различен в зависимости от объекта учета, выбранного на закладке Объект учета.

Для выбора измерений, которые будут выводиться в столбцах отчета, необходимо выполнить следующие действия:

1) В списке измерений установите курсор на нужный параметр;

2) Нажмите кнопку Добавить.

В результате выполненных действий выбранное измерение будет добавлено в список отобранных измерений. В правой части представления подсистема графически представит вид отчета в части выбранного измерения (Рисунок 332):

Рисунок 332

Для удаления измерения из списка отобранных, необходимо установить на него курсор и нажать кнопку Удалить.

Закладка «Параметры»

На закладке Параметры осуществляется выбор измерения, по которому при формировании отчета будет задаваться критерий поиска данных для отображения в отчете. Например, при выборе параметра Время регистрации при просмотре формы отчета Вам нужно будет задать значение параметра Время регистрации для документов, которые должны попасть в отчет.

Для выбора измерений, для которых должны определяться условия при формировании отчета, необходимо выполнить следующие действия:

1) В списке измерений установите курсор на нужный параметр;

2) Нажмите кнопку Добавить.

В результате выполненных действий выбранное измерение будет добавлено в список отобранных измерений (Рисунок 333):

Рисунок 333

Для удаления измерения из списка отобранных, необходимо установить на него курсор и нажать кнопку Удалить.

Так как список значений выбранного на закладке Параметры измерения открывается в виде списка, необходимо обратить внимание, что для удобства дальнейшего использования шаблона отчет, измерения, значениях которых выбираются из больших справочников, например, организационно-штатной структуры, лучше задавать на закладке Фильтры.

Закладка «Фильтры»

На закладке Фильтры осуществляется выбор измерений, по которым задаются критерии формирования отчета. Например, при выборе параметра Исполнитель Вы можете задать подразделение исполнителя, данные по которому должны попасть в отчет.

Для выбора измерений и формирования критериев построения отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) В списке измерений установите курсор на нужный параметр и нажмите кнопку Добавить.

2) В списке выбранных измерений нажмите кнопку Выбрать (Рисунок 334):

Рисунок 334

3) В открывшемся окне в строке поиска введите название искомого критерия (наименование подразделения, название номенклатурной папки и т.д) в зависимости от выбранного измерения. В ходе набора названия критерия система будет выполнять поиск подходящих значений в соответствующем справочнике, и отображать их в списке для выбора (Рисунок 335):

Рисунок 335

Поиск нужного критерия также может быть выполнен вручную посредством раскрытия структуры дерева соответствующего справочника, нажатием на .

4) Выделите требуемый критерий (один или несколько) галочкой и нажмите кнопку Сохранить (Рисунок 336):

Рисунок 336

В результате выполненных действий созданный критерий будет отображаться в списке измерений. При необходимости сформируйте критерий поиска по следующему измерению.

Для удаления измерения из списка критерием отчета, нажмите ссылку Удалить напротив измерения.