Работа с письмами - заявками на размещение и обслуживание в отеле по безналичному расчету

Некоторые организации, фирмы, компании имеют с гости­ницами договоры, по которым специалисты, прибывшие по ра­боте в эти организации и останавливающиеся в гостинице, об­служиваются по безналичному расчету. Договоры могут быть самыми разными. В некоторых случаях гостиница требует обяза­тельной предоплаты (частичной или полной). В других случаях допускается оплата за предоставленные услуги после окончания сроков пребывания клиентов в отеле. Это зависит от степени до­верия отеля к той или иной организации. Если в течение многих лет организация в оговоренные сроки в полном объеме четко выполняла свои обязательства; строила свои отношения с гости­ницей на принципах полного взаимопонимания; не создавала поводов для претензий, то вполне возможен вариант оплаты ор­ганизацией гостиничных услуг, оказанных клиентам, поселен­ным по линии этих организаций, после их отъезда. Такие вопро­сы решаются в тесной взаимосвязи сотрудников службы приема и размещения со специалистами расчетной части отеля. Обслу­живание по безналичному расчету осуществляется только при наличии соответствующего договора или гарантийного письма.

66 Глава 2. Технологический цикл обслуживания...

Некоторые организации имеют скидки на обслуживание. Эти скидки основываются, как правило, на количестве ночей, кото­рые компания бронирует в отеле в течение года. Корпоративные цены должны быть указанны в договоре. Организации могут оп­лачивать за своих гостей либо только проживание, либо прожи­вание плюс все дополнительные платные услуги, либо прожива­ние и лишь некоторые дополнительные платные услуги (напри­мер, завтрак и регистрационные сборы). Все эти детали должны быть также отражены в договоре или гарантийном письме. Га­рантийное письмо должно быть составлено на фирменном блан­ке организации, иметь подписи ответственных лиц, печати. В тексте должно быть указано, за что организация гарантирует оплату, например: «гарантируем оплату проживания, питания и

трансфера. В случае неявки...........  (Ф.И.О), компания.........

(название компании) гарантирует оплату одной ночи прожива­ния». Прежде чем регистрировать заявку на размещение, брони­ровать номера и высылать подтверждение для какой-либо орга­низации по безналичному расчету, сотрудник службы приема и размещения должен связаться со специалистом расчетной части гостиницы, познакомить его с содержанием гарантийного пись­ма-заявки, сделать копию и получить резолюцию (подпись, дата) на своем экземпляре гарантийного письма-заявки. Таким обра­зом, финансовая ответственность по оплате обслуживания ка­кой-либо организации лежит на расчетной части гостиницы. Со­трудники расчетной части связываются с данной организацией, выясняют форму и методы оплаты за предстоящее обслужива­ние, возможно, высылают счет к оплате, т. е. принимают все меры к тому, чтобы оплата поступила в гостиницу своевремен­но, в полном объеме.

На основании выставленного счета организация оплачивает услуги гостиницы, как правило, в течение 3 рабочих дней. В платежном поручении организации-заказчика в графе «на­значение платежа» должно быть указание на имя клиента и номер бронирования. Теперь сотрудник отдела бронирования или службы приема и размещения может внести данные пись­ма-заявки на размещение в банк данных компьютера и офор­мить подтверждение бронирования. В компьютерной програм­ме вся информация по скидкам, особым пожеланиям клиентов и т. п. должна быть учтена при бронировании. Этими данными в последующем будут руководствоваться сотрудники многих отделов отеля.

2.2. Заезд, регистрация и размещение клиентов                67

Контрольные вопросы и задания

1. Расскажите о четырех этапах в цикле обслуживания гостя. Отдел бро­нирования, его назначение, состав, графики работы.

2. Какие типы бронирования вы знаете?

3. Что вы знаете о документе «Правила предоставления гостиничных ус­луг в Российской Федерации»?

4. Порядок бронирования по «Правилам предоставления гостиничных ус­луг в РФ».

5. Как проводится работа с письмами-заявками на размещение в гости­нице? Порядок их регистрации и подтверждения бронирования.

6. Аннуляция бронирования. Раскройте суть этого вопроса.

7. Как строятся взаимоотношения между гостиницами и турбюро?