Если для поля задается несколько условий, объединенных операцией «ИЛИ» (OR), то каждое условие записывается в отдельную строку «ИЛИ» бланка.

Пример 3. Установите первое условие, используя второй способ: в первую строку «Условие отбора» введите (для поля «Код_Гр») «=4», а во вторую строку («ИЛИ»)–условие «=5». Выполните запрос, оцените результат и удалите условия из бланка.

Если в условиях отбора необходимо указать диапазон значений, то логическое выражение формируется с помощью операций сравнения и логического оператора And.

Например, если необходимо отобрать записи с культурами, у которых значения поля «Почвы от» («Почвы1») находятся в диапазоне от 5,6 до 6,2, то мы должны ввести условие «>=5,6 And <= 6,2».

Введите это условие и выполните запрос. Удалите условие.

 

Основной запрос

Сформируем условия отбора для исходного запроса.

По полю «Код группы» («Код_Гр») мы должны отобрать записи со значениями равными 1 или 2.

Поле «Срок созревания от...» («Созр1»)–текстовое. Нижняя граница, определяющая условие отбора может быть записана в виде «>=07.18».

Полное логическое выражение, соответствующее нашему случаю, будет иметь вид:

(Код_Гр =1 OR Код_Гр =2) AND (Созр1>= 07.18).

Из методических соображений мы преобразуем его к виду:

(Код_Гр=1 AND Созр1 >= 07.18) OR (Код_Гр=2 AND Созр1 >= 07.18).

• Введем условия в бланк запроса (рис. 4.20):

• в соответствующей строке поля «Код_Гр» укажите «=1» и в поле «Созр1»>=07.18;

• перейдите в строку «ИЛИ» и укажите в соответствующих полях «=2» и «>=07.18».

• Выполните запрос. Результат представлен в таблице 4.10. Запрос сохраните.

Обратите внимание, что данная таблица перенесена в Word стандартным способом: выделяем таблицу в Access, затем в контекстном меню выбираем команду «копировать», переходим в Word и вводим команду «Вставить».

Замечание

При такой вставке таблицы в Word возможны некоторые изменения в отображении количества десятичных знаков. Это связано с настройкой самого текстового редактора.

 

Таблица 4.10

Результат выполнения запроса на выборку

Запрос1
Обозн. Гр.	Название	Созр.- от	Созр. - до	Почвы_от	Почвы_до	Ед_измер	Урожайность
ДЕР.	Вишня осенняя	07.20	08.10	5,80	6,30	Дер.	5,00
ДЕР.	Груша осенняя	09.20	09.15	5,40	6,20	Дер.	5,00
ДЕР.	Яблоня зимняя	09.25	10.10	5,50	6,00	Дер.	20,00
ДЕР.	Яблоня летняя	08.01	08.25	5,50	6,00	Дер.	15,00
ДЕР.	Яблоня осенняя	09.10	09.20	5,50	6,00	Дер.	7,50
КУСТ.	Смородина черная	07.20	07.25	5,60	6,00	Куст.	2,00

 

Создание отчетов

Основные сведения об отчетах

Отчет является объектом БД (так же, как и форма) и используется для организации и представления данных в виде печатного документа.

По сравнению с «распечаткой» содержимого базовой таблицы (или запроса) отчет обладает рядом специфических свойств.

• Он предоставляет широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов.

• Отчет может быть красиво оформлен с помощью дополнительных средств. Например, каждая группа записей может иметь отдельные заголовки и примечания, можно вставить дополнительные надписи и рисунки и т.д.

• В отчете можно производить сложные вычисления не только внутри групп, но и по нескольким группам одновременно.

 

Структура отчета

Отчет содержит несколько разделов, которые могут иметь разное содержание и различные свойства.

1. Заголовок отчета. Содержит общее название документа и печатается только один раз.

2. Верхний колонтитул. Содержит сведения, которые необходимо печатать на каждой странице отчета в верхней части страницы (дату, краткое название отчета, номер страницы и т.д.). Если отчет должен иметь форму таблицы и не содержит группированных данных, то в этой части можно разместить шапку таблицы.

3. Заголовок группы. Используется, если в отчете выполняется группировка записей и начало каждой группы должно содержать какие-то данные. Часто здесь повторяют шапку таблицы (в этом случае в колонтитуле ее не используют).

4. Область данных. Этот раздел присутствует в любом отчете и содержит значения полей записи таблицы (или запроса).

5. Примечание группы. Используется для вычисления и отображения итоговых значений по полям записей, которые объединяются в группы. Если в отчете вводится группировка с подведением итогов, то этот раздел должен присутствовать обязательно.

6. Нижний колонтитул. Используется аналогично верхнему колонтитулу для вывода дополнительной информации в нижней части страницы.

7. Примечание отчета. Этот раздел используется для отображения информации, которая должна выводиться в самом конце отчета (один раз). Часто сюда помещают общие итоговые данные и примечания.

Замечание

Наличие разделов в отчете определяется способом создания и наличием группировки данных. Пустой макет отчета, если его создавать вручную, содержит только разделы колонтитулов и область данных. Остальные разделы добавляются по мере необходимости.

 

Способы создания отчета

Создание отчета может выполняться разными способами и с использованием «мастеров» разного уровня.

1. Вручную, с помощью «Конструктора». Это самый универсальный, но и самый трудоемкий способ, требующий высокой квалификации и хорошего знания структуры БД.

2. С использованием «Мастера отчетов». Этот способ позволяет быстро создать хороший отчет для дальнейшей модификации в конструкторе с использованием информации из разных таблиц.

3. С использованием «Автоотчета». Он строится на основе одной таблицы с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Создание». В результате мы увидим аналог таблицы с некоторыми элементами дополнительного форматирования. Такой отчет очень скудный по оформлению, но не требует сложных манипуляций с параметрами.

• Откройте таблицу «Культуры» и создайте отчет этим способом. Изучите его форму и содержание. Посмотрите элементы управления окна предварительного просмотра.

4. С использованием «Мастера почтовых наклеек». Этот способ позволяет сформировать отчет специального вида для распечатки данных таблицы в виде отдельных карточек (наклеек). При этом мастер предлагает выбрать один из распространенных шаблонов.

Отчеты созданные в режимах «мастера» и «автоотчета» можно изменять в режимах «макета» или «конструктора» (по аналогии с формами).