Организация учета материалов на складах и его связь с системой бухгалтерского учета.

Необходимым условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит надлежащее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, стеллажами, весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык. Приказом руководителя устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности, которые обеспечивают учет материалов на складах. В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов). Такой учет называется количественно-сортовым или складским.

При оперативно-бухгалтерском учете (сальдовом) бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку в журнале регистрации (кладовщику или заведующему складом) карточки складского учета на каждый номенклатурный номер материала. В них характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а также норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и др.

Записи в карточки производятся на основании документов по приходу производственных запасов в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток.

Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимитно-заборным картам можно производить в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяцем. Лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

В случаях отклонений фактического остатка ценностей от установленных норм запаса, а также наличия материалов, находящихся без движения, заведующий складом (кладовщик) обязан сообщить отделу материально-технического снабжения путем выписки сигнальной справки об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм запаса.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается использование книги сортового учета.

В условиях использования вычислительной техники складской учет механизируется. На основании первичных документов по приходу и расходу каждая операция отражается на карточках складского учета и технических носителях информации. В этом случае обеспечивается тождественность складского и бухгалтерского учета и упрощается сверка данных аналитического и синтетического учета.

При наличии персональных компьютеров отпадает необходимость ведения складских карточек, так как их может заменить дискета с их данными.

Все первичные документы по приходу и расходу ежедневно (или один раз в несколько дней), а лимитно-заборные карты (или месячные талоны) по окончании месяца (или по мере выбора лимита) материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это производится непосредственно на складе.

Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждают это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки устраняются. Одновременно работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а завскладом (кладовщик) – их сдачу.

Приемка-сдача первичных документов оформляется реестром в одном экземпляре материально ответственным лицом и передается в бухгалтерию вместе с первичными документами. Однако с согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить роспись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции. В этом случае реестр не составляется.

Связь количественно-сортового учета материалов на складе с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении при оперативно-бухгалтерском методе учета обеспечивается с помощью ведомости учета остатков материалов на складе. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном выражении на каждое первое число месяца на год. В течении месяца ведомость учета остатков материалов на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей.

В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении) на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого книги передают в бухгалтерию, где остатки таксируются и подсчитываются суммы остатков на первое число.

При небольшой номенклатуре материалов, вместо ведомости остатков материалов могут использоваться месячные отчеты о движении ценностей по складу, представляемые материально-ответственными лицами вместе с приложенными первичными документами.

Таким образом количественно-сортовой учет материалов на складе при сальдовом методе увязывается с их учетом в бухгалтерии при помощи ведомости учета остатков материалов на складе либо отчетов материально ответственных лиц о движении ценностей по складу.

Лекция 2.11