Учет поступления производственных запасов и расчетов с поставщиками

1. Источники и документальное оформление поступления материалов
2. Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

1. Источники и документальное оформление поступления материалов.

Важную роль в организации учета производственных запасов играют документы. По ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением и сохранностью производственных запасов.

Оформление первичных документов на получение производственных запасов должно быть полным и тщательным. В них должны содержаться подписи лиц, совершивших операцию, коды объектов учета.

Производственные запасы поступают на склады из следующих источников:

- от поставщиков;

- вспомогательных производств;

- подотчетных лиц;

- ликвидации объектов основных средств и МБП и т.д.

Для получения материалов от поставщиков бухгалтерия выписывает на имя экспедитора доверенность в одном экземпляре по ф. №М-2 с указанием анкетных данных получателя, реквизитов поставщика, перечня материалов и подписи (руководителя, главного бухгалтера, получателя производственных запасов). Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза материалов, но не более чем на 15 дней. Выдача их регистрируется в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей ф. №М-3.

Поставщик на основе договора поставки отгружает покупателям материалы, высылает им платежные требования-поручения вместе с отгрузочными документами (сертификат, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную ф.№ТТН-1 и др.), а при инкассовой форме расчетов платежные требования передают в обслуживающее учреждение банка.

Инкассо – банковская операция, при которой банк по поручению своего клиента получает причитающиеся ему денежные суммы от других хозяйствующих субъектов на основании расчетных документов и зачисляет их в установленном порядке на счет получателя средств. Акцепт может быть предварительным или последующим.

Предварительный акцепт – акцепт плательщика, полученный банком до поступления платежного требования. При наличии достаточной суммы средств на счете плательщика банком исполняются платежные требования в полной сумме в день его поступления.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах. 1-й, 3-й и 4-й экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя (экспедитора), передают водителю (экспедитору). 1-й экземпляр сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначается для оприходования материальных ценностей у получателя. 2-й остается у грузоотправителя и предназначается для списания материальных ценностей. 3-й и 4-й экземпляры оформляются подписями грузополучателя и передаются транспортной организации. Один из этих экземпляров автотранспортная организация вместе со счетом за перевозку, талоном заказчика к путевому листу, актом выполненных услуг, протоколом согласования цены, счетом-фактурой по НДС высылает заказчику автотранспорта, а последний экземпляр накладной прилагается к путевому листу и служит основанием для учета расчетов с водителем.

Для регистрации транспортных, товарных и других документов, связанных с получением грузов и оприходованием их на склад, а также для записей запросов по розыску не поступивших грузов применяется «Журнал учета поступивших грузов» ф.№М-1. При поступлении документов необходимо:

-проверить их соответствие договорам поставки в части правильности ассортимента, количества, цены, суммы и т.д.;

-зарегистрировать платежное требование-поручение в журнале ф.М-1;

-завизировать документы путем наложения штампа и передать для оплаты в бухгалтерию, а ТТН на склады для получения груза и оприходования материалов.

Поступившие на склад материальные ценности должны быть своевременно оприходованы по складскому и бухгалтерскому учету и подвергнуты проверке по количеству и качеству, указанному в документах, материально-ответственными лицами.

Прием и оприходование материальных ценностей от поставщиков оформляются складом путем составления приходного ордера ф.№М-4, который применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер материально-ответственное лицо составляет в день поступления ценностей на склад в 1 экземпляре.

Если при приемке есть расхождения между фактическим наличием поступившего груза и документом поставщика, то на фактическое поступление груза составляется приходный ордер, а на недогруз, бой и т.д. составляется типовой акт приемки ф.№М-7 в двух экземплярах. В его составлении должен участвовать представитель поставщика, а при его отказе – работник незаинтересованной организации. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй – отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии поставщику. Аналогично оформляются «неотфактурованные» поставки, т.е. грузы без сопроводительных документов.

На склады поступают также материалы из цехов предприятия (продукция собственного изготовления, неиспользованные материалы, полученные при ликвидации основных средств, МБП и т.д.). Они приходуются на склады по накладным на внутреннее перемещение материалов ф.№М-11. Составляются они в 2-х экземплярах материально-ответственными лицами складов. Один экземпляр остается у сдатчика и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя склада или цеха.

Подотчетные лица приобретают материалы в торговле, у населения, на рынках. В этом случае к авансовому отчету прилагается копия чека и чек кассового суммирующего аппарата, товарный чек из магазина или акт справка на закупку материалов с указанием даты, места закупки, наименования материалов, количество, сумма, подписи подотчетного лица и продавца.