Для чего существуют организации?

 

• Особенности целей организации

• Принципы формулировки целей

 

Вопрос «для чего?» люди задают себе, пожалуй, чаще других. Во многих случаях, например относительно цели своего существования, они так и не находят ответа.

Вопрос о цели организации тоже далеко не так прост, как может показаться на первый взгляд. Великий мыслитель древности Аристотель писал в свое время, что «так как действий, искусств и наук много, много возникает и целей. У врачевания — это здоровье, у судостроения — судно, у военачальника — победа, у хозяйствования — богатство». С последним, правда, сегодня не вполне ясно, и вот почему.

Во-первых, наряду с коммерческими появились некоммерческие организации, не преследующие цель получения прибыли, например, благотворительные фонды и т.п.

Во-вторых, сегодня в большинстве крупных организаций у власти стоят не собственники, а наемные управляющие; эти лица имеют цели, которые далеко не всегда непосредственно связаны только с обогащением.

В-третьих, наконец, сама прибыль сегодня в большей мере зависит не столько от умения продать созданный товар, сколько от способности произвести то, что нужно в данный момент людям, пользуется спросом, удовлетворяет общественные потребности. Кто справляется с такой задачей лучше других, может рассчитывать и на большую прибыль. Последняя поэтому в качестве непосредственной цели коммерческих организаций фигурирует сегодня все реже,

«Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает больше всех». Эти слова крупного японского предпринимателя и теоретика бизнеса К. Татеиси выражают основополагающий принцип формулировки цели любой современной фирмы.

Но что же такое цель? Под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации. Именно на его достижение ориентирована прежде всего управленческая деятельность. Причем крупные фирмы имеют множество целей различного уровня, обычно дополняющих и поддерживающих друг друга.

Цели либо открыто провозглашаются высшим руководством, фиксируются в официальных документах, либо неявно подразумеваются в повседневной деятельности организации, сквозят в ее философии.

Для того чтобы выжить, большинству организаций приходится регулярно обновлять свои цели в соответствии с изменяющимися внутренними и внешними условиями.

Цели организации определяются ее владельцами или руководством в соответствии со своими представлениями. В то же время, делают они это не произвольно, «что левая нога хочет», а в соответствии с реальными условиями, в которых организация функционирует, ее ролью в обществе, характером производственного и кадрового потенциала.

Понятно, например, что перед обувной фабрикой не может ставиться цель выпускать компьютеры, а перед нотариальной конторой — чинить автомобили. Они не располагают для этого необходимым оборудованием, а сотрудники — соответствующими знаниями и опытом. Если организация маленькая, она не может стремиться стать национальным, а, тем более мировым лидером в своей области — для этого у нее просто не хватит ресурсов. Наконец, нельзя ставить перед собой цель делать то, что никому не нужно,

На формулировку целей фирмы существенное влияние оказывают также интересы тех субъектов, кто прямо или косвенно связан с ее деятельностью. К ним, помимо владельцев или руководителей, относятся ее сотрудники, которым она дает средства к существованию, положение, статус и т.п. Далее учитывается мнение деловых партнеров, чье благополучие также в немалой степени от нее зависит. Наконец, приходится принимать во внимание позицию местных властей, которым организация помогает решать многие их проблемы, а также общества в целом.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Цель — идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации.

На формулировку цели влияют: характер производственного и кадрового потенциала организации; условия ее функционирования; взгляды руководства, интересы персонала, деловых партнеров, клиентов, местных властей, общества.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНЫ ЦЕЛИ?

 

• Функции организационных целей

• Требования к целям

Вопрос, поставленный в заголовке, на самом деле очень важен. Дело в том, что в настоящей главе мы перешли от вопросов о том, какой бывает организация, к вопросам о том, каков механизм ее функционирования.

Цели же составляют важнейший элемент последнего, ибо являются стержнем организационных планов и определяют характер стратегий, направленных на их достижение.

В системе управления организацией цели выполняют ряд важных функций, на которых теперь необходимо остановиться.

Во-первых, цели отражают философию организации, определяют направления ее деятельности и развития, структуру фирмы и управление ею.

Во-вторых, цели становятся ориентирами деятельности как организации в целом, так и отдельного человека, помогают приспособиться к окружающему миру, сконцентрироваться на достижении желаемых результатов, противостоять сиюминутным порывам и желаниям. Это позволяет действовать быстрее, с большим эффектом, добиваясь задуманного с наименьшими затратами, а при тех же затратах получать дополнительный выигрыш.

В-третьих, цели составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений и оценки результатов деятельности, направленной на их реализацию. Достижение поставленных целей служит условием для материального и морального поощрения сотрудников организации.

В-четвертых, цели, особенно великие, независимо от того, реальны они или мнимы, сплачивают вокруг себя энтузиастов, побуждают их брать на себя добровольно нелегкие обязанности и прилагать все возможные усилия для их выполнения. Причем в большей мере это присуще сложным и трудным целям. Поэтому считается, что они должны содержать в себе вызов.

Примеров этому достаточно, в том числе и в отечественной истории. Новостройки первых пятилеток, освоение целины, сооружение БАМа являлись результатом труда не только заключенных, но и комсомольцев тех лет, вдохновленных мечтами о светлом будущем.

Наконец, в-пятых, цели служат оправданию в глазах окружающих необходимости и законности существования данной организации, особенно если ее деятельность вызывает неблагоприятные последствия, например загрязнение окружающей среды,

Успешная реализация перечисленных и иных функций возможна при условии, когда цели отвечают определенной совокупности требований.

Прежде всего, они должны быть четко обозначенными и выражаемыми, по возможности, в количественных показателях. Этим облегчается оценка хода их достижения; так они лучше воспринимаются людьми; легче согласовываются; оказываются менее конфликтными.

Далее, цели должны быть реальными для данных условий, соответствовать возможностям организации. Иначе здравомыслящие люди не станут попусту тратить время на их достижение и утратят доверие к руководству.

Цели должны быть гибкими, способными к корректировке в соответствии со стремительно меняющимися условиями деятельности организации. В противном случае она продолжает двигаться по «наезженной колее» и рано или поздно попадет в тупик.

Поскольку цели обычно достигаются в результате совместной деятельности людей, они должны быть этими людьми признаваемы в качестве своих личных целей. Условием этого является их известность, понятность, близость большинству членов организации.

Цели должны быть проверяемыми, что связано с необходимостью оценивать степень их достижения и соответственно вознаграждать людей.

Наконец, цели должны быть взаимно совместимыми, поддерживать друг друга, не ориентировать членов организации на конфронтацию между собой.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Главные функции целей: выражать философию организации; оправдывать необходимость и законность ее существования; служить критерием выделения проблем и принятия решений; ориентировать деятельность организации и каждого ее участника, сплачивать энтузиастов, побуждать их активность.

Требования к целям: четкость постановки, реальность, гибкость, способность к корректировке, признание людьми, проверяемость, взаимная совместимость, непротиворечивость.

КАКИМИ БЫВАЮТ ЦЕЛИ?

 

• Классификация целей организации

 

Прежде всего, цели можно рассматривать с точки зрения того, кем они поставлены, то есть по источникам. Одни цели задаются извне, скажем, руководство фирмы определяет их для отдельного подразделения. Такие внешние цели обычно учитывают потребности более широкой социальной общности, в рамках которой организация или подразделение функционируют, например покупателей, жителей данной местности и пр.

Внутренние цели — это цели самого коллектива, ориентирующиеся на удовлетворение его потребностей. Они часто имеют неофициальный характер и формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей его участников.

По степени важности цели разделяются на стратегические и тактические, а исходя из периода времени, необходимого для реализации, цели подразделяют на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Поскольку цели представляют собой разновидность решений, о которых шла речь в предыдущей главе, все, что говорилось там о последних, в полной мере применимо и здесь.

По содержанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные. Примером технологических целей можно считать компьютеризацию фирмы; экономических - достижение ею финансовой устойчивости; социальных — создание благоприятных условий труда и т.п.

Цели могут иметь троякую направленность: на получение заданного результата, например выпуск определенного объема продукции; на осуществление той или иной деятельности, скажем, постоянное совершенствование технологии; на достижение того или иного состояния объекта управления - приобретение работником новой профессии.

По форме выражения можно говорить о целях, характеризуемых количественными показателями и описываемых качественно. В первом случае речь идет, например, о производстве продукции в рублях, тоннах, штуках; во втором — о достижении благоприятного морально-психологического климата в коллективе, который ничем измерить нельзя.

С точки зрения особенностей взаимодействия цели могут быть безразличными по отношению друг к другу (индифферентными), конкурирующими, дополняющими (комплиментарными), исключающими друг друга (антагонистическими), совпадающими (идентичными).

Наконец, цели можно рассматривать по уровню. Здесь выделяются миссия, общеорганизационные и специфические цели.

Миссия создает у окружающих представление о предназначении организации, ее философии, социальной ответственности перед обществом и своими работниками, ценностях, наиболее привлекательных сферах деятельности, задачах фирмы в области производства, завоевания рынков, внедрения новых технологий, обеспечения конкурентоспособности и т.п.

В известной японской компании «Мацусита» в состав миссии входят следующие моменты: экономический рост благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей; получение прибыли путем служения обществу; честная конкуренция на рынке; взаимная выгода для фирмы, поставщиков и партнеров; участие в управлении всех работников.

Миссия создает основу для формулировки целей организации — общих и специфических, выработки стратегии, распределения ресурсов, ориентирует деятельность управляющих.

Общие цели (их обычно бывает от 4 до 6) отражают важнейшие направления деятельности организации в целом. Такие цели могут быть интегральными и функциональными. Первые связаны, например, с достижением ее устойчивости, обеспечением необходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выходом на внешние рынки и т.п. Вторые — с отдельными конкретными сторонами работы организации: финансами, маркетингом, планированием и т.п.

Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации им общих целей. Обычно они охватывают уже средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, составляя основу планов.

Поскольку специфические цели не только конкретизируют общие, но и отражают интересы относительно самостоятельных подразделений, они неизбежно вступают в определенные противоречия друг с другом. В связи с этим возникает необходимость их координации в интересах достижения максимума общих результатов.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Цели бывают: заданными извне или сформировавшимися внутри организации; стратегическими или тактическими; долгосрочными, среднесрочными, краткосрочными; выражаемыми качественно или количественно; направленными на достижение конкретного результата, определенного состояния объекта управления, осуществление той или иной деятельности; взаимоисключающими, конкурирующими; дополняющими, безразличными по отношению друг к другу.

Миссия — создает у окружающих представление о предназначении организации, ее философии, ценностях, наиболее привлекательных сферах деятельности, основных задачах.

Общие цели — отражают важнейшие направления деятельности организации в целом.

Специфические цели — разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации им общих целей.

 

ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

 

• Виды целей организации

• Система целей

• Задачи

 

Процесс постановки целей состоит из двух этапов: определения миссии и на базе ее собственно целей, В зависимости от особенностей организации это может происходить централизованно или децентрализованно.

В первом случае общие для всех цели формирует высшее руководство. Но для низших уровней управления они оказываются навязанными, что может породить сопротивление исполнителей при их реализации. Во втором случае эти проблемы отсутствуют, но возникают сложности иного рода. Самостоятельные цели подразделений высшему руководству приходится долго согласовывать, направлять в единое русло.

Децентрализованное установление целей, в свою очередь, может осуществляться двояко: как конкретизация на низовых уровнях управления общих установок, поступивших «сверху», и как формулировка своих собственных целей, В последнем случае высшее руководство определяет общую цель фирмы на основе обобщения целей подразделений (это имеет место прежде всего тогда, когда управление фирмы построено по отделениям). Но даже в этом случае процессы целеполагания направляются и контролируются централизованно,

Сегодня миссия и общеорганизационные цели часто формируются в совместном диалоге высшего руководства организации, руководителей подразделений и консультантов по вопросам управления.

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать. Одни организации это делают по мере накопления изменений; другие — в зависимости от конкретной ситуации; третьи — систематически, на основе отслеживания тенденций, не дожидаясь серьезных потрясений.

Чаще всего здесь применяется тактика «наползания» одной цели на другую. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а исходя из нее краткосрочная. При достижении последней с учетом накопившихся изменений разрабатывается новая долгосрочная цель, а на ее основе — очередная краткосрочная.

На практике в организации складывается определенная система целей. В ее рамках те должны быть упорядочены, сбалансированы и ранжированы, то есть распределены по важности, первоочередности достижения.

Во-первых, они могут обусловливать друг друга, образуя своего рода «дерево» (рис 1.11.), от «ствола» которого, соответствующего миссии организации, отходит несколько крупных «веток», символизирующих общеорганизационные цели, которые в дальнейшем разветвляются на более мелкие, соответствующие специфическим. «Крона» такого «дерева» может ветвиться до бесконечности.

Данная «конструкция» наглядно показывает, что для реализации миссии (1) нужно достичь общеорганизационных целей (1,1, 1.2, 1.3), что в свою очередь требует осуществления специфических (например, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3.). Таким образом, большинство целей являются одновременно и средством достижения других (более низкого уровня).

 

 

Рис. 1.11. Дерево целей

 

Во-вторых, цели могут находиться друг с другом в отношении соподчиненности. При этом цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и продолжительными по времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает. Скорее, речь идет о приоритетах в выделении ресурсов. В этом случае изображать их структуру в виде дерева, понятно, нельзя.

, Цели можно ранжировать и по таким основаниям, как вклад в реализацию миссии организации; по возможности их достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов; по величине выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации; по числу попутно решаемых проблем или наоборот — возникающих неблагоприятных последствий.

Ранжируются цели в этом случае так же, как и проблемы, например путем перемножения степени важности для организации каждой из них (в баллах) и их вклада в итоговый результат (в процентах или в долях единицы), определяемых на основе экспертных оценок, а затем расположения полученных величин в порядке убывания.

На основе целей: организация формулирует задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Задача — это совокупность требований предпринять в конкретной ситуации определенные действия заранее установленным способом в оговоренные сроки.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Способы формирования целей:

1. Централизованный — все цели определяются только высшим руководством.

2. Децентрализованный — цели подразделений определяются ими самими как с учетом, так и без учета общефирменных целей (в последнем случае цель фирмы определяется путем обобщения целей подразделений).

3. Диалоговый (для общефирменных целей) — совместно высшим руководством подразделений, консультантами.

Ранжирование целей — их распределение по важности, первоочередности осуществления.

Способы ранжирования: построение «дерева целей», распределение по уровням организации (соподчиненности), по вкладу в реализацию миссии; по времени; по затратам; по величине выгод (неблагоприятных последствий) и пр.

Задача — совокупность требований предпринять в конкретной ситуации определенные действия заранее установленным способом в оговоренные сроки.