Гибкие управленческие структуры

 

• Матричная, проектная, программно-целевая управленческие структуры

• Двойная управленческая структура

 

В современных условиях, наряду с функциональной управленческой структурой и структурой управления на основе отделений, все более широко используются гибкие структуры — матричные, проектные, программно-целевые. Они также являются надстройкой над соответствующими организационными структурами, о которых говорилось в предыдущей главе.

В рамках матричной структуры все сотрудники одновременно подчиняются двум руководителям, задачи которых четко разграничены. Руководитель подразделения выполняет чисто административные функции: обеспечивает выполнение работ необходимыми материальными, трудовыми, финансовыми ресурсами, следит за соблюдением трудовой дисциплины, наказывает, поощряет, организует повышение квалификации и пр. Руководитель временной проектной (творческой) группы, например главный конструктор, театральный режиссер и т.п., отвечает за содержательную сторону дела и ожидаемый результат.

Так, в корпорации каждый управляющий отделением одновременно может быть подчинен двум вице-президентам — отвечающему за выпуск определенного продукта и отвечающему за работу на данной территории.

Матричное управление имеет немало достоинств. Оно обеспечивает высокую целевую ориентацию работы, ее быстрое приспособление к меняющейся ситуации за счет возможности оперативно переключать ресурсы с одной задачи на другую, позволяет руководителю проекта не отвлекаться на административные и хозяйственные дела.

Но едва ли не самое главное достоинство матричного управления заключается в том, что руководители подразделения и проекта (творческой группы) делят между собой управленческие функции и как бы уравновешивают притязания друг друга. Это придает процессу управления большую стабильность и ослабляет бюрократизацию.

В то же время, матричные структуры сложны, громоздки, а двойное подчинение работников делает их конфликтными. Ведь каждому исполнителю приходится одновременно выполнять требования двух руководителей, далеко не всегда имеющие одинаковую направленность.

Поэтому такие структуры плохо приспособлены к работе в критических ситуациях, в условиях большого числа одновременно реализуемых проектов, требуют для своего внедрения весьма высокой общей культуры персонала.

По сути, близки к матричным программно-целевые управленческие структуры, существующие в двух вариантах.

Если деятельность по выполнению программы обособляется и основывается на полностью приданных ей производственных подразделениях, структура управления ею строится на основе проектного принципа, учитывающего временный характер ее существования. Исполнители программы в этом случае административно подчиняются ее управленческим структурам.

Однако программа может выполняться подразделениями, продолжающими наряду с этим свою обычную деятельность. Тогда ее управляющие выступают лишь в качестве координаторов, согласовывающих работу этих подразделений. Сами же отдавать распоряжения они не имеют права, ибо исполнители административно им не подчиняются.

Координационные задачи в такой структуре могут возлагаться на отдельных лиц (например, главных специалистов), подразделения (диспетчерский или плановый отделы), временные коллективные органы (комитеты),

Разновидностью программно-целевой структуры можно считать двойную структуру управления, получившую распространение в крупных западных фирмах. В ее рамках крупные корпорации создают стратегические хозяйственные центры (СХЦ), несущие ответственность за развитие стратегических зон хозяйствования (СЗХ), связанных с разработкой и освоением новых технологий, видов продукции, рынков и пр. СЗХ охватывают группу стратегических хозяйственных единиц (СХЕ), которыми могут быть одна или несколько поточных линий, цех, отдельное предприятие. В то же время, СХЕ не подчиняются административно СХЦ, а лишь выполняют их рекомендации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Разновидности гибкой управленческой структуры:

1. Матричная — предполагает наличие двух руководителей, один из которых отвечает за содержательную сторону работы; другой — за организационную.

2. Проектная — имеет временного руководителя, полностью отвечающего за решение поставленной разовой задачи (реализацию проекта).

3. Программно-целевая — руководитель осуществляет координацию работы независимых подразделений, связанных с выполнением программы.

ВОЗЬМЕМСЯ ЗА РУКИ, ДРУЗЬЯ...

 

• Управленческое взаимодействие и его формы

• Коммуникационные каналы

• Коммуникационные структуры в управлении

Звенья управления соединены системой коммуникационных каналов. В совокупности они образуют вертикальный «срез» управленческой структуры. Посредством коммуникационных каналов осуществляется взаимодействие между ними. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.

В рамках информационного взаимодействия участники управленческого процесса обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим полномочия, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют контроль.

По своему назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого, которое осуществляют такие органы, как комитеты, целевые группы и т.п., обеспечивается согласование интересов отдельных звеньев управления и их самостоятельные действия направляются в общее русло. С помощью второго происходит объединение частей управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации.

Техническое взаимодействие между субъектами управления проявляется через их участие в организационной деятельности, например сборе, фиксации информации, хранении, выдачи документов, ведение делопроизводства и пр.

По характеру взаимодействие может быть прямым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон, в процессе которых, например, руководитель отдает распоряжения подчиненному. Косвенное подразумевает, что одна сторона создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия. Здесь можно упомянуть различного рода правила, инструкции и пр.

Если при контактах между участниками управления отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии; однако сегодня в крупных организациях оно возможно в ограниченных масштабах и в большинстве случаев руководители контактируют с исполнителями опосредованно, через кого-то, скажем, заместителей или низовых руководителей.

Сами коммуникационные каналы различаются прежде всего техническими возможностями: пропускной способностью, то есть реальным объемом и скоростью действий (например, передача сведений), которые могут осуществляться с их помощью за единицу времени, величиной возможных потерь информации и проч.

Другой характеристикой каналов является направленность коммуникации. Она может быть односторонней, когда, например, управленческая информация движется только в одном направлении — от источника к получателю (доска приказов, расписание занятий), или двусторонней, как, скажем, при беседе. Здесь возникает так называемая обратная связь, и получатель информации может продемонстрировать отправителю свое отношение к ней.

Коммуникационные каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые — частных лиц. По формальным каналам осуществляется передача только официальной информации; по неформальным — как официальной, так и личной.

Если коммуникационные каналы соединяют разные уровни управления, они являются вертикальными. По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении — отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления, — советы и рекомендации руководству.

Поскольку работники разных уровней не всегда, хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх - 90%.

Коммуникационные каналы, связывающие управленцев одного уровня, называются горизонтальными. Они обеспечивают возможность оперативной координации текущих действий. Так как сотрудники одного уровня управления, даже работающие в разных подразделениях, лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), потери информации здесь не столь велики — обычно не более 10%.

Каналы, связывающие субъектов, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям организации, могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления информационных и технических связей между участниками различных комитетов, комиссий, специальных групп, занимающих разные по уровню должности. Большинство таких каналов сегодня относятся к разряду неформальных или полуформальных.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру. Последняя может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например к подразделению.

Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает не только в качестве посредника, но источника и контролера коммуникаций.

В то же время, структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности. Это дает гарантию, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. Но в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения информации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Коммуникации — взаимодействие звеньев управленческой структуры. Взаимодействие бывает информационным, административным, техническим и осуществляется как непосредственно, так и опосредованно.

Коммуникационные каналы — «линии связи» между звеньями управления. Характеризуются направленностью (односторонние или двусторонние), пропускной способностью, величиной потерь. Могут быть горизонтальными, вертикальными, диагональными; формальными и неформальными.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

 

1. Выберите наиболее подходящий вариант ответа на вопрос о том, что собой представляет управленческая структура:

— группа руководителей, организации;

— совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и должностей;

— оборудованный всем необходимым офис;

— система связей между руководителем и подчиненными.

2. Объясните, что лежит в основе формирования управленческих структур и какие факторы определяют их особенности.

3. Вспомните, что собой представляет норма управляемости, и покажите, насколько это понятие применимо к учебной группе.

4. Обсудите вопрос о том, какой тип управленческой структуры применяется в учебном заведении.

Глава VIII