Добавление команды Сравнить и объединить книги на панель быстрого доступа

Часто, нескольким людям нужно поработать над одной и той же книгой в одно и то же время, чтобы дать свои замечания по документу настолько быстро, насколько это возможно. В этом случае каждый рецензент получает отдельную копию исходной книги. Когда исправления закончены, автору требуется собрать все исправления из каждой копии в один файл книги. В этом случае Excel предлагает специальный механизм объединения, который решает проблему нескольких рецензентов и объединяет исправления в одну книгу.

Для того, чтобы воспользоваться данной возможностью добавьте на панель Быстрого доступа команду Сравнить и объединить книги. Для этого:

1. На Панели быстрого доступа нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите команду Другие команды (Рисунок 11.14).

Рисунок 11.14. Настройка панели быстрого доступа

2. В окне диалога Параметры Excel в разделе Панель быстрого доступа в списке Выбрать команды из выберите Все команды.

3. В левом списке найдите команду Сравнить и объединить книги и нажмите кнопку Добавить.

4. Нажмите кнопку ОК.

Объединение исправлений

1. Для объединения книг убедитесь:

a) Что вы включили отслеживание исправлений перед тем, как передать документ другим пользователям (если механизм отслеживания исправлений был выключен, вы не сможете сравнить несколько копий книги).

b) Что файлы, которые вы хотите объединить, имеют разные имена. Обычно каждому файлу дается новое имя в соответствии с его рецензентом.

c) Что все копии книги, которые вы хотите объединить, находятся в одной папке. Таким образом, вы получаете возможность объединить их все за один шаг.

2. Выполните следующие действия:

a) Откройте исходную копию книги и убедитесь, что ни одна из копий книги не открыта в настоящий момент.

b) На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сравнить и объединить исправления.

c) Перейдите в папку, содержащую копии и выделите их, удерживая нажатой клавишу [Ctrl].

d) Нажмите кнопку ОК (Рисунок 11.15).

Рисунок 11.15. Выбор файлов, содержащих исправленные копии исходного файла

Excel сравнивает каждую копию и применяет все изменения к текущей книге.

В ходе процесса объединения может возникнуть конфликтная ситуация: одна и та же ячейка могла быть изменена в разных версиях документа, или если вы изменили ячейку после отправки книги на рецензирование. В этой ситуации Excel использует самое последнее изменение и при этом вносит каждое изменение в журнал истории изменений.

После того, как вы объедините все книги, необходимо воспользоваться командой Принять/отклонить исправления для просмотра всех изменений, включая те ячейки, в которых произошел конфликт (Рисунок 11.16) и принятия окончательного решения.

Рисунок 11.16. Выбор изменений при объединении копий книги