Настройка функций Автосохранения и Автовосстановления

1. Откройте вкладку Файл и в разделе Справка выберите элемент Параметры.

2. Выберите пункт Сохранение.

3. В разделе Сохранение документов установите флажок Автосохранение каждые и в поле минут укажите, как часто приложение должно сохранять пользовательские данные и состояние приложения (Рисунок 1. 19).

4. Установите флажок С охранять последнюю автосохраненную версию при закрытии без сохранения для включения функции восстановления несохраненных версий.

! Объем новых данных в восстановленном файле зависит от частоты сохранения файла восстановления приложением Microsoft Office. Например, если файл восстановления сохраняется только раз в 15 минут, восстановленный файл не будет содержать данные, введенные за последние 14 минут работы перед сбоем питания или другой аварией.

Рисунок 1.19. Настройка функции Автосохранение.

 

5. В поле Каталог данных для автовосстановления укажите папку, куда приложение будет автоматически сохранять версии открытых в нем файлов.

6. Нажмите кнопку ОК для сохранения настроек.

 

Управление рабочей книгой

О файлах MS Excel 2010

В MS Excel все листы, входящие в рабочую книгу сохраняются в одном файле, имеющем специальный тип. Мы можем создавать новые рабочие книги на базе существующих шаблонов и сохранять их, создавать свои собственные шаблоны и открывать ранее созданные рабочие книги. Все эти операции называются операциями над файлами рабочей книги.

В Microsoft Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в Microsoft Office 2007. Этот формат основан на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Excel 2010, как и в Excel 2007, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x" или "m" к привычному расширению xls:

· Суффикс "x" указывает на то, что XML-файл не содержит макросов;

· Суффикс "m" - что XML-файл макросы содержит.

Таким образом, обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением xls x, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы с расширением xls m могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Excel. Чтобы можно было открывать и изменять файлы Excel 2007 и Excel 2010 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Создание рабочей книги

При запуске MS Excel автоматически создает пустую рабочую книгу, содержащую три рабочих листа. Для того чтобы самостоятельно создать новую рабочую книгу можно воспользоваться существующими шаблонами.

Шаблон — это ранее созданная "заготовка" документа, которая может содержать элементы форматирования, текстовую информацию, рисунки и таблицы с формулами. После создания рабочей книги на основе шаблона и внесения в нее дополнительной информации, она сохраняется как обычная рабочая книга MS Excel, причем используемый шаблон не изменяется.

 

Для создания нового документа выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку Файл.

2. В представлении Backstage выберите команду Создать (New) (Рисунок 2.1).

3. В разделе Доступные шаблоны выберите:

Ø элемент Новая книга ‑ чтобы создать пустую книгу;

Ø элемент Из существующего документа ‑ чтобы создать книгу на основе уже существующей. Затем в окне диалога Создание из имеющейся книги выберите книгу, на основе которой будет создана новая, и нажмите кнопку Создать новый.

Ø элемент Образцы шаблонов ‑ чтобы воспользоваться образцом шаблона, по умолчанию установленным вместе с Excel. Затем в списке Доступные шаблоны выберите подходящий шаблон.

Ø элемент Мои шаблоны ‑ чтобы создать книгу на основе собственного шаблона. Затем в окне диалога создать выберите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Создать.

! Дополнительные шаблоны книг можно загрузить с веб-сайта Office.com. В разделе Доступные шаблоны на вкладке Шаблоны Office.com выберите категорию шаблона и дважды щелкните шаблон, который необходимо загрузить.

Рисунок 2.1. Создание рабочей книги.

! Для создания новой пустой книги нажмите кнопку Создать (New)  на панели быстрого доступа или сочетание клавиш [Ctrl]+[N].

Сохранение рабочей книги

После того как документ подготовлен, его нужно сохранить. Рабочую книгу можно сохранить в формате файла более ранней версии, в формате текстового файла и других форматах, например PDF или XPS. При сохранении книги в формате файла, отличном от Excel 2010, уникальные возможности и форматирование Excel 2010 будут утеряны.

 

Для сохранения рабочей книги выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку Файл.

2. В представлении Backstage выберите команду Сохранить (Save as). Откроется окно диалога Сохранение документа (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2. Сохранение документа

 

3. Выберите диск в списке Папка, а затем в списке папок выберите папку для сохранения книги.

4. В поле Имя файла (File name) введите с клавиатуры название документа.
Можно использовать достаточно длинные, содержательные имена.

! В имени файла нельзя использовать следующие символы: косая черта (/), обратная косая черта (\), знак больше (>), знак меньше (<), звездочка (*), знак вопроса (?), двойные кавычки (“), вертикальная черта (|), двоеточие (:) и точка с запятой (;).

5. В списке Тип файла выберите одно из указанных ниже значений:

Ø Если книга содержит макросы, которые требуется сохранить, выберите формат XLSM.

Ø Если книгу необходимо сохранить в качестве шаблона, выберите формат XLTX.

Ø Если книга содержит макросы, которые требуется сохранить, и ее необходимо сохранить в качестве шаблона, выберите формат XLTM.

Ø Если книгу необходимо сохранить в текущем формате книги Excel, выберите формат XLSX.

Ø Если файл необходимо сохранить в новом формате двоичного файла, выберите XSLB.

Ø Если книгу необходимо сохранить в формате более ранней версии Excel, выберите XLS.

6. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

! Для открытия окна диалога Сохранение документа можно нажать кнопку Сохранить (Save)  на панели быстрого доступа или комбинацию клавиш [Ctrl]+[S] на клавиатуре.