Сценарии расчёта заработной платы

Отпускные деньги.

Сверхурочная работа.

Выплата надбавки за работу в сверхурочное время.

Оплата отпуска с использованием средних значений.

Расчёт зарплаты за неполный период из-за повышения оклада в середине периода.

Рисунок 5.14

Можно вычислить средние значения, которые затем используются при вычислении отсутствия. Например, можно инициировать выплаты отпускных денег на основе среднего оклада за последние три месяца и отработанного сверхурочного времени.

1. Создание основ для вычисления средних значений: основы вычислений среднего значения создаются для каждого сотрудника в каждом расчётном периоде. Виды оплаты, которые будут включены в основы вычислений, собираются в блоки (технические виды оплаты/201 -/232) и затем накапливаются. Есть возможность выбирать, кумулировать число рабочего времени, сумму или тариф вида оплаты. Вследствие чего основой вычисления среднего значения является сумма видов оплаты, которые перемещаются и хранятся в блоке.

2. Сколько расчётных периодов учитывается при оценке, согласно принципу средних значений? Если сотрудник отсутствует, и это отсутствие должно быть оценено согласно принципу средних значений, то необходимо учесть, сколько предыдущих расчётных периодов будет задействовано при оценке. Можно также определить, какие периоды являются релевантными. Единственными основами вычислений среднего значения, используемыми в оценке, будут являться основы, относящиеся к прошлым периодам, которые требуется принять во внимание.

3. Оценка, согласно принципу средних значений: в пределах системы SAP можно настраивать правила оценки отсутствия.

Рисунок 5.15

В расчёте заработной платы расчёт зарплаты за неполный период относится к пропорциональному вычислению периодической оплаты. Периодическая оплата включает виды оплаты, которые сотрудник получает как основные выплаты, как периодические выплаты, и, если необходимо, как дополнительные выплаты.

Во время прогона расчёта заработной платы изменения в следующих инфо-типах оцениваются для расчёта зарплаты за неполный период:

ŸМероприятия (0000)

ŸОрганизационное присвоение (0001)

ŸНормативное рабочее время (0007)

ŸОсновные выплаты (0008)

ŸПериодические выплаты/удержания (0014)

ŸДополнительные выплаты (0015)

ŸОтсутствие (2001)

Если возникает ситуация, при которой необходим расчёт зарплаты за неполный период, то текущий коэффициент расчёта зарплаты за неполный период рассчитывается и умножается на присвоенный вид оплаты.

Сокращения вызываются неоплачиваемым отпуском во время расчётного периода.

Рисунок 5.16

Оплата неполного периода вызывается изменениями в информации оплаты и изменениями учёта затрат.

Итог: сценарии расчёта заработной платы:

Возможная оценка видов оплаты:

Константа.

Индивидуальная (в зависимости от личного дохода).

Индивидуальная с надбавкой к зарплате.

Средние значения.

Расчёт зарплаты за неполный период.

Сокращения.

Частичная оплата.

ПЕРЕЧИСЛЕНИЯ

Суммы к выплате должны быть перемещены с банковского счёта компании на банковский счёт сотрудника.

Y_DS2_52000035 – межрасчётные выплаты

Рисунок 5.17

Данные, введённые в инфо-тип Банковские реквизиты (0009), позволяют определить с помощью поля Метод оплаты, производится платёж чеком или посредством перечисления. Тип банковских реквизитов - обычно "главный банк".

Если сотрудник хочет распределить свой оклад между двумя различными банковскими счетами, то необходимо создать второй инфо-тип 0009. Тип банковских реквизитов для второго инфо-типа 0009 − "другой банк".

При использовании типа банковских реквизитов "другой банк" необходимо определить процент от оклада или фиксированную сумму, которые должны быть перечислены в этот банк. Остающаяся сумма затем перечисляется в "главный банк".

Рисунок 5.18

Чтобы выполнить перечисления и распечатать чеки, выберите путь по меню Управление персоналом - > Расчёт заработной платы - > Не зависящий от страны - > Расчёт заработной платы - > Перечисление - > Пред. ОНД программа (Предварительныйобмен носителями данных).

" Пред. ОНД программа " генерирует промежуточный набор данных, который используется как ввод для программы "Создание ОНД". Этот отчёт создаёт файл, который выполняет банковские инструкции для обмена носителями данных с помощью жёсткого диска и содержит всю информацию по выплатам.

Рисунок 5.19

Перечисления генерируются в два этапа. На первом этапе выделяются данные из результатов расчёта для создания перечисления. Этот этап - "предварительная ОНД программа".

Путь по меню, чтобы запустить обмен носителями данных: Управление персоналом à Расчёт заработной платы à Не зависящий от страны à Расчёт заработной платы à Перечисление à Пред. Программа ОНД.

HRPAYRU_ HRULT530 – платёжная ведомость Т53

Рисунок 5.20

После прогона предварительной программы запишите номер созданного файла. Он отображается внизу экрана. Полезно также записать дату.

Запуск перечисления (ОНД − обмен носителями данных): надо ввести номер и дату ранее созданного файла так, чтобы данные могли быть использованы для ОНД.

При повторении прогона Пред. ОНД программы введите дату и время прогона, который требуется повторить в поле Повторение прогона: дата и время. Таким образом, ещё раз выбираются записи данных, которые уже помечены как оплаченные с этой датой и временем.

Используя параметр Только помеченные записи, можно определить, должны ли быть отобраны в повторном прогоне только записи, помеченные данной датой или также и те, которые не были помечены.

Если прогон Пред. ОНД программы выполняется повторно после прерывания в программе, то надо заполнить поля Повторный прогон: дата и время, чтобы идентифицировать прогон, который будет подвергнут повтору. При повторе прерванного прогона, если есть необходимость пометить те записи, которые были уже выбраны во время прерванного прогона, а также те, которые ещё не были помечены, то не следует выбирать параметр Только помеченные записи.

Рисунок 5.21

Прикладная область:

При желании можно выполнить расчёт заработной платы и выплатить часть её сотруднику во время текущего периода. Обычно это и есть основные выплаты сотруднику. Также можно выполнить расчёт заработной платы для премий за сверхурочную работу или компенсации за неиспользованный отпуск и осуществить их выплату позднее.

Примечание:

При запуске Предварительной ОНД программы необходимо выделить параметр Установить индикатор перечислений. Он устанавливает разницу между текущими выплатами сотруднику и суммой, которая уже была выплачена во время второго прогона расчёта заработной платы.

Во втором прогоне расчёта заработной платы вид оплаты / 559 (перечисление) будет перемещён без изменений в новый результат расчёта, так как он был помечен как выплаченный в предварительной программе ОНД. Если во втором прогоне расчёта заработной платы система устанавливает, что текущие выплаты сотруднику больше суммы, которая была уже выплачена, то разница будет сохранена в виде оплаты / 558 (оплата временного сальдо) в новом результате расчёта.

Результат расчёта, созданный во втором прогоне расчёта заработной платы, будет записан поверх результата первого прогона расчёта заработной платы в кластер.

Рисунок 5.22

Прикладная область:

С помощью выплаты аванса в счёт зарплаты из основных данных можно перемещать виды оплаты, которые были введены в инфо-типы Внешние перечисления (0011), Периодические выплаты/удержания (0014) или Дополнительные выплаты (0015), без прогона расчёта заработной платы. Установленные законом удержания рассчитываются только при расчёте заработной платы за последующий месяц.

Примечание:

При запуске выплаты аванса в счёт зарплаты выберите параметр Установка индикатора для переноса. Он помечает записи инфо-типа датой окончания текущего периода как оплаченные.

Виды оплаты, которые выплачиваются в качестве аванса в счёт зарплаты из основных данных от инфо-типов 0014 и 0015, должны быть закодированы таким образом, чтобы сумма не была выплачена еще раз при следующем прогоне расчёта заработной платы и была учтена, как уже выплаченная. В зависимости от содержания при помощи вида оплаты сокращается сумма к выплате в прогоне расчёта заработной платы, и этот вид оплаты не должен быть включён в сумму к выплате.

Виды оплаты, которые производятся в качестве аванса в счёт зарплаты из основных данных от инфо-типа 0011, помечаются как уже выплаченные при последующем прогоне расчёта заработной платы, когда они перемещаются в таблицу банковских операций. Это означает, что сумма не выплачивается второй раз после выплаты оклада. Предварительным требованием для осуществления этой операции является, конечно, выделение параметра Установка индикатора для переноса при запуске выплаты аванса в счёт зарплаты.

Итог:

Перечисления производятся с помощью программы ОНД (программа обмена носителями данных), которая создаёт файлы, согласно инструкциям банка.

Возможно выполнение перечисления со счёта компании на счёт одного или нескольких сотрудников.

5.3 РАСЧЁТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

5.3.1 ВВОД РЕЛЕВАНТНЫХ ДЛЯ РАСЧЁТА ДАННЫХ

Цель работы системы расчёта заработной платы состоит в том, чтобы сотруднику была выплачена правильная сумма, в верное время и с минимальным использованием ручного труда. Для осуществления этого в каждом расчётном периоде должен быть выполнен ряд операций: введены основные и временные данные, выполнен расчёт зарплаты, переданы результаты расчёта зарплаты в учёт и отчётность.

Расчёт зарплаты происходит перед конечной датой расчётных периодов. Если необходимо, то вносятся изменения для отдельных сотрудников.

Релевантные для расчёта данные изменяются в том случае, если сотрудник:

1.Поступает на работу в компанию.

2.Меняет организационное присвоение.

3.Вносит изменения в персональные данные.

4.Берёт отпуск.

Рисунок 5.23

Предварительные требования должны быть выполнены перед введением и обработкой данных сотрудника в системе. SAP предоставляет ряд моделей, которые можно затем настраивать, чтобы удовлетворить потребности конкретного предприятия.

В течение трудовых отношений данные сотрудника могут быть изменены в любом расчётном периоде. Изменения могут быть связаны с перемещениями по службе, замещениями, повышениями или уменьшениями основных выплат или просто с корректировкой. Они могут являться релевантными по отношению к оплате. Новые данные либо создаются, либо копируются, затем производится корректировка путём замены существующих данных. Иногда данные должны быть введены в виде ряда инфо-типов, иногда требуется вызвать только отдельный инфо-тип.

Помните о том, что произошедшие изменения инфо-типов, которые являются релевантными для расчёта заработной платы, в периодах, для которых расчёт заработной платы был уже выполнен, автоматически инициируют обратный расчёт.

Если сотрудник увольняется с предприятия, то информация относительно оплаты и банковских реквизитов обычно не ограничивается немедленно, т.к. эта информация ещё может потребоваться для обратного расчёта в связи с изменением оклада.

При повторном поступлении сотрудника в компанию задействуется прежний табельный номер, таким образом, сохраняется полная история сотрудника.

Рисунок 5.24

Необходимые административные элементы: единица и период расчёта, управляющая запись расчёта и статус расчёта сотрудника.

Единицы расчёта зарплаты

Система HR SAP использует единицы расчёта, чтобы группировать сотрудников, для которых расчёт заработной платы выполняется одновременно, а также для того, чтобы устанавливать даты расчётного периода. Сотрудники различных категорий могут относиться к одной единице расчёта.

Должны быть созданы единицы расчёта, если есть необходимость выполнения расчёта заработной платы для сотрудников в разное время.

Единица расчёта используется как критерий отбора для многих процессов расчёта заработной платы. Например, для выполнения расчёта заработной платы, ведомости оплаты и аналитических отчётов для расчёта заработной платы. Если требуется выделить меньшее количество сотрудников для выполнения расчёта заработной платы или других аналитических отчётов, то возможно также использование дополнительных критериев отбора, например, места возникновения затрат или категории сотрудников (подходит только для тестирования или моделирования).

Признак ABKRS вносит значение, принятое по умолчанию, в поле " Единица расчёта " инфо-типа 0001 (Организационное присвоение).

Расчётные периоды

Расчётный период определяет период, для которого создаётся результат расчёта.

Для единиц расчёта должны быть определены точные даты начала и окончания периодов.

Продолжительность расчётных периодов может быть различной.

Эти данные генерируются автоматически при запуске программы.

Рисунок 5.25

Этап «Создание периодов расчёта заработной платы» в руководстве по внедрению связывает расчётные периоды с единицами времени, прикреплёнными к соответствующему модификатору периода. Также определяется способ установки дней платежа и способ введения даты начала налогового года.

В дополнение к дате начала и окончания для периода и даты заработной платы можно определить модификатор даты, как дополнительную дату расчёта заработной платы. Этот модификатор связывает дополнительные виды даты с календарём расчёта. В дополнение к определению дат для стандартного интервала расчёта заработной платы можно также создавать дополнительное определение дат для каждого периода в календаре расчёта (для сохранения даты заработной платы).

При генерации расчётных периодов для модификатора месячного периода даты начала и окончания периода соответствуют датам начала и окончания календарного месяца. Эти параметры генерируют расчётные периоды протяжённостью 24 месяца (дата начала + заключительный год).

Внимание: экран ввода для отчёта изменяется динамически согласно группировке стран.

Управляющая запись расчёта

Рисунок 5.26

Для каждой единицы расчёта зарплаты перед её использованием в настройке необходимо создать управляющую запись.

Управляющая запись персонала выполняет следующие функции при расчёте зарплаты:

Определяет расчёт за прошлый период для распознавания обратного расчёта.

Блокирует основные и временные данные для предотвращения изменений во время процесса расчёта зарплаты. Эта блокировка действительна для расчёта за прошлый период и существующего расчёта зарплаты. Всё ещё возможны изменения, воздействующие на последующие прогоны расчёта зарплаты.

Определяет самую раннюю возможную дату обратного расчёта для каждой единицы расчёта зарплаты.

Ведение управляющей записи выполняется либо в меню Расчёт в пунктах Инструменты -> Управляющая запись, либо в опции меню Расчёт, из которого можно выбрать только те шаги, которые разрешены на этом этапе процесса расчёта.

При выборе Инструменты -> Изменить контрольную запись появляется кнопка 'Ошибочный ТабНомер'. При этом выводится список отклонённых табельных номеров. Этот список выводится автоматически при попытке завершения процесса расчёта зарплаты, во время которого расчёт зарплаты выполнен не для всех табельных номеров.

Рисунок 5.27

Необходимо уделить особое внимание созданию управляющей записи расчёта в действующей системе. Для создания управляющих записей расчёта необходимо использовать расчётный период, предшествующий периоду активизации системы.

Пример: систему расчёта зарплаты SAP надо активизировать в период 05, 1998. В качестве периода в управляющую запись расчёта необходимо ввести период 4.

Каждому сотруднику присваивается индивидуальный статус расчёта. Необходимые данные сохраняются в инфо-типе С татус расчёта (0003). Этот инфо-тип создаётся автоматически как часть операции П риём на работу, и ведение каждого расчётного периода выполняется автоматически. Основные данные изменяются крайне редко. Иногда, однако, требуется ввести информацию, характерную для каждого конкретного сотрудника в отдельности, и которая касается расчёта заработной платы или управления временными данными, поэтому можно изменять определённые поля в инфо-типе С татус расчёта вручную.

Драйвер расчёта вводит конечную дату последнего выполненного расчётного периода в поле " Рассчитано до ".

Если основные данные изменены, то в поле " Самое раннее изменение MD " вводится соответствующая дата. Эта дата удаляется после каждого выполненного расчёта зарплаты.

Драйвер расчёта отмечает поле " Корректирование расчёта " в том случае, если табельный номер был отклонён или данные были введены во время этапа корректирования расчёта зарплаты. При наличии этого индикатора для сотрудника выполняется корректирование и, если после этого расчёт зарплаты выполнен успешно, то этот индикатор удаляется. При внесении изменений в настройку индикатор " Корректирование расчёта " не устанавливается.

Рисунок 5.28

Граница обратного расчёта определяет точную дату, до которой основные и временные данные могут быть изменены в расчёте за прошлый период. Граница обратного расчёта основывается на следующих значениях:

ŸДля единицы расчёта (управляющей записи расчёта): самый ранний период обратного расчёта.

ŸДате приёма на работу сотрудника.

ŸДля каждого сотрудника (инфо-тип С татус расчёта): самая ранняя персональная дата обратного расчёта.

Если дата, установленная для каждой единицы расчёта, отличается от даты, указанной для сотрудника, то используется более поздняя дата.

Абсолютной границей обратного расчёта для сотрудника является дата приёма на работу.

Рисунок 5.29

 

5.3.2 РАСЧЁТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Рассмотрим вопросы:

1. Запуск расчёта заработной платы.

2. Журнал расчёта.

3. Проверка и исправление результатов расчёта.

4. Завершение расчёта.

5. Модель процесса.

 

Во время выполнения расчёта зарплаты основные и временные данные подвергаются изменениям, что, в свою очередь, вызывает наложение запрета, касающееся расчётов за прошлый и текущий периоды. Программа расчёта зарплаты считывает инфо-типы основных и временных данных, это означает, что изменения, произведённые во время расчёта заработной платы, могут повлиять на точность результатов расчёта, и что выполнение расчёта во время ведения основных данных запрещено. Это контролируется управляющей записью расчёта.

Возможна проверка управляющей записи расчёта, путём выбора Управление персоналом - > Расчёт заработной платы - > Не зависящий от страны - > Инструменты - > Управляющая запись. Статус управляющей записи расчёта можно установить с помощью функций в меню.

Взаимосвязь между меню и управляющей записью расчёта заключается в следующем:

Функция в меню                            Статус управляющей записи расчёта

Деблокирование расчёта зарплаты         Деблокировано для расчёта

Запуск расчёта заработной платы         Программа расчёта зарплаты запущена                                                                                                                     управляющая запись расчёта остаётся в статусе                                                                                                    " деблокировано для расчёта заработной платы "

Проверка результата                                    Проверка результатов расчёта

Корректирование                                           Деблокирование для корректирования

Завершение расчёта                                      Завершение расчёта

Рисунок 5.30

Когда расчётные периоды включены в управляющую запись, прогоны моделирования игнорируются. Кроме того, прогоны моделирования не блокируют основные данные. Не обязательно использовать функции Деблокирование расчёта заработной платы и Завершение расчёта при моделировании прогона расчёта заработной платы. Результаты тестового расчёта не вносятся в базу данных. Вместо этого они регистрируются в системном журнале расчёта заработной платы.

Моделирование прогона расчёта заработной платы позволяет просматривать и распечатывать ведомость оплаты.

Рисунок 5.31

При выборе в меню функции Деблокирование расчёта заработной платы можно предотвратить появление изменений в записях данных инфо-типа, если такие изменения затрагивают прошлое или настоящее. Эта блокировка относится к табельным номерам, включённым в соответствующую единицу расчёта. Изменения, которые затрагивают будущее, всё ещё разрешаются. Эта функция должна быть выбрана в меню перед запуском расчёта заработной платы. Если статус управляющей записи расчёта был ранее Завершение расчёта заработной платы, то функция Деблокирование расчёта заработной платы также вызывает увеличение периода в управляющей записи расчёта на 1.

Рисунок 5.32

Единица расчёта используется для того, чтобы определить расчётный период с точными датами из таблицы " Периоды расчёта заработной платы ". Она также используется для выбора табельных номеров.

Предварительное требование: должна быть задана управляющая запись персонала.

Преимущество: при выполнении продуктивного расчёта заработной платы не обязательно вводить расчётный период. Напротив, система использует единицу расчёта и управляющую запись, чтобы определять расчётный период автоматически.

В качестве альтернативы можно вводить иной расчётный период (для прогона моделирования).

Рисунок 5.33

Если должен быть выполнен прогон обратного расчёта, то необходимо создать запись в поле " Принудительный обратный расчёт от ", поскольку система не сможет распознать это автоматически (например, изменения в таблицах настройки).

Рисунок 5.34

Результаты расчёта представлены в виде древовидной структуры. Это упрощает процедуру анализа и даёт общее представление о результатах расчёта.

Содержание системного журнала представлено как древовидная структура. Узлы в пределах древовидной структуры обеспечивают доступ к запрашиваемой подробной информации. Заголовки в пределах структуры предназначены для облегчения поиска ошибок и навигации в пределах системного журнала. В зависимости от запрашиваемой информации можно либо разворачивать, либо свёртывать отдельные узлы в пределах древовидной структуры по мере необходимости.

Рисунок 5.35

При просмотре подробного ракурса этапа обработки существует возможность выбора в пределах системного журнала между данными ввода, обработкой данных и данными вывода.

Собственные параметры настройки для дерева журнала и списка можно сохранить в качестве одного из возможных вариантов.

Рисунок 5.36

Если ошибка возникает при обработке табельного номера, то системный журнал разворачивается в соответствующем месте и отображается сообщение об ошибке.

Рисунок 5.37

Код поиска W предоставляет список всех табельных номеров в выбранной единице расчёта, которые были отклонены в ходе расчёта заработной платы по причине наличия ошибочных данных. Это означает, что расчёт заработной платы не был для них выполнен успешно. Табельные номера также включаются в код поиска W, если данные персонала изменяются в фазе корректирования прогона расчёта заработной платы.

Для просмотра кода поиска W необходимо сделать следующее:

Вызвать экран Расчёт заработной платы для <страны> и выбрать Инструменты - > Управляющая запись.

Ввести единицу расчёта и выбрать Просмотр.

Выбрать Перейти к - > Ошибочные табельные номера.

В списке представлены все табельные номера, присвоенные выбранной единице расчёта, которые были отклонены по причине наличия ошибочных данных.

Рисунок 5.38

При выборе Корректирование в меню возникает деблокирование записей основных и временных данных, присвоенных выбранной для корректирования единице расчёта. Необходимо выбрать эту функцию, если требуется изменить данные инфо-типа по причине отклонения табельных номеров во время прогона расчёта заработной платы. После исправления данных нужно деблокировать расчёт заработной платы ещё раз, как это было описано ранее. Деблокирование расчёта заработной платы после выполнения корректирования не вносит изменений в расчётный период.

При установке статуса Деблокированный для корректирования записи, персональные для лиц, присвоенных рассматриваемой единице расчёта, деблокируются для ведения.

Затем исправляются ошибки, перечисленные в системном журнале.

При отмене статуса " Деблокированный для расчёта заработной платы " записи персонала блокируются вновь, следующий расчётный период не вызывается.

При выполнении корректирования выбирается кнопка Средства поиска и выделяется “w”, все табельные номера, требующие корректирования, доступны для просмотра с помощью кнопки многократного выбора.

Можно выполнить до 99 корректирующих прогонов. Если требуется узнать, сколько прогонов было выполнено, см. поле Прогон в управляющей записи расчёта.

Рисунок 5.39

При выборе Проверка результата даётся гарантия, что изменения не могут быть внесены в релевантные для расчёта данные, если они влияют на прошлое или настоящее. Эта функция также блокирует соответствующую единицу расчёта, чтобы предотвратить включение её в расчёт заработной платы, таким образом, невозможен запуск расчёта заработной платы. "Замораживание" расчёта заработной платы позволяет провести проверку результатов расчёта.

Рисунок 5.40

Функция Завершение расчёта заработной платы позволяет передеблокировать инфо-типы так, чтобы они могли задаваться для прошлого и настоящего. Эта функция не может быть вызвана до тех пор, пока расчёт заработной платы не выполнен успешно для всех табельных номеров, присвоенных выбранной единице расчёта (это означает, что код поиска W пуст). При попытке выбора этой функции, если всё ещё существуют отклонённые табельные номера, система выводит сообщение об ошибке.

При завершении расчёта заработной платы записи персонала передеблокируются для ведения, а единица расчёта блокируется для расчёта заработной платы.

После завершения расчёта заработной платы можно изменять данные только для рассматриваемого периода путём выполнения обратного расчёта в последующем расчётном периоде.

Рисунок 5.41

 

Модель процесса используется для управления процессом расчёта заработной платы и последующей программой оценки. Программы обрабатываются в определённой последовательности.

В модели процесса можно задать последовательности программы. Можно управлять процессом обработки этих последовательностей в HR ABAP-инструментальных средствах процесса. Графический интерфейс, ведение модели процесса и HR ABAP-инструментальные средства процесса значительно упрощают его цель для понимания.

Модели процесса используются как основа для выполнения процессов. Это означает, что каждый процесс создаётся с помощью модели процесса и ему присваивается уникальный номер процесса.

Если модель процесса используется регулярно, то каждый раз создаётся новая модель процесса. Например, каждый месяц используется та же самая модель процесса, чтобы разработать прогон расчёта заработной платы, перечисление сотруднику и печати формуляра. Для каждого месяца создаётся новый процесс. С помощью этой модели, например, в декабре можно использовать другую модель процесса, которая содержит дополнительные аналитические отчёты по завершении года.

Итог: