Тема 7.    информационно-справочные документы

33. Акт, порядок его оформления

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комис­сией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание составления, например ссылка на документ, на уст­ное распоряжение руководства, на какие-либо факты, собы­тия, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном по­рядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок (например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов» с грифом «Кон­фиденциально»),

В констатирующей части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее ре­зультаты (выводы, заключения, предложения). Текст доку­мента может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземп­ляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, однако эта часть текста необяза­тельна.

Пример оформления акта:

ОАО «ИНФАКАП»

АКТ

21.12.03 №7

приема-сдачи работ

Во исполнение договора от 00.00.99 №___

Исполнитель^___________ ___:________________________

!    (фамилия, инициалы)

сдает, а ОАО «Инфакап» в лице Полномочного представителя_

(должность, фамилия, инициалы) принимает следующие работы (услуги, продукцию):_________

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись Т.К. Велозеров

21.12.03

1. Качество работ (услуг, продукции) проверено Полномочным предста­вителем в присутствии Исполнителя и соответствует требованиям_______

2. Работы (услуги, продукция) надлежащим образом оформлены и при­няты (сданы) комплектно.

3. При выполнении работ Исполнителем произведены следующие про­изводственные затраты:

п/п	Виды затрат	Количество	Цена	Сумма

ОАО «Инфакап» оплачивает произведенные Исполнителем затраты при выполнении работе размере_______________________________руб.

ОАО «Инфакап» устанавливает надбавку (скидку) за_______________

к установленной в_____оплате в размере_____________________руб.

ОАО «Инфакап» оплачивает выполненные Исполнителем работы (ока­занные услуги, произведенную продукцию) с учетом надбавки (скидки) в

размере________________________________________________руб.

(цифрами и прописью)

Сдал:

Должность Ппппиг.ь и .о. фамилия (Исполнитель)

Принял:

Должность Подпись И.О. Фамилия (Полномочный представитель)

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятель­ность которых они затрагивают. При этом в акте после подпи­сей составителей ставится специальная отметка («С актом оз­накомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты»). Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Особую груп­пу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, пор­чи или недостачи груза, иных нарушений правил транспорти­ровки. Такой акт составляется на типографском бланке установ­ленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний.

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководи­телю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержа­щий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложе­ниями.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Директору предприятия Гущину А.В.

Резолюция руководителя

ОАО «КОЛОРИТ» Отдел рекламы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.04

О дополнительном финансировании

заказа №174/15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале

2004 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно____

тысяч руб. для завершения работ по заказу № 174/15.

Начальник отдела Отметка об исполнении

Подпись

И.Р. Логинов

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, рас­крывающий ее содержание. В первой части излагаются фак­ты или события, послужившие поводом к написанию докумен­та. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о

конкретных действиях, которые, по мнению составителя, не­обходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), внешние, направляемые в вышесто­ящие органы, — руководителем предприятия. Датой доклад­ной записки считается дата ее подписания.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содер­жание отдельных положений основного документа (плана, от­чета, проекта и т.д.), объясняющий причины какого-либо со­бытия, факта, поступка.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основ­ного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных ра­ботников.

Протокол

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения во­просов и принятия решений на собраниях, совещаниях, засе­даниях. На коммерческом предприятии составляются прото­колы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п. Протокол ведется секрета­рем. Составляется на общем бланке или на чистом листе бу­маги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день про­ведения заседания, а номером протокола — порядковый но­мер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиаль­ного органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания совета дирек­торов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. Вводная часть оформляется в следующей последователь­ности:

• Председатель — фамилия и инициалы;

• Секретарь — фамилия и инициалы;

• Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутству­ющих более 10, указывается их общее количество. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета независимо от их коли­чества..

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсужде­ние. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки, например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответ­ствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела стро­ится по схеме:

• СЛУШАЛИ;

• ВЫСТУПИЛИ;

• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление (решение) излагается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем, Протокол заседания правления акционерного общества или со­вета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании. К протоколу подшиваются представленные на рас­смотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., кото­рые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.