Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вруч­ную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получе­ния и входящего учетного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение за него отвечает.

 Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автомати­чески.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном варианте об этом делается специ­альная отметка. Идентификатором электронной копии доку­мента является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации.

Резолюция

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должно­стным лицом и содержащая принятое решение». К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распоряди­тельному документу: четкость, конкретность, краткость. Резо­люция состоит из следующих элементов:

• текст;

• подпись;

• дата.

Резолюция может быть двух видов:

• содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «вы­делить 300 тыс. руб.», «отказать»);

• указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя; что поручается — характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:

Каревой Я. Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.2001.

Личная подпись 28.07.2001

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за испол­нение документа и организует работу других соисполните­лей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно пос­ле фамилии.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на кон­троль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может на­носиться резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — на­поминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — это отметка об ис­полнении. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Подписывает и дати­рует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит по­мещается на нижнем поле в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону О.Б. Павловой 12.05.2002.

В дело 03-13.

И. Иванов. 14.05.2002

Эта отметка особенно важна в бухгалтерском учете. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кас­совым ордерам, а также документы, послужившие основани­ем для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, простав­ляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро свя­заться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы во­проса и может предоставить всю необходимую информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с ле­вой стороны на нижнем поле.

 

Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

157-98-06

А.С. Смирнов 135-00-00

При размещении этого реквизита придерживаются следу­ющих правил:

• если документ подлежит размножению, отметка указыва­ется на лицевой стороне последнего листа документа (ина­че придется делать копии двух сторон листа);

• на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экзем­пляров;

• на документах, имеющих гриф ограничения доступа, ука­зывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов Документы оформляются главным образом на бумаге фор­мата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды доку­ментов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297 х 420).

Установлены и размеры полей. Они должны быть не мень­ше, чем:

• левое поле — 20 мм;

• правое поле — 10 мм;

• верхнее поле — 20 мм;

• нижнее поле — 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, вто­рой и следующие листы нумеруются. Номера страниц про­ставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Если доку­мент изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.