Классификация документов по личному составу, их учет и хранение

Документация по личному составу (кадрам, пер­соналу) — совокупность документов, в которых зафиксиро­ваны этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким до­кументам относятся:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работ­никами;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, пере­воде сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

С 5 января 2004 г. Постановлением Госкомстата № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены новые уни­фицированные формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

учетная карточка научного работника (ф. Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового догово­ра (ф. Т-8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

С 2000 г. действует новый перечень, который называет­ся «Перечень типовых управленческих документов, образу­ющихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра­нения».

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении — ведется по годам и является документом долговременного хране­ния (75 лет);

• учета приказов о командировании — ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет;

учета трудовых книжек и вкладышей к ним — имеет срок

хранения 75 лет;

учета личных дел — имеет срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотруд­никами, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеюще­го типовую форму.

Прием на работу

Резюме

В настоящее время является распространенным докумен­том при приеме на работу на негосударственные предприя­тия. Особенность резюме — изложение сведений об образо­вании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, на­личие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. В некоторых орга­низациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраивающий его размер оплаты труда.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестиро­вание, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при при­еме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса). На опре­деленные должности поступают в результате конкурса.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты, прежде всего на новый Трудовой кодекс (ТК) Российской Федера­ции. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 ТК, точно знает, какие документы он может потре­бовать от работника:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требу­ющую специальных знаний или специальной подготовки).

Пример оформления резюме:

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.60 г.р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11.

ТЕЛ.: 210 3318 (Р), 972 7611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационной обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 14 до 20 тысяч руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 — Московский институт стали и сплавов по

специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с

присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы

получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992 г. до настоящего времени —

начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ»

(обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и

функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г. — инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. —

начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 г. — старший техник в Московском статистическом

управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными

таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных,

электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись

И.И. Орлов

Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют тру­довой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформ­лены на них организацией уже после зачисления на работу.

Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, кото­рое должно содержать следующие реквизиты:

адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается долж­ность, Ф.И.О. руководителя), например:

«Генеральному директору ЗАО «Пламя» А.П. Ноткину»;

автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства, например:

«Фролова Ивана Николаевича, Проживающего по адресу: Москва, 117463, Ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45»; вид документа (заявление);

текст (необходимо указать должность и название структур­ного подразделения, куда поступает работник), например: «прошу принять меня на должность ст. лаборанта лаборатории хи­мического анализа»;

• подпись;

• дата.

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведе­ния, которые обычно отражаются в заполняемом им личном листке по учету кадров.