Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров — наиболее удобный обобщающий структурированный документ, дающий организа­ции необходимые сведения о работнике.

Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и не должен содержать помарок и исправлений. Поэтому, пере­давая личный листок по учету кадров (анкету) для оформле­ния, следует разъяснить порядок его заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В правилах можно указать следующий порядок заполнения:

• фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

• в дате рождения указываются год, число и месяц рожде­ния;

• место рождения записывается на основании паспорта;

• образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается на основании документов (аттестата, удосто­верения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответству­ющих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончено.

Наименование высшего или среднего специального учеб­ного заведения пишется полностью. Сокращение названий учебных заведений не допускается. В этой графе указыва­ется и специальность в соответствии с записью в докумен­те об образовании (сертификате, лицензии);

• лица, имеющие ученую степень и звание, опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

• в анкете указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

• сведения о трудовой деятельности заполняются в соответ­ствии с записями в документах о высшем и среднем специ­альном образовании, военном билете и трудовой книжке. Поступающий на работу подписывает заполненный листок

по учету кадров и ставит дату. Данные личного листка (анке­ты) подтверждаются предъявлением соответствующих доку­ментов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность из­ложенных в личном листке (анкете) сведений, сверяя их с представленными документами.

К личному листку (анкете) прилагаются:

• копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

• фотографии.

При положительном решении вопроса заключается трудо­вой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор (контракт) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контрак­та повышает гарантии сторон в реализации достигнутых до­говоренностей по важнейшим условиям труда. Договор всту­пает в силу со дня его подписания.

Существенные условия трудового договора:

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным рас­писанием организации или конкретная трудовая функция.

Если в соответствии с федеральными законами с выполне­нием работ по определенным должностям, специальнос­тям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные тре­бования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочни­ках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правитель­ством Российской Федерации;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы ра­ботникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного ра­ботника отличается от общих правил, установленных в орга­низации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной став­ки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредствен­но связанные с трудовой деятельностью.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий (дол­жностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

• постоянные работники;

• временные работники;

• работающие на основном месте работы;

• работающие по совместительству.

В трудовом договоре определяются обязанности работни­ка в соответствии с той профессией или должностью, на ко­торую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную ру­ководством предприятия.

Согласно ТК РФ (ст. 58) трудовой договор может заклю­чаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

• основания увольнения работника;

 

• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законо­дательством;

• введение для работников полной материальной ответствен­ности, кроме случаев, предусмотренных ст. 232 ТК РФ.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, уволь­нение и перевод сотрудников предприятия. На основании за­ключенного трудового договора оформляется приказ (распо­ряжение) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Документы груп­пируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...): затем оформляются на бланке типовой межотраслевой фор­мы № Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визиру­ется и подписывается руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается со­ставление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1 а.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы № Т-8.

Приказы по личному составу визируются юрисконсуль­том, заместителем директора по кадрам или другим долж­ностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Работник должен ознакомиться со всеми приказами по личному составу под расписку в трех-дневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. На основании приказа заполняется трудовая книжка: вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалте­рии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или ' № Т-54а).

Трудовая книжка

Трудовые книжки работников ведутся на всех предприяти­ях, в организациях независимо от их форм собственности. Тру­довая книжка — основной документ, подтверждающих общий,

непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ). За­коном запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На работ­ника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее пятидневного срока после приема на работу. Записи в трудо­вой книжке производятся на основании паспорта и докумен­тов, подтверждающих образование и профессию, и должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

 Трудовые книжки ведутся только по месту основной рабо­ты. По желанию работника сведения о работе по совместитель­ству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совме­стительству (ст. 66). В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудо­вую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и основной документ. Вкладыш без трудовой книжки недействи­телен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ве­дет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книж­ки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумеро­вана, прошнурована, скреплена подписью и печатью.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Личная карточка

Личная карточка — основной документ по учету персо­нала предприятия, которая заводится на всех работников пред­приятия, принятых на постоянную или временную работу (фор­ма № Т-2). Используется для анализа состава и учета движе­ния кадров.

Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работни­ков, помимо формы № Т-2, заполняется дополнительно учет­ная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Она заполняется на основании соответству­ющих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, ат­тестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, со­общенных о себе работником.

26. Перевод

Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации.

Заявление на перевод должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельству­ющую, что он не возражает против его перехода, и визу руко­водителя подразделения, куда переходит работник. При пере­мещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделе­ния с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делают­ся изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (рас­поряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о пере­воде работников на другую работу (форма № Т-5а) — при пе­реводе нескольких* работников.

Приказ подписывает руководитель организации или уполно­моченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа о переводе делаются соответству­ющие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС). Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется).

Изменения, т.е. данные о переводе, на основании прика­за обязательно вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.

Документирование поощрений

С введением унифицированных форм кадровых докумен­тов предложены и унифицированные формы приказов о поощрении: форма № Т-11 — «Приказ (распоряжение) о поощ­рении работника», издаваемая на одного работника, и форма № Т-11а — «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», которая применяется, когда поощряется сразу несколько че­ловек. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре документа. Далее, на основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и в трудовую книжку.

28. Оформление дисциплинарных взысканий

Взыскания оформляются приказами руководителя. Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы не имеют унифицированной формы. Приказы о наложении взыс­каний составляются на основании докладной записки руково­дителя структурного подразделения, где работает сотрудник, а также объяснительной записки самого сотрудника.

Форма ответственности за недобросовестное выполнение обязанностей может быть различной, и в случае нанесения организации материального ущерба работник может нести и материальную ответственность. Случаи такой ответственнос­ти и ее размеры оговорены в гл. 39 ТК РФ.

Взыскания объявляются работнику обязательно под распис­ку в течение 3-х рабочих дней со дня издания. В ст. 193 ТК РФ оговорено, что в случае отказа работника подписать указан­ный приказ (распоряжение) составляется акт.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Оформление отпусков

Оформление отпуска требует прежде всего знания зако­нодательно-правовых актов, в которых определены порядок и продолжительность отпуска, положенного конкретному работ­нику.

Оформляется отпуск серией документов, которую откры­вает график отпусков, составляемый на каждый календарный год (форма № Т-7). График отпусков визируется руководите­лем кадровой службы, руководителями структурных подразде­лений, согласовывается с выборным профсоюзным органом

(при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Составляется график отпус­ков обычно в 3-х экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бух­галтерию, а третий в виде выписки передается в структурные подразделения. Основанием для предоставления отпуска кро­ме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно со­держит реквизиты:

• адресат (кому адресовано);

• автор (с указанием должности и структурного подразделе ния, где работает работник);

• указание вида документа (заявление);

• дата;

• подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д:). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение сво­их обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того, если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-то обстоятельствам, то заявление должно содержать основание предоставления такого отпуска со ссыл­кой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению. Например, в заявлении об учебном отпуске дела­ется ссылка на справку из учебного заведения; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок нетрудоспособ­ности и т.д.

Заявление составляется в одном экземпляре и, завизиро­ванное руководителем структурного подразделения, переда­ется в отдел кадров. На основании заявления и графика от пусков составляется приказ.

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 — «Приказ (рас­поряжение) о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, состав­ляется приказ по унифицированной форме № Т-ба — «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков, и особенно в учеб­ных заведениях.

Приказы об отпуске объявляются работнику под распис­ку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении

 

отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и пооизводится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 — «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Таким образом, оформление отпусков требует проведения следующих операций: составление графика очередных отпус­ков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске, их регистра­ция внесение данных об отпуске в форму № Т-2 (№ Т-2ГС).

Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют срок хранения 5 лет согласно ст. 6а «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Командирование

К кадровой документации относятся и документы о коман­дировании работников.

Первым документом является форма № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выпол­нении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Слу­жебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномочен­ным им лицом. Этот же документ — форма № Т-10а — содер­жит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокра­щает количество создаваемых документов.

После оформления задания готовится проект приказа о на­правлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работни­ков, используется форма № Т-9а.

Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в при­казе указывается цель, время и место командировки, а при необходимости — источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Пос­ле подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным доку­ментом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом от­метки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного дол­жностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформ­ляет секретарь.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. Форма журнала не унифицирована.

31. Увольнение              '

Днем увольнения работника является последний день его работы. Увольнение работника также отражается серией до­кументов и начинается с заявления или служебной записки.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ (распоряжение) о прекра­щении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а — нескольких работников.

В приказах об увольнении обязательно указываются при­чины ухода с работы со ссылкой на статью ТК. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомит­ся с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещает­ся в личное дело.

На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), тру­довой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 («Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником»).

Личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС) после вне­сения соответствующих записей переставляется в картотеку уволенных лиц. В трудовой книжке делается запись о прекра­щении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, после чего документ выдается на руки увольня­ющемуся. Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя орга­низации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть)

и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книж­ку в день увольнения. Увольняющийся расписывается в жур­нале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журна­ле фиксируются дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

Личное дело

Личное дело (досье) — совокупность документов, содер­жащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

В состав личного дела должны входить следующие доку­менты:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой договор;

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и другие документы, относящиеся к данному ра­ботнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме ра­ботника в организацию. Все документы, относящиеся к лич­ному делу, по мере поступления (в хронологическом поряд­ке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке ука­зываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника, дата поступления на работу. Личное дело ведется в одном экземп­ляре.

Каждый Документ личного дела заносится в опись отдель­но. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной — дата увольне­ния.

Работник, ответственный за ведение кадровой документа­ции, обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

• приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в лич­ное дело является:

• о служебном положении — приказ руководителя организа­ции о переводе;

• об образовании — документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

• об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по лич­ному составу, изданный на основании документов органов загса.

Внесение в документы личного дела изменений и допол­нений со слов сотрудника не допускается.