Структура, стандартные фразы и выражения

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие рек­визиты:

• дата;

• номер;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

•    заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные ча­сти реквизита «адресат» (получателя письма):

• фирма;

• структурное подразделение;

• должность;

. фамилия и инициалы;

• почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие состав­ление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, до­кументы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.04 по накладной № 238864 в исправном вагоне с нена­рушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была ус­тановлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерчес­кий акт от 26.01.04 № 247)...». Во второй части письма фор­мулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного про­сим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сум­му на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен рек­визит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте пись­ма. В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («направляем на

согласование», «просим рассмотреть»);

от первого лица единственного числа («прошу перечислить»,

«считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («банк не может со­гласиться», «компания не возражает»).

Сопроводительное письмо — часто составляемый доку­мент, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или допол­нить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей ча­сти (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафик­сировать перечень нескольких направляемых документов. На­чинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Пример:

Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управления». Отзыв про­сим прислать до 12 сентября 2001 г. Приложение: на 24 л. В 1 экз.

Письма-приглашения предлагают адресату принять уча­стие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут ад­ресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «про­сим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Пример:

17-18 июня 1997 г. Фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в се­минаре необходимо перечислить 100 долл. (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет... и под­твердить свое участие в семинаре по телефонам:

Президент                                                              М.Н. Каменнова

Информационное письмо — сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность орга­низаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Пример:

ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-92-61.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит под­робное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организа­ции-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на за-

Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо фак-Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем азывается фамилия, имя, отчество того, которому оно по­сылается.

Пример:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2003 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными парти­ями в январе, феврале и марте 2004 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получе­нии какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее со­ставленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разно­видность письма словами, образованными от глагола «под­тверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и предотвраща­ет отправку писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Пример:

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2002 истек 01.09.2003..

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий ис­полнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Инициативные письма — это письма, требующие отве­та. Большая част1ь таких писем выражает просьбу (предло­жение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика ко­торых не ограничена. Однако их характер предполагает вари­антность положительного или отрицательного решения постав­ленного вопроса.

 

Пример;

Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки и рас­ширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже за­дана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от пред­ложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть из­ложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Пример:

На № 07/64-25 от 28.02.2003

О качестве продукции

Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в Государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.

Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.

Коммерческие письма составляются от имени юридичес­кого лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению это может быть:

• запрос и ответ на него — покупатель обращается к продав­цу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную ин­формацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать ком­мерческое предложение. Такие запросы входят в группу кон­трактных документов и используются для подготовки и за­ключения сделок;

• оферта (предложение) и ответ на нее — письменное пред­ложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептан­ту), выражающее желание заключить с ним договор. Офер­та имеет определенный, указанный в ней срок действия;

• рекламация и ответ на нее — коммерческий документ, пред­ставляющий собой предъявление претензий к стороне, на­рушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора;

• кредитное письмо (L /С — Letter о f credit) —- используется при заключении контрактов с иностранными партнерами,

где продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.