Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...
Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Топ:
Оценка эффективности инструментов коммуникационной политики: Внешние коммуникации - обмен информацией между организацией и её внешней средой...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
История развития методов оптимизации: теорема Куна-Таккера, метод Лагранжа, роль выпуклости в оптимизации...
Интересное:
Аура как энергетическое поле: многослойную ауру человека можно представить себе подобным...
Наиболее распространенные виды рака: Раковая опухоль — это самостоятельное новообразование, которое может возникнуть и от повышенного давления...
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Дисциплины:
2019-09-17 | 199 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших — секретарем-референтом.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой «срочно» проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы •поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить подтверждением дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.
|
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.
Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистри-руемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации! Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
Распределение поступивших документов
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяют прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, т.е. фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме — секретарь-референт.
Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов,
К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, принципиальных вопросов или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.
|
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов — немедленно.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Регистрация документов
Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации, которая преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Существует несколько форм регистрации: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации — осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. Каждый документ получает свой регистрационный номер.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день
отправки.
Из входящего документа в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
• дата получения;
• регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
|
• регистрационный номер документа, присвоенный ему
учреждением-автором;
• автор (корреспондент), т.е. чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и
его исполнение);
• номер дела (куда документ помещен после исполнения). Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная,
карточная и автоматизированная электронная (на компьютере).
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.
Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК — регистрационно-конт-рольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут
(быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
В современных условиях ручная карточная система регис-рации быстро заменяется регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
• одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
• на основе базы данных организации создать информационно-справочную работу;
• организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
|
|
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Своеобразие русской архитектуры: Основной материал – дерево – быстрота постройки, но недолговечность и необходимость деления...
Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!