История развития пистолетов-пулеметов: Предпосылкой для возникновения пистолетов-пулеметов послужила давняя тенденция тяготения винтовок...
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Топ:
Проблема типологии научных революций: Глобальные научные революции и типы научной рациональности...
Процедура выполнения команд. Рабочий цикл процессора: Функционирование процессора в основном состоит из повторяющихся рабочих циклов, каждый из которых соответствует...
Комплексной системы оценки состояния охраны труда на производственном объекте (КСОТ-П): Цели и задачи Комплексной системы оценки состояния охраны труда и определению факторов рисков по охране труда...
Интересное:
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Искусственное повышение поверхности территории: Варианты искусственного повышения поверхности территории необходимо выбирать на основе анализа следующих характеристик защищаемой территории...
Как мы говорим и как мы слушаем: общение можно сравнить с огромным зонтиком, под которым скрыто все...
Дисциплины:
2019-09-17 | 197 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел — «Государственная система до-кументационного обеспечения управления», «Основные правила работы архивов организаций». Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы — как полученные извне, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы, и т.п.. Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний приемной комиссии за 2003 г.». В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например: «Переписка с фирмой «Софтоп» о поставке принтеров и расходных материалов». Если в деле переписка с несколькими схожими корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название. Например: «Переписка с молочноконсервными комбинатами о поставке и использовании тары». В том случае, когда переписка ведется с различными корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например: «Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете».
|
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например: «Годовые отчеты кафедр факультета по основной деятельности за I семестр»; «Месячные отчеты об отгрузке товаров» и т.д. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовые отчеты о работе цехов по форме Б-36»; «Ведомости №... по счетам...». В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа ставятся имя автора и дата. Например: «Приказы директора банка за 2002 г.»; «Протоколы Правления за 2002 г.».
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения:
Название раздела | ||||
Дело | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части)и № статьи по Перечню | Примечания |
01-03 01-04 01-05 | Устав фирмы Положения о структурных подразделениях Штатное расписание | Пост. ст. 37 Пост. ст. 38 Пост. ст. 52 |
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, в не предусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
|
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.
Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.
52. Формирование и оформление дел Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным
правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляют служба делопроизводства, ведомственный архив и соответствующий государственный архив.
|
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например, Атлантиксторм, РГГУ и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.
Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например,
Дело № 02-24, где 02 — индекс структурного подразделения, а 24 — порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления других документов заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления, т.е. перед подшивкой еще раз надо удостовериться в наличии подписей, отметок, дат, индекса и т.п.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.
На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.
|
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
• в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело формируются документы одного года;
в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической (02.01.03, 01.01.03 и т.д.) последовательности.
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 г. будет составлен в 1997 г., но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 г., а помещается в дело 1998 г. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
|
Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
В последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.
Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы архивов организаций» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №
I
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано, когда, кому и на какой срок выдан документ. Документ выдается под расписку. Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Дело может быть выдано сотруднику структурного подразделения на срок не более одного месяца.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации на основании письменных запросов. •
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
|
|
Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьшения длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...
Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...
Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!