Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим пра­вилам, так как существуют международные стандарты на ос­новные коммерческие документы. Деловое письмо междуна­родного образца имеет четкую структуру, определенный на­бор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (25,4 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «фрахт судов», «организация туров», «продажа не­движимости», «научные разработки» и т.д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграф­ный адреса, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть циф­ровой, буквенной или буквенно-цифровой, например:

Refer епсе: 101;

Ref- М S;

Ref: М S/101;

Rtf:MS /АР/101,

где Refегепсе (Ref) — ссылка; MS — инициалы автора, АР — инициалы секретаря или исполнителя; 101 — порядко­вый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указыва­ется исходящий номер инициативного письма, например: уои r Reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым спосо­бом (без добавления «th» к числу), например: 17 Аи gust 2003. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

• имени и фамилии получателя;

• наименования компании;

• номера дома, улицы;

• города, почтового округа (индекса);

• страны.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear..». В зависимо­сти от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir /Ма d ат — если имя получателя неизвестно;

Dear Mr... — господину, имя которого известно;

Dear Mrs... — замужней женщине;

Dear Miss... — незамужней женщине;

Dear Ms.. — замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступи­тельного обращения: ЯЕ — сокращение слова «regarding» (от­носительно); In re — сокращение сочетания «In regard to» (ка­сательно); Subject (предмет, тема, вопрос). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Например:

RЕ: Выставка «Информтехника-03»

или

Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок — необязательный реквизит, его указание яв­ляется скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречает­ся главным образом в официальной переписке по юридичес­ким вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы лево­го поля (современный вариант), так и с отступом начала каж­дого абзаца — с красной строки (классический вариант). Аб­зацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержа­ния письма. Кроме того, основные предложения письма мо­гут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.п. Текс письма обычно не превышает одной страницы. Через два меж­строчных интервала после текста письма указывается «за­ключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она долж-

на соответствовать по форме приветствию и положению (зва­нию) получателя письма.

Если письмо начинается словами «Dear Sir /Ма d ат Dear Mr.. Dear Mrs. Dear Miss. Dear Ms....», то заканчивается выражением «Sincerely yours » (искренне) Если в приветствии слова «Dear Sir /Ма d ат Dear Mr.. Dear Mrs. Dear Miss. Dear Ms....», то жончание «Уои rs faithfully» (преданный Вам). Первое сочета­ние используется в деловой переписке гораздо чаще, особен­но в официальных письмах. В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: «Уоurs truly > (искренне Ваш), «Веst wishes » (наилучшие пожелания).

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи ав­тора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее рас­шифровка: имя и фамилия, на следующей строке — должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure(приложение): О rder № 34

или сокращением

Еп d. С ontract № 11/ЗИ5.

При направлении копий письма («са rd оп сору» или «cc») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).

Справка

Справка — это документ, содержащий описание и подтвер­ждение фактов, событий. В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалифи­кации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором да­ются сведения. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: налоговая инспекция; школа № 21.

На справке должны обязательно стоять дата ее подписа­ния, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет вы­дачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экзем­пляре.

Одним из вариантов является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по произ­водственной тематике, например: о динамике роста себес­тоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназ­наченные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (со­ставитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такой документ должен иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание и указывающий дату или период времени, к ко­торому относятся сведения, изложенные в справке.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело. При наличии в справке сведе­ний финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Телеграмма

Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чер­тежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (фак­симильные сообщения) или электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адреса­том. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. в Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Сроч­ная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а про­стая — до 6 часов.

В телеграмме даются точный адрес (перед ним обязатель­но проставление номера (индекса) отделения связи, обслужи­вающего адресата), наименование учреждения, если известно — наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В те­леграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при состав­лении телеграммы следует придавать выбору слов, более точ­но передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграф­ным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буками: точка — тчк; запятая — зпт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.

Ответная телеграмма начинается с указания номера (ин­декса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не сле­дует начинать и заканчивать цифрами. После текста указы­ваются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в теле­грамме оформляется отдельной строкой.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Состав­ляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам те­лефонной связи и записываемых получателем. Телефонограм­ма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требу­ет документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на сове­щание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и слож­ные обороты.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гаранти­руется реквизитами: исходящий регистрационный номер от­правляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, от­чество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Пример телефонограммы: