Отметка о наличии приложения

Отдельные служебные документы имеют приложения — информацию, направляемую с сопроводительным письмом, поясняющим причину отправки. К нормативным или распоря­дительным документам в качестве приложения даются уста­новленные формы, которые или утверждены, или вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные расписа­ния и т.д. Как приложения могут посылаться документы, до-

полняющие или поясняющие основной, например таблицы, справки и т.д.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества лис­тов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Сами приложения в правом верхнем углу имеют отметку с указанием, к какому документу они относятся. Отметка про­ставляется на первом листе, включает вид распорядительно­го документа, его дату и регистрационный номер. Допускает­ся выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование докумен­та, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета

21.06.2000 № 38

ТЕМА 3.  ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит документа

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления слу­жебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов», в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа.

Реквизит документа — согласно ГОСТ 351141-98 на тер­мины и определения «обязательный элемент оформления официального документа». Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из раз­ного набора реквизитов. Число реквизитов определяется це­лями создания, назначением, требованиями к содержанию и форме каждого документа, способом документирования. По­мимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние, формат бумаги, способ изготовления и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число рек­визитов. Отсутствие или неправильное указание любого из них делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и госу­дарственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для пас­порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рожде­нии и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в. альбома!!!; унифицированных форм первичной учетной документации», а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содер­жать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой состав­лен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формуляр-образец

Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр — формуляр, характерный для кон­кретного вида документов, например приказа, акта. Он харак­теризуется определенным количеством реквизитов, располо­женных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, ука­зание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются рек­визиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных докумен­тов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требова­ния к оформлению документов». Он распространяется на орга­низационно-распорядительные документы: «постановления,

распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.п., включенные в Общероссийский классификатор управ­ленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности рекви­зиты, присущие всем видам организационно-распорядитель­ных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведе­но определенное место на листе бумаги. При этом для рек­визита с постоянной информацией рассчитывается необходи­мая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида до­кумента, этапов его подготовки и работы с ним.

Бланк документа

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе доку­мента.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов до­кументов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители мо­гут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизи­тов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, справочные данные об организации — авторе доку­мента, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, место для наименования вида документа (или вид документа), дата документа, регистрационный номер докумен­та, место составления или издания документа.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Го­сударственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Рос­сийской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Го­сударственном гербе Российской Федерации». Государствен­ный герб Российской Федерации воспроизводится на доку­ментах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственно-

го образца, выдаваемых федеральными органами государ­ственной власти.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угло­вом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации явля­ются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Унич­тожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

На бланке помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Поло­жением об организации). Эмблема — символическое графи­ческое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (тор­говая марка фирмы). Может состоять из графически оформ­ленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, от­ражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены. Не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федераций.

Наименование и справочные данные автора докумен­та. В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должност­ное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должно­стное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указы­вается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систе­му которой входит данная организация. Вышестоящая инстан­ция указывается лишь в бланках тех предприятий или орга­низаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в блан­ке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов,"телексов, факсов, адрес электронной почты и страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патен­тах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответ­ствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почто­вый адрес указывается в следующей последовательности: сна­чала номер дома, наименование улицы (площади), затем на­звание города, штата или округа, почтовый индекс, в конце — название страны.

Дата и регистрационный номер документа. Дата — обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фик­сируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата под­писания. Для отправляемых документов дата в бланке одно­временно является датой подписания и отправки. Дата про­токола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утвер­ждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа счи­тается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является со­ставной частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о по­ступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2002). Оформ­ленная таким образом дата является кодом для ав­томатизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая 2002 года; применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, опреде­ляющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обрат­ная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2002.03.08).

При подготовке документа к подписанию заранее печата­ют месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, простав­ляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних докумен­тов обычно проводят децентрализовано по группам докумен­тов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регис­трационный номер документа» является его порядковый но­мер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номе­ру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный состав) (например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).

Регистрационный номер входящих и исходящих докумен­тов кроме порядкового номера чаще всего дополняется услов­ным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения до­кумента и номера дела, по номенклатуре, куда подшит до­кумент (или его копия).

При регистрации обращений граждан порядковый регист­рационный номер дополняется первой буквой фамилии (на­пример: В-17, Д-124).

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева напра­во (например: № 463/162/298).

Ссылка на регистрационный номер и дату докумен­та, место его составления или издания включает инфор­мацию о документе, на который дается ответ (пример: на № от). Этот реквизит может размещаться на бланке и за­полняться при составлении письма-ответа.

 

В общем бланке вместо номера и даты входящего доку­мента указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название орга­низации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пункта­ми проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

Порядок адресования

Адресование, т.е. указание получателя информации, про­изводится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Адресатом может быть организация, структурное подраз­деление, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из сле­дующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именитель­ном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: Г.И. Иванову);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается длиной текстового поля спра­ва. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. До­пускается центрировать каждую строку адресата по отноше­нию к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рас­сылку и на каждом документе указывается только один кон­кретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвер­тым адресатом не проставляется.