Архивного фонда Российской Федерации при ликвидации организации

Конкурсное производство завершается ликвидацией предприятия и исключением его из государственного реестра. Процедура ликвидации предполагает в качестве одного из шагов передачу требующих хранения документов в Архив. В Москве 76 архивов. Среди них различаются:

• Центральный муниципальный архив г. Москвы – он аккуму­лирует информацию о муниципальных предприятиях и частных ТОО, ООО, АО, не имеющих четкой отраслевой принадлежности.

• Государственный архив РФ – собирает данные о предприятиях федеральной собственности.

• Отраслевые и функциональные архивы.

Нужно помнить, что деятельность архивных работников лицензиру­ется, поэтому в отдельных случаях Вы можете столкнуться с необходи­мостью оплатить услуги архивариуса.

На архивное хранение передаются прошедшие финансовую реви­зию документы, сроки хранения которых не истекли. При наличии в ор­ганизации документов с истекшим сроком хранения на них составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, утверждаемый руко­водителем организации. Документы должны передаваться на архивное хранение в упорядоченном состоянии. Подготовка и сдача документов на архивное хранение осуществляется за счет средств организации. При подготовке к сдаче документов их необходимо разделить на две группы.

К первой группе относятся документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет. Это обусловлено тем, что по ним находятся справки социально-правового характера, необходимые в целях оказания социальной помощи государством гражданам (пенсионный фонд). При большом объеме документов (если в организации работало большое ко­личество сотрудников) их необходимо систематизировать по годам соз­дания, а внутри – по видам документов.

В этом случае приказы, протоколы подбираются по номерам и датам, а личные карточки и лицевые счета – по алфавиту фамилий в пределах года.

При сравнительно небольшом количестве документов они могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких кален­дарных дат. Например, лицевые счета по заработной плате за 1991–1993 гг. – от “А” до “Я”. При небольшом количестве работавших можно все документы по личному составу объединить в одно дело.

Все документы по личному составу переплетаются или подшива­ются в обложку твердого картона. Листы дел нумеруются простым мяг­ким карандашом в правом верхнем углу. В конце дела вклеивается лист с заверительной записью: «В данном деле подшито и пронумеровано ___ листов (цифрами и прописью)». Указывается фамилия, должность и подпись лица, проводившего нумерацию дела. На обложке вверху ука­зывается название организации, документы которой находятся в деле. В центральной части обложки указывается название дела из «Примерного перечня документов» (табл. 1) или по фактическому содержанию доку­ментов дела. Внизу указывается срок хранения и количество листов.

В левом нижнем углу обложки указывается:

Оп. № – / – номер описи

Д. № – / –номер дела.

Вторая группа – документы временного хранения, сдаваемых в ар­хив, обрабатывается более упрощенно Документы временного хранения прошивать не обязательно. Их опись приведена в табл. 3. Документы мож­но оставлять в металлических скоросшивателях и папках. Нумерация дела и оформление обложки, как указано выше. Дела сдаются перевязанными шпагатом, к ним прикрепляется бирка из картона, где указывается название организации, номер описи, номер дела.

По остальным документам, с истекшим сроком хранения, составля­ется АКТ о выделении к уничтожению, утверждаемый руководителем предприятия. Данный акт приобщается к архивным материалам.

В случаях ликвидации научных организаций возникают сложно­сти с материалами, имеющими научно-историческое значение. В настоя­щее время не существует методик по отнесению к этой категории тех или иных документов. В ряде случаев для принятия решения об их хранении в ликвидируемой НТО целесообразно создавать специальную комиссию с привлечением квалифицированных экспертов. В целом к культурно-историческим ценностям в НТО могут быть отнесены оригинальные моде­ли или установки, рукописи известных ученых, редкие издания, награды, раритетные публикации. Эти материалы кроме архивных фондов могут передаваться в соответствующие музеи или библиотеки. Естественно, что в НТО найдется немало разработок, представляющих научную ценность и не оформленных в соответствии с патентным законодательством. Трудо­вой коллектив должен в достаточной степени разбираться в научной цен­ности таких работ, и специалисты НТО способны самостоятельно выде­лить документы, представляющие ценность в области ее специализации.

Необходимо знать, что передача этих материалов для хранения в ар­хив может осложнить их наиболее полное дальнейшее использование. Более верной представляется их передача научным организациям, рабо­тающим по сходной тематике.

Примерный перечень документов, поступающих на хранение от ликвидированных предприятий