Организация работы с документами в структурных подразделениях

Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, иных должностных лиц.

Структурные подразделения (ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений) получают из подразделения документационного обеспечения (от ответственного за ведение делопроизводства) документы на бумажном носителе и электронные сообщения (электронные документы, электронные образы документов) в возможно короткий срок (как правило, в день их рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Оповещение о поступлении электронных сообщений (электронных документов, электронных образов документов) формируется системой электронного документооборота на уровне структурного подразделения.

Документы, полученные из подразделения документационного обеспечения (от ответственного за ведение делопроизводства), в структурном подразделении повторно не регистрируются.

Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется в РКФ в системе электронного документооборота ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, который несет ответственность за своевременность и полноту заполнения полей РКФ.

При необходимости на документы распечатываются РКК, которые используются для формирования справочных картотек структурного подразделения.

Начальники структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным и своевременным исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).

После рассмотрения документов начальником структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения переносит указания по исполнению документов в соответствующие РКФ и передает документы исполнителям:

документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий рабочий день;

срочные документы - незамедлительно.

Если указаниями по исполнению документа определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения с соответствующей отметкой в РКФ.

Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное первым в поручении (указании по исполнению документа). Все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

За полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, ответственный исполнитель и соисполнители несут персональную ответственность.

Документы, поступившие в структурное подразделение для сведения (ознакомления) или учета в работе и подлежащие возврату в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства), оперативно возвращаются с визой начальника структурного подразделения.

Если по содержанию документа будет установлено, что он адресован в данное структурное подразделение не по принадлежности, то ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения вносит в РКФ решение начальника структурного подразделения о его возврате для переадресования и в возможно короткий срок возвращает документ в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).

Переадресование документов с поручением начальника (заместителя начальника) таможенного органа осуществляется в возможно короткий срок подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) только с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа, давшего поручение по его исполнению.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений в установленные сроки, его оформление, согласование, доработку по замечаниям, полученным в ходе согласования; представление на подпись (утверждение) начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или начальнику (заместителю начальника) структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами таможенного органа (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

Проекты документов таможенного органа готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на копирование (тиражирование).

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

На исполненном документе исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с подпунктом 4.3.22 Типовой инструкции.

Исполненный документ передается ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в указании по исполнению документа должностных лиц ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения делает отметку в РКФ и возвращает документ в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) в случае, если он формируется в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства).

На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКФ входящего документа системы электронного документооборота на уровне структурного подразделения - головного исполнителя документа.

 Контроль за правильным формированием дел в структурном подразделении осуществляет ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения.

Контрольные вопросы:

1.Сущность контроля исполнения документов?                                             2.Сроки исполнения документов?                                                                     3. Организация работы с документами в структурных подразделениях.