Схема 1.2..2. Общая структура документационного обеспечения управления

 

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

- по назначению (одноцелевая, связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем);

- по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

- по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

- по полноте информация может быть частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);

- по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Существующие на сегодняшний день определения информации применительно к человеческому обществу выражаются в виде:

• сведений, запечатленных в организмах результатах отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;

• сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации.

Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определений является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных классов информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.

Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слышим, помним, знаем, переживаем, – это различные формы информации. Совокупность сведений становится знанием лишь после интерпретации их субъектом и включения их в свою информационную модель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально-экономического развития общества.

Под информационными ресурсами в широком смысле понимается вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей.

 В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапливается со временем, сравнительно легко и просто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния.

 В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и конкретного индивидуума.

Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами.

  Под информационной системой понимается совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Таким образом, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения.

Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения их интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне оставшейся части информации.

Интересы, возникающие в социуме и связанные с информацией, подразделяются на три основные группы:

1. Интересы человека – обусловливаются необходимостью адаптации к условиям существования в природной и социальной среде и заключаются в обладании требуемой для этого информацией, обмене информацией с одними людьми и сохранении в неизвестности для других людей части имеющейся информации. Последнее обстоятельство обеспечивает определенную степень независимости человека от других лиц, повышает комфортность его существования;

2. Интересы общества – обусловливаются необходимостью поддержания общественной стабильности, обеспечения лучших условий жизни своих членов (граждан) и безопасности социального развития. Они заключаются в обладании институциональными социальными образованиями требуемой информацией, обмене информацией между членами социальных образований, сохранении в неизвестности для других лиц части информации, которой обладают члены данного социального образования. Это повышает устойчивость функционирования данного социального образования в условиях существования часто встречающегося конфликта его интересов с интересами других социальных образований;

3. Интересы государства – обусловливаются необходимостью эффективного выполнения функций по управлению делами общества, обеспечению безопасности его существования и развития. Эти интересы заключаются в обладании государственными органами определенной информацией, передаче части этой информации гражданам, социальным образованиям и сохранении в тайне для неуполномоченных лиц информации, разглашение которой может нанести вред выполнению функций государства.

Информация как объект правовых отношений в социуме классифицируется следующим образом:

1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:

•на свободно распространяемую;

•предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

•подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;

•запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.

Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.

Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юридических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.

Существующее определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа).

Это определение недостаточно полно и адекватно существующим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения.

При разговоре по телефону сообщением является непрерывное изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения.

Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физических символов (алфавита), образующих некоторую упорядоченную совокупность.

Передача сообщений (следовательно, и информации) на расстояние осуществляется с помощью какого-либо материального носителя (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического процесса (звуковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический процесс, отображающий (несущий) передаваемое сообщение, называется сигналом.

Следовательно, в настоящее время существуют два принципиально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс – и соответственно два направления защиты: традиционная защита носителя сообщения (документа) и новое направление – защита информационных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов).

Главной характеристикой предмета в качестве носителя сообщения (документа) является неизменность его параметров в течение длительного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т. е. хранения сообщения (документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно существует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информации в пространстве.

Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее определение этого понятия.

Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Следовательно, в процессе изготовления электронного сообщения (документа) участвуют следующие объекты:

- компьютеры;

- данные (другие ЭС);

- сетевые (телекоммуникационные) средства;

- информационные технологии.

Коренным отличием новых (цифровых, электронных) информационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) отсутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю.

В первом приближении переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим далеко не полным перечнем:

1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообщении, определяющая область их применения:

- научно-техническая информация;

- экономическая информация;

- управленческая информация;

- технологическая информация;

- производственная информация;

- юридическая информация;

- справочная информация;

- социальная информация;

- медицинская информация;

- прочая информация (в том числе художественная, религиозная, музыка, искусство, литература).

2. Содержание сообщения – различные сведения, отражаемые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность.

3. Пространственно-временные характеристики сообщения – сведения о его местонахождении в определенный момент времени.

4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений:

• алфавит преобразования сведений в сообщения: буквы, цифры; символы иероглифических систем письменности;

• знаки – математические и химические, почтовые, картографические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, астрономические, правил уличного движения, прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и т. п.);

• преобразования: информации (сведений и сообщений) – кодирование-декодирование, транслитерация, ранскрибирование;

- носителей;

- технических средств;

- алгоритмов, программ, правил.

5. Устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку:

- средства ручной обработки;

- оргтехника;

- кинофототехника;

- электронно-вычислительная техника;

- средства и каналы связи.

6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации:

- тексты;

- графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеоматериалы и т. п.);

- представление пространственных данных;

- аудиоинформация;

- аудиовизуальная информация;

- цифровая и аналоговая информация, записываемая различной реги­ст­риру­ющей аппаратурой;

- перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях).

7. Носитель информации:

•бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта;

•магнитные и магнитооптические носители – магнитная лента, магнитные диски, СД ROM, оперативная память;

•микрофильмовые носители и кинофотоматериалы – микрофильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы;

•устройства отображения – табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы;

•сигналы – переносчики сообщений, передаваемых по линиям связи.

 

Управление документацией

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.

Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.

Можно выделить несколько уровней управления документацией.

В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является последнее Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.

Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 №1290. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».

Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.

На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.

На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п.

 В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.

В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «0 государственной тайне» и др.;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.

Примером может служить утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)». Согласно этой программе, органы государственной власти и многие органы местного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. Программой предусматривается также перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления (в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте). Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией.

Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде, наподобие утвержденных распоряжением мэра г. Москвы от 20.07.2001г. № 715-РМ «Концепции движения Москвы к информационному обществу» и постановлением Правительства г. Москвы от 06.08.2002 № 609- ПП Городской целевой программы «Электронная Москва».

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией – ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.

На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» – стандарт, идентичный международному ИСО 15489-2001.

1.2..4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Поиск документов. Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.

Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д.

По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.

Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.

 Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.

ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).

В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному, либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.

В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, – по автору, адресату, содержанию и т.д.

В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:

- по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);

- по полному тексту документа (на основе формализции текста, перевода его в машиночитаемую форму);

- по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).

Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.

В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют:

- на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках).

- фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой-либо предметной области);

- документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).

Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:

- составление поискового запроса;

- анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;

- выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);

- выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).

В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои особенности.

К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться необходимые документы.

На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужного документа в рамках первичного комплекса, т.е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа.

В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов поиск документов в информационной среде, т.е. в неограниченной совокупности информационных ресурсов, имеет свои особенности.

В частности, в Internet он осуществляется с помощью поисковых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубрикаторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников. Наиболее популярными поисковыми системами в Рунете являются Яндекс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется Google.

Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым словам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжированный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах.

Скорость поиска и полнота найденной документированной информации, с использованием как традиционных, так и автоматизированных технологий, зависят от качества и уровня имеющихся классификационных схем документов.

Разработка оптимальных вариантов поиска документов осуществляется в рамках отдельных специальных документоведческих дисциплин, в частности, таких научно - практических направлений, как архивная эвристика, библиографическая эвристика. Большое внимание вопросам оптимизации поиска документированной информации уделяется в информатике.

Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построе­на рациональная поисковая система.

Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).

Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения.

 Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-21З и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизированной, так и традиционной поисковых системах.

В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

- название документа - классификатор названий документов;

- автор (корреспондент) - классификатор корреспондентов;

- заголовок документов или его краткое содержание - классификатор вопросов деятельности организации;

- резолюция - классификатор резолюций;

- исполнитель - классификатор структурных подразделений и (или) конкретных исполнителей;

- отметка об исполнении - классификатор результатов исполнения документов (причин неисполнения);

- адрес хранения - номенклатура дел.

Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в ОКУД, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с ко