Копирование (тиражирование) документов

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы, проводимые в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляются на основании:

заказа на копирование (тиражирование), оформленного на бланке установленной формы (приложение № 11), подписанного начальником (заместителем начальника) таможенного органа либо начальником (заместителем начальника) структурного подразделения и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства);

журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов на копировально-множительные работы (приложение № 12).

Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) осуществляют исполнители документов, за исключением приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций таможенного органа.

Документы, поступающие в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для копирования (тиражирования), должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок) и подписаны. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для копирования (тиражирования), а также подписи и пометки должны выполняться разборчивым почерком, чернилами черного (синего) цвета или пастой черного (синего) цвета.

За содержание и тираж документов, передаваемых на копирование (тиражирование), ответственность несут исполнитель и начальник (заместитель начальника) структурного подразделения.

Копирование документов (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), хранящихся в структурных подразделениях, осуществляется на копировальных аппаратах структурных подразделений. Учет размноженных копий документов осуществляется в журнале произвольной формы.

Ответственность за организацию и проведение работ по копированию документов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Копирование (тиражирование) и выдача дополнительных экземпляров документов таможенного органа, хранящихся в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляется:

структурным подразделениям - на основании служебных записок структурных подразделений на имя начальника подразделения документационного обеспечения (в случае отсутствия подразделения документационного обеспечения в структуре таможенного органа - на имя начальника таможенного органа);

таможенным органам, другим организациям - на основании писем (запросов) на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

Порядок копирования (тиражирования) и направления дополнительных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" определен специальной инструкцией.

Контрольные вопросы:

1. Бланки документов- требования?                                                                                       

2. Состав реквизитов документов?   

3. Правила оформления реквизитов документов.                                           4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств?                                                                                                               5. Копирование (тиражирование) документов.

Глава 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности таможенного органа.

Распоряжения издаются, как правило, в целях оперативного регулирования отдельных вопросов таможенного дела либо по организационным вопросам.

В отдельных случаях таможенные органы издают правовые акты совместно с другими организациями.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений), их своевременное согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись начальнику таможенного органа возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику таможенного органа через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), которое несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений) и наличие виз согласно листу согласования.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Визирование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.

Допускается оформлять проекты распоряжений таможенного поста по созданию временных зон таможенного контроля без согласования с начальниками подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и правовой службы.

Подписание проектов приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.15 Типовой инструкции.

Подписанные приказы (распоряжения) поступают в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации и рассылки.

Приказы и распоряжения регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года и вида документов. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

При регистрации приказов по основной деятельности буквенный индекс к номеру не добавляется.

При регистрации распоряжений к номеру добавляется буквенный индекс "р".

При регистрации приказов по личному составу в зависимости от содержания к номеру добавляются буквенные индексы "К", "А", "КМ", "П".

Копии приказов (распоряжений) направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения - исполнителя документа.

При небольшом тираже (до 10-ти адресатов) приказов и распоряжений указатель рассылки располагается на листе согласования после всех виз.

В отдельных случаях копии приказов (распоряжений) при направлении адресатам (сторонним организациям) заверяются в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.18 Типовой инструкции.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения № 3, № 4, № 5) шрифтом размером № 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (эмблема таможни - для распоряжений таможенного поста (в составе таможни);

наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;

наименование таможенного органа;

вид документа - приказ (распоряжение);

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст приказа (распоряжения);

подпись должностного лица;

визы;

отметка об исполнителе.

Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом; регистрационный номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа (распоряжения).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например: