Раздел 1.Документоведение, документ и система документов

 

 

Глава 1.1. ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Понятия «документ», «информация»

Подготовка по направлению «Документоведение и архивоведение» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация — документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед — т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.

Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также порядок работы с ним изучаются в цикле общепрофессиональных дисциплин, а «Введение в документоведение и архивоведение» открывает профессиональную подготовку бакалавра-документоведа.

В рамках данного материала остановимся лишь на значении документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого углубленного изучения. Понятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе «Документоведение». И хотя определения будут отличаться в зависимости от акцента на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Понятие информация не менее сложно, чем документ и в его определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В нем информация определяется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Естественная потребность человека — сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал.

Информация побуждает человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д.

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж — это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.

XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX в. появляется понятие информационные ресурсы. Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

 

Способы документирования

Способы фиксации информации, т.е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины и определения как запись информации на различных носителях по установленным правилам) в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы должны знать все и поэтому в древности они высекались на камне.

Например, в XVIII в. до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем появляется бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации — фото-, фоно-, кинодокументы, в ХХ в. появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

Изучению способов документирования и материалов для фиксации информации от рукописного текста до электронного документа, включая фото-, фоно-, кино- и техническое документирование, посвящены специальные разделы курса «Документоведение». Особенно эти знания нужны при применении новейших информационных технологий.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документоведение».

При появлении управляющих и управляемых структур возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Конечно, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано. Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты, и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например, дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. Устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Но управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование — посредством подготовки различных планов, учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми

 формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то

же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства

реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование

во многих случаях является обязательным, предписывается законом и

актами государственного управления.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях

и о защите информации» в ст. 11 указывает: «В федеральных органах

исполнительной власти документирование информации осуществляется в

порядке, устанавливаемом Правительством РФ». Этот порядок закреплен в

утвержденных 15.06.2009 постановлением Правительства РФ № 477

«Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,

указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем «сплошного,

непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций»,

специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных

документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции,

проводимые организацией, должны оформляться оправдательными

документами. Эти документы служат первичными учетными документами,

на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, документ является одним из средств укрепления

законности и контроля.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая

сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной

в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Определенные документы, например, законодательно-правовые акты

представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские,

нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально

обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя

правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие

документы наделяются юридической функцией в случае использования их

как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате,

арбитраже и др. Но для того, чтобы документ выполнил функцию

доказательства он должен быть оформлен надлежащим образом.