Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

Для обеспечения сохранности документов в архиве таможенного органа должен осуществляться комплекс мер п о:

- организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения архивохранилищ; средства хранения документов, охраны и безопасности хранения, климатического контроля и т.п.);

- созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив таможенного органа, их хранении и передаче документов на постоянное хранение.

Архив таможенного органа должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов таможенных органов должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.                                            При отсутствии специального помещения для архива таможенного органа выделяется приспособленное помещение в административном здании таможенного органа. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.                                                                                                                  Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива таможенного органа относятся:

- архивохранилища для хранения документов;

- помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

- рабочие комнаты должностных лиц (работников) архива таможенного органа.

Допускается многофункциональность отдельных помещений.

Примечание: приложения, пункты и подпункты, указанные в тексте, смотреть -  приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации".

Контрольные вопросы:

1.Организация проведения экспертизы ценности документов.                       2. Порядок проведения экспертизы ценности документов.                                                       3.Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей.                                                                                                              4. Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа.

Заключение

Повседневная жизнь сталкивает каждого из нас с документами. В первую очередь, конечно, работают с документами специалисты управленческого звена и руководители и работники таможенной службы, как руководители и специалисты.

Настоящей революцией в сфере управления можно считать последнюю четверть ХХ в. — внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления резко возросли.

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI в. назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX в. появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документ — это движитель рабочего процесса, особенно процесса сложного, где действует ряд подразделений (отделов) и десятки работников.

Полагаем, что тезис «Делопроизводство — один из инструментов управления» нашел подтверждение в представленных материалах и дает широкий простор для Вашей деятельности.

Успеха Вам. Авторы

 

Источники и литература

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и др.;

Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «O техническом регулировании».

Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «O системе государственной службы Российской Федерации».

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477                                  «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Правила).

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (приложение: Положение).

 

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива №76 -2009 г.).

ГОСТ 51148-98.

ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации".

В.П. ЕГОРОВ, В.Н.СЛИНЬКОВ. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. Учебное пособие. МИИТ, 2010 г.

 

Контрольные вопросы к зачёту

1. Понятия «документ», «информация»                                                        

2. Способы документирования                                                                   3.Система документации и управление

4. Основные виды документной деятельности                                                5. Информация в управленческой деятельности                                                     6. Управление документацией                                                                           7. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения                                                                                                                     

8. Основные понятия Типовой инструкции по делопроизводству таможенных органов.                                                                                            

9. Документация таможенных органов

10.Требования к оформлению документов таможенных органов:  Бланки документов. Состав реквизитов документов.                                                                        11. Правила оформления реквизитов документов                                            12.Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.                                                                                                                13. Копирование (тиражирование) документов                                                  14.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:                                                                                                             Приказ, распоряжение, Положение, правила, инструкция.

15. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов: Подготовка и оформление совместных документов, Протокол, Служебные письма.                                                                                                                              16. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов: Акт, Доверенность, Записки (докладные, служебные, объяснительные).                                   17. Особенности оформления телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.                                                                                                          18. Организация документооборота                                                                 19. Организация доставки документов                                                                20. Организация обработки и передачи поступающих документов             . 21. Регистрация отправляемых документов                                                     22. Отправка документов                                                                                     23. Прохождение и регистрация внутренних документов                              24. Особенности исполнения документов                                                        25.Автоматизированная обработка документов                                             26.Регистрация  электронных документов                                                                              27. Особенности работы с электронными документами                                28. Сущность контроля исполнения документов.                                             29. Сроки исполнения документов.                                                                    30. Организация работы с документами в структурных подразделениях.                     31. Разработка и ведение номенклатуры дел.                                                                32. Формирование и оформление дел.                                                                              33. Организация оперативного хранения документов.                                                      34.Организация проведения экспертизы ценности документов.                  35. Порядок проведения экспертизы ценности документов.                                                       36.Оформление результатов экспертизы ценности документов.                                   37. Составление и оформление описей.                                                                      38. Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа.

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

СОГЛАСОВАНО:	УТВЕРЖДАЮ:
Зав. кафедрой «Таможенное право и организация таможенного дела»	Президент Юридического института
___________Коровяковский Д.Г. (подпись, Ф.И.О.)	______________________ Духно Н.А. (подпись, Ф.И.О.)
«_____»______________ 2014 г.	«_____»______________ 2014 г.

 

Кафедра

Документоведение и документационное обеспечение управления

(название кафедры)

 

Автор:

Карпычева Е.В., кандидат исторических наук

(ф.и.о., ученая степень, ученое звание)

 

 

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ