Раздел 1,2.Документоведение, документ, информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления. Делопроизводство в таможенных органах Российской Федерации

ББК 63.2 Е-30

В.П.Егоров, А.В.Слиньков

Основы документооборота в таможенных органах. Учебное пособие. Юридический ин-т МИИТа. –М.: 2015 г.- с.

 

В учебном пособии показано современное состояние документоведения и документационного обеспечения управления. Раскрываются их значение и место в обществе. Особое внимание уделено содержанию документов и использованию электронных документов в системе управления таможенных органов. Структура пособия отражает последовательность этапов работы с документами, соблюдение персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений. К настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Оглавление

Введение

Раздел 1,2.Документоведение, документ, информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления. Делопроизводство в таможенных органах Российской Федерации

1. ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ              1.1.1. Понятия «документ», «информация»                                                                 1.1.2. Способы документирования                                                                                    1.1.3. Система документации и управление                                                                    2. Информационно-документационное обеспечение                                      работы аппарата управления                                                                                                    1.2. 1. Основные виды документной деятельности                                                       1.2.2. Информация в управленческой деятельности                                                            1.2.3. Управление документацией                                                                                      1.2.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения                                                                                                                               1.2.5. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации                                                                                                                                1.2.6. Унифицированные системы документации                                                             Раздел 2. Делопроизводство и работа архива в таможенных органах Российской Федерации                                                                                                   Глава 2.3. Организация делопроизводства в таможенных органах Российской Федерации                                                                                                       2.3.1.Общие положения                                                                                                    2.3.2. Основные понятия                                                                                                    2.3.3.Документация таможенных органов

Глава 2.4.Требования к оформлению документов таможенных органов             2.4.1. Бланки документов                                                                                                   2.4.2. Состав реквизитов документов                                                                              2.4.3. Правила оформления реквизитов документов                                                       2.4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств                                                                                                                               2.4.5. Копирование (тиражирование) документов

 

Глава 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов                                                                                                                         2.5.1. Приказ, распоряжение                                                                                              2.5.2. Положение, правила, инструкция                                                                          2.5.3. Подготовка и оформление совместных документов                                             2.5.4. Протокол                                                                                                                 2.5.5. Служебные письма                                                                                                   2.5.6. Акт                                                                                                                             2.5.7. Доверенность                                                                                                           2.5.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные)                                               2.5.9. Особенности оформления телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм                                                                                                                    Глава 2.6. Организация документооборота и исполнения документов              2. 6.1. Организация документооборота                                                                              2.6.2. Организация доставки документов                                                                        2.6.3. Организация обработки и передачи поступающих документов                        2.6.4. Регистрация отправляемых документов                                                               2.6.5. Отправка документов                                                                                               2.6.6. Прохождение и регистрация внутренних документов                                        2.6.7. Особенности исполнения документов                                                                   2.6.8. Учет количества документов

Глава 2.7. Система электронного документооборота                                              2.7.1. Система электронного документооборота                                                            2.7.2. Автоматизированная обработка документов.                                               2.7.3. Регистрация документов.                                                                                2.7.4. Особенности работы с электронными документами.                                               Глава 2.8. Контроль исполнения документов. Организация работы с документами в структурных подразделениях                                                           2.8.1.Сущность контроля исполнения документов                                                     2.8.2.Сроки исполнения документов?                                                                     2.8.3. Организация работы с документами в структурных подразделениях.              Раздел 3. Формирование дел и организация их хранения.                                   Глава 3.9. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование дел            3.9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел                                                            3.9.2. Формирование и оформление дел.                                                                              3.9.3. Организация оперативного хранения документов.                                                 Глава 3.10. Порядок передачи документов на хранение в архив таможенного органа. Комплектование архива таможенного органа                        3.10.1.Организация проведения экспертизы ценности документов

3.10.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов.                                                       3.10.3.Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей.                                                                                                              3.10.4. Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа.

Заключение

Источники и литература

Контрольные вопросы к зачёту

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управления как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значительное место в успешном решении этой задачи занимает документоведение и документационное обеспечение управления (далее — «делопроизводство»).

Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это один из инструментов управления (менеджмента).

Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в профессиональном цикле.

Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др.

Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления — доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации — может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.

В современном мире, когда прямо или косвенно затрагиваются вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления.

Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.

Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) выступает за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно-штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).

Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии.

Как научная дисциплина «Документоведение» тесно связано с архивоведением, информатикой, источниковедением, теорией управления, правовыми дисциплинами и др.

На развитие документоведения и документационного обеспечения управления значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельности.

К настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

— законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и др.;

— Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477);

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

— ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - таможенные органы), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов издан приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации"

 

Способы документирования

Способы фиксации информации, т.е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины и определения как запись информации на различных носителях по установленным правилам) в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы должны знать все и поэтому в древности они высекались на камне.

Например, в XVIII в. до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем появляется бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации — фото-, фоно-, кинодокументы, в ХХ в. появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

Изучению способов документирования и материалов для фиксации информации от рукописного текста до электронного документа, включая фото-, фоно-, кино- и техническое документирование, посвящены специальные разделы курса «Документоведение». Особенно эти знания нужны при применении новейших информационных технологий.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документоведение».

При появлении управляющих и управляемых структур возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Конечно, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и передано. Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закрепления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты, и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности, например, дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. Устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Но управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование — посредством подготовки различных планов, учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми

 формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то

же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства

реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование

во многих случаях является обязательным, предписывается законом и

актами государственного управления.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях

и о защите информации» в ст. 11 указывает: «В федеральных органах

исполнительной власти документирование информации осуществляется в

порядке, устанавливаемом Правительством РФ». Этот порядок закреплен в

утвержденных 15.06.2009 постановлением Правительства РФ № 477

«Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,

указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем «сплошного,

непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций»,

специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных

документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции,

проводимые организацией, должны оформляться оправдательными

документами. Эти документы служат первичными учетными документами,

на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, документ является одним из средств укрепления

законности и контроля.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая

сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной

в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Определенные документы, например, законодательно-правовые акты

представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские,

нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально

обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя

правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие

документы наделяются юридической функцией в случае использования их

как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате,

арбитраже и др. Но для того, чтобы документ выполнил функцию

доказательства он должен быть оформлен надлежащим образом.

Глава 1.2. Информационно-документационное обеспечение                                      работы аппарата управления                                                                                                                                                              

1.2.1. Основные виды документной деятельности

1.2.2. Информация в управленческой деятельности

1.2.3. Управление документацией

1.2.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Управление документацией

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.

Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.

Можно выделить несколько уровней управления документацией.

В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является последнее Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.

Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 №1290. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».

Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.

На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.

На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п.

 В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.

В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «0 государственной тайне» и др.;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.

Примером может служить утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)». Согласно этой программе, органы государственной власти и многие органы местного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. Программой предусматривается также перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления (в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте). Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией.

Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде, наподобие утвержденных распоряжением мэра г. Москвы от 20.07.2001г. № 715-РМ «Концепции движения Москвы к информационному обществу» и постановлением Правительства г. Москвы от 06.08.2002 № 609- ПП Городской целевой программы «Электронная Москва».

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией – ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.

На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» – стандарт, идентичный международному ИСО 15489-2001.

1.2..4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Поиск документов. Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.

Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д.

По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.

Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.

 Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.

ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).

В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному, либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.

В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, – по автору, адресату, содержанию и т.д.

В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:

- по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);

- по полному тексту документа (на основе формализции текста, перевода его в машиночитаемую форму);

- по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).

Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.

В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют:

- на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках).

- фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой-либо предметной области);

- документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).

Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:

- составление поискового запроса;

- анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;

- выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);

- выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).

В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои особенности.

К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются н