Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение № 22) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение № 23).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с подразделением документационного обеспечения либо ответственным за ведение делопроизводства, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).                                                                                                             В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура перерабатывается в срок не более одного месяца.                                                                        Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения уточняет соответствие фактически заведенных дел за текущий год соответствующему разделу сводной номенклатуры дел и с учетом изменений и дополнений, внесенных в номенклатуру дел в течение делопроизводственного года, предложений должностных лиц структурного подразделения включает в номенклатуру дела, которые планируется завести на следующий год.

Сводная номенклатура дел составляется подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, и утверждается начальником таможенного органа. Номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если в таможенном органе не было изменений функций и структуры.                                                                                        После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки ее соответствующих разделов для использования в работе.                                          Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения документационного обеспечения, второй и третий - используются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа), четвертый - представляется в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственный (муниципальный) архив в соответствии с предоставленными ему полномочиями. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается начальником таможенного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются названия структурных подразделений или основные функциональные направления деятельности таможенного органа. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) таможенного органа, но первым разделом всегда является номенклатура дел подразделения документационного обеспечения.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности таможенного органа. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности таможенного органа (планы, списки, доклады, информации и т.д.)".                                                                                             Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Например: "Документы к протоколам заседаний коллегии Сибирского таможенного управления".                                                                             В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.                                                                                                                                                               В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с таможенными органами по организационно-штатным вопросам".                                                В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.                                                                                                                                 Например: "Переписка о награждении и присвоении почетных званий должностным лицам таможенных органов".                                                                                                                       В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с Российской таможенной академией по вопросам обучения должностных лиц таможенных органов". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.                   Например: "Переписка с главами администраций краев и областей о создании таможенных органов".                                                                                                                                            Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.                                      Например: "Переписка с Правительством Московской области по вопросам финансово-хозяйственной деятельности".                                                                                                           В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).                                                          Например: "Годовые отчеты финансирования капитального строительства и изменения к ним".                                                                                                                                                       Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.                                                                                                              Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями таможенного органа. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.                                                                                                                                         . Для группировки документов (приказов, писем и других) с пометкой "Для служебного пользования" допускается включать в номенклатуру дел структурного подразделения дело с обобщающим заголовком "Документы с пометкой "Для служебного пользования (приказы, письма, служебные записки и другие документы)".

Если в течение года в таможенном органе возникают новые документированные участки работы и для них формируются соответствующие дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера. О внесении в номенклатуру новых дел ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения сообщает в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства). С этой целью представляется служебная записка за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения с указанием индекса дела, его наименования и срока хранения.

3.9.2. Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.                       Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.                                                                                                                                 Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.                              При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:                                         - в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;                                                                                                                                     - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;                                                                                                                            - раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;         - телеграммы, факсограммы, телефонограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;                                                                                                                              - в дело помещается документ полностью и правильно оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);                                                                           - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;                                                                                                                                         - по объему дело не должно превышать 250 листов;                                                                      - при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.                                                                                                                   Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.                                  Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:                                                                                                                          - уставы, положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; - приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; - приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов (прием на работу, увольнение и перемещение, поощрения, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;                                                                                                       - документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии;                                                                                                                          - протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов; - утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;                                                                                              - документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;                                                                                                                                        - лицевые счета должностных лиц (работников) по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;                                                    - переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.    Документы в электронном виде формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению, которая включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.          Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.                                                                                                                                  Полное оформление дела предусматривает: систематизацию документов; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 24); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 25); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 26); внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются без проставления архивного шрифта и количества листов в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.                                               Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.                                                                                                                    Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.                                                                                                                                         Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.                                                                                                                                                 Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.            Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.                                                                       Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.                                                                                                                                     В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые.                     После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 24). В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составителя.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель; при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.     Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.                                                                      Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 25), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.                                                                                                                                      Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.                                                                                   Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 26). Надписи на обложках дел следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, то надписи на нем можно печатать. На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование таможенного органа - наименование управления, таможни, таможенного поста указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случае когда в течение года, за который готовятся дела, таможенный орган был переименован, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- наименование структурного подразделения - название отдела записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел таможенного органа. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие). Если наименование дела по номенклатуре не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность;

- дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещается в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено;

- количество листов в деле проставляется в соответствии с заверительной надписью;

- реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в соответствующих перечнях. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

- архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) проставляется черными чернилами (пастой) на обложках дел постоянного хранения в архиве таможенного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного (муниципального) архива и таможенного органа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документов на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.