VIII . Централизованное тиражирование документов

 

8.1. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Службы, производится копировально-множительным подразделением под руководством Управления делами.

8.2. Копировально-множительные работы выполняются только
при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы,
подписанного руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Службы, а также начальником (заместителем начальника) Управления делопроизводства, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений – заказчиков.

8.3. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности
работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке
поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Директора и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» начальника (заместителя начальника) Управления делопроизводства на бланке-заказе.

8.4. Документы информационного, справочного и методического характера объемом более пяти листов копируются, как правило, на обеих сторонах листа
с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать
45-50 страниц формата А4).

8.5. Качество печати поступающих на размножение документов должно
обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата
бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления
документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет
и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию официальные бланки Службы
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

8.6. Копировально-множительное подразделение ведет учет выполненных
работ по тиражированию документов, использования расходных материалов
и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в копировально-множительном подразделении в течение года.

I X. ПЕЧАТИ И БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,

ИНЫЕ ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ

9.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Службе осуществляются в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021;
2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей
и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
(Собрание законодательства Российской Федерации 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24 ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст.5587), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).

9.2. Изготовление печатей и бланков Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно
по заказу Управления делами (в территориальном органе Службы – по заказу соответствующего подразделения аппарата управления) полиграфическими
и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей
для качественного изготовления данного вида продукции.

 

Печати и штампы

9.3.1. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы
оформляются структурными подразделениями – инициаторами, визируются начальником Управления делопроизводства и передаются в Управление делами.

Изготовление печатей и штампов для нужд центрального аппарата Службы осуществляется по решению Директора или лица, исполняющего его обязанности, централизованно по заказам, оформляемым Управлением делами.

Изготовленные по заказу Управления делами печати (штампы) передаются
по накладным в отдел документационного обеспечения УДП. После учета по Книге учета печатей и штампов Управления делопроизводства печати и штампы передаются под роспись государственным служащим структурных подразделений, оформивших заявки.

Листы Книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются
и опечатываются.

9.3.2. Печати  с  воспроизведением  Государственного  герба  Российской
Федерации (далее – гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы
могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

9.3.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Управление делами, где уничтожаются по акту.

9.3.4. Гербовые печати применяются в Службе для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

9.3.5. Решение  о  необходимом  количестве  гербовых  печатей  принимает Директор.

Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Директора не допускается.

В центральном аппарате Службы изготавливаются три гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у Директора, вторая – у заместителя начальника Управления делами – главного бухгалтера, третья – у начальника Управления государственной службы и кадров.           

9.3.6. В Службе гербовой печатью заверяются подписи Директора, заместителей Директора, начальника Управления делами, главного бухгалтера,
а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Службы предоставлены соответствующие полномочия.

9.3.7. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Службой с другими организациями в пределах её компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Службы;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приёма-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

трудовые книжки, свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения
их подлинности.

9.3.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

9.3.9. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора,
изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное
за хранение и использование факсимиле, определяется устным распоряжением Директора.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов
и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

9.3.10. В Службе могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Управление делопроизводства, Управление государственной службы и кадров
и другие).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

9.3.11. Территориальный орган Службы имеет, как правило, одну гербовую печать территориального органа, а также по одной гербовой печати отдела судебных приставов в каждом районном (межрайонном, городском) отделе судебных приставов. Изготовление второй гербовой печати территориального органа Службы
в случае служебной необходимости допускается только по разрешению Директора.

Эскизы гербовой печати территориального органа Службы и гербовых печатей районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов согласовываются с Управлением делопроизводства.                                          

9.3.12. Заказ на изготовление печатей и штампов для нужд аппарата
управления и входящих в состав территориального органа Службы районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов территориальный орган осуществляет централизованно в пределах бюджетных средств, выделенных
ему на эти цели.

Бланки Службы

9.4.1. В Службе применяются официальные бланки в соответствии
с подразделом 3.2. Инструкции, которые используются для оформления приказов, распоряжений, указаний, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

9.4.2. В центральном аппарате Службы бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемых ежеквартально в Управление делами (до 20 числа последнего месяца текущего квартала).

Единый заказ на изготовление бланков на полиграфических предприятиях
с нанесением учетной нумерации в нижней части оборотной стороны бланка оформляется Управлением делами.

Изготовленные в необходимом количестве бланки Управлением делами выдаются государственным служащим, материально-ответственным в структурных подразделениях, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.

9.4.3. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых
и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись
в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

9.4.4. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений
и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

 

 

X. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ

 

10.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные
в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация
и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

10.2. В структурном подразделении центрального аппарата Службы номенклатура дел составляются государственным служащим, ответственным
за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения УДП.

 Отдел документационного обеспечения УДП оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Службы, обеспечивает
её согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее – ЦЭК)
и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение приказом Службы.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.

В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Службы.

10.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

10.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится
в действие с 1 января следующего календарного года.

10.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново
в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Службы.

10.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Службы.

10.7. В   номенклатуру  дел   включаются  заголовки   дел,   отражающие
все документируемые направления деятельности Службы в соответствии
с положением о ней (положением о территориальном органе Службы).

10.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей
из следующих граф:

10.8.1. Графа 1 «Индексы дел» включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-04, где 01 – индекс Управления организации исполнительного производства, 04 – порядковый номер заголовка дела в разделе «Приказы и распоряжения Минюста России. Копии».

10.8.2. Графа 2 «Заголовки дел (томов, частей)» – краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов
«ФССП России» или «управления» («отдела»); наименование организации – адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов,
а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы
о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)».

В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу
она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих».

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку   с ними, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Российской правовой академией
Минюста России по вопросам подготовки кадров».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Полугодовые статистические отчеты территориальных органов
ФССП России».

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

10.8.3. Графа 3  «Количество  единиц  хранения»  заполняется  по  окончании календарного года.

10.8.4. Графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется
по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный № 18380), или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

10.8.5. Графа 5 «Примечание» может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

10.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

10.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

XI. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,

ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ

11.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы.

11.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела
в соответствии с номенклатурой дел.

11.3. Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами:

11.3.1. В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

11.3.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.

11.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела
на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.;

11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

11.3.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии
с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу.

11.3.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки
из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

11.3.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

11.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

11.3.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

11.3.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся
в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.4. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет
УДП (подразделение документационного обеспечения).

11.5. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

11.6. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя
и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

11.7. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

11.8. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается
на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

11.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается вначале дела.

11.10. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку
из картона или переплетаются с учетом обеспечения  возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.12. Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы
или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности
в твердые обложки или папки-регистраторы.

11.13. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

11.14. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

11.15. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных
для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

11.16. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

11.17. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

11.18. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

11.19. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

11.20. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем
их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

11.21. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка,
по результатам которой, лицо, виновное в утрате, несет ответственность
в установленном порядке.

11.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая
на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также
под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.

11.23. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование
и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.

11.24. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.