Прием и первичная обработка поступивших документов

 

4.2.1. Приемкорреспонденции, поступающей в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы в рабочее время осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства (подразделением документационного обеспечения аппарата управления территориального органа) Службы (далее – отдел документационного обеспечения), за исключением обращений граждан, доставленных ими лично
или их представителями:

4.2.1.1. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом отдела документационного обеспечения
с выполнением следующих операций:

1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным
подразделением почтовой связи в накладной;

2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;

3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью уполномоченного должностного лица и печатью
«Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

4.2.1.3. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом отдела документационного обеспечения по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов – под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».

4.2.1.4. Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается уполномоченным должностным лицом отдела документационного обеспечения с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной по установленным правилам, и документа, удостоверяющего
личность представителя).

4.2.2. Корреспонденция, поступившая в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. – в пятницу
и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней,
в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается оперативным дежурным центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы
и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются им в отдел документационного обеспечения.

О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших
в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата по средствам связи информирует руководство Службы и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.

4.2.3. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Службы, также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (с 09 час. 30 мин.
до 10 час. 30 мин.) передаются ими в отдел документационного обеспечения
для регистрации.

4.2.4. Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается уполномоченным должностным лицом отдела писем и приема граждан с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.5. При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный
при входе в служебное здание центрального аппарата (структурного подразделения или аппарата управления территориального органа) Службы.

4.2.6.  Корреспонденция, поступающая в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы в рабочее время, проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении корреспонденции в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы осуществляются отделом документационного обеспечения с выполнением следующих операций:

4.2.6.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие
их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки
и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе…(наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до…(…час. …мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).

4.2.6.2. Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря либо у оперативного дежурного центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы уполномоченным должностным лицом отдела документационного обеспечения не принимаются, при обнаружении их
в числе принятых – без вскрытия немедленно передаются по реестру в Отдел
по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне центрального аппарата (ответственному за ведение секретного делопроизводства в аппарате территориального органа) Службы.

4.2.6.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах
без вскрытия по реестру передаются в Управление делами (финансово-хозяйственное подразделение территориально органа) Службы.

4.2.6.4.  Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.

4.2.6.5. Конверты, поступившие из органов государственной власти
с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации направляются помощникам Директора либо его заместителей
для доклада Директору (его заместителям).

4.2.6.6. Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной
на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается.
В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».

4.2.6.7. После изъятия конвертов с грифом ограничения доступа
и пометками, указанными в пп. 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и 4.2.6.5 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).

Обращения граждан передаются по реестру в отдел писем и приема граждан без вскрытия конвертов.

4.2.6.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов
с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Службы.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

дублирующие копии документов, в том числе поступившие по электросвязи;

справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

документы, поступившие без сопроводительного письма:

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);

заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам);

формы статистической отчетности.

4.2.6.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении – в двух экземплярах: первый – с конвертом
(с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы
и помещается в соответствующее номенклатурное дело Управления делопроизводства, второй – с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу – в трех экземплярах: первый –
с копией документа  приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело Управления делопроизводства, второй – вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий – с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего
или неисправимо поврежденного документа. Акт утверждает начальник Управления делопроизводства (заместитель, исполняющий его обязанности), подписывают начальник отдела документационного обеспечения и государственный служащий, вскрывший конверт.

4.2.6.10. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются
по истечении недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа.  В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

 

Предварительное рассмотрение документов

 

4.3.1. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Службы (Директором и его заместителями), отделом документационного обеспечения
УДП перед регистрацией документов осуществляется их предварительное рассмотрение (по обращениям граждан – отделом писем и приема граждан).

4.3.2. Принятие решения в ходе предварительного рассмотрения
о направлении поступившего документа для вынесение указания по исполнению документа Директору или его заместителям в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Службы основывается
на содержании документа, а не на адресовании документа соответствующему должностному лицу.

4.3.3. Для направления руководству Службы выделяются следующие поступившие документы:

4.3.3.1. Директору: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации (за подписью Министра юстиции
и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, все поступившие в Службу федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения
Минюста России, а также корреспонденция, содержащая информацию
о преступлениях, и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) и постановления, вынесенные заместителями Директора, иные документы, по которым требуется принятие решения Директором в соответствии
с законодательными и иными нормативными правовыми актами.

4.3.3.2. Заместителям Директора: документы, адресованные им лично,письмаМинистерства юстиции Российской Федерации (за подписью заместителей Министра юстиции, руководителей департаментов), документы за подписью заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти
и руководителей их структурных подразделений, иные документы, адресованные руководству Службы, не указанные в пп. 4.3.3.1. Инструкции, а также корреспонденция, содержащая информацию о преступлениях (заместителю Директора, курирующему Управление дознания и административной практики),
и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие)
и постановления, вынесенные руководителем территориального органа Службы,
в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Службы.

4.3.4. В структурные подразделения центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы направляются поступившие документы по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Службы, а также документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

4.3.5. Предварительное рассмотрение документов, поступивших
по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:

поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм – по их версиям, воспроизведенным на бумаге;

электронных сообщений – как правило, по их электронным образам, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора
электронной почты, в исключительных случаях – по их версиям, воспроизведенным на бумаге.