Службы и доведения поступивших документов исполнителям

4.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Директору,
иным должностным лицам Службы только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Директору (одному из его заместителей) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Директора (секретарем его заместителя) передается в Управление делопроизводства
для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.

4.5.2. Зарегистрированные поступившие документы направляются:

помощникам Директора для доклада Директору – в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;

помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора –
в течение дня, но не позднее 16 час.30 мин.;

государственным служащим, ответственным за делопроизводство
в структурных подразделениях, для доклада руководителям структурных подразделений – в течение рабочего времени.

4.5.3. Время ежедневного доклада документов помощниками Директора (заместителей Директора) устанавливается Директором, заместителями Директора соответственно.

Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию
о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление дознания и административной практики) в течение одного часа
с момента поступления.  

4.5.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются
по реестрам установленного образца помощникам Директора (заместителей Директора) через секретаря Директора (секретарей заместителей Директора), а также работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством СЭД направляются на рабочие станции указанных должностных лиц, а также на рабочие станции Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений в соответствии с произведенным ранее распределением.

4.5.5. Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются
на рабочие станции помощников и секретарей Директора и его заместителей,
а также на рабочие станции Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений в соответствии с произведенным ранее распределением.

При необходимости секретарями Директора и его заместителей может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном п.п. 4.4.8 Инструкции.

4.5.6. Помощники Директора и его заместителей изучают поступившие документы и вводят в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проект указания Директора (заместителя Директора) по исполнению документа. К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги формата А6.

В проект указания по исполнению документа включаются: фамилии
и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения,
а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания
по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Директора (заместителя Директора), дату вынесения указания.

4.5.7. После рассмотрения поступивших документов Директор (заместитель Директора) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе,
с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации,
так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения указания по исполнению документа.

В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата Службы передают документы после рассмотрения работникам, ответственным за делопроизводство.

4.5.8. Секретарь Директора, секретари заместителей Директора, а также работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, в соответствии с указаниями Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Службы соответственно вносят, при необходимости, изменения
в электронные регистрационные карточки рассмотренных руководством документов
и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям:

4.5.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются головному исполнителю. Одновременно головному исполнителю посредством СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов.

Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

Документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Директора
с указанием Директора, а также структурному подразделению центрального аппарата Службы с указанием Директора или заместителя Директора передаются только через отдел документационного обеспечения УДП.

4.5.8.2. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Директору (заместителям Директора) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном п. 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном
пп. 4.5.8.1 Инструкции.

4.5.8.3. Документы, содержащие информацию о преступлениях, независимо
от способа их доставки с указаниями Директора, а также заместителя Директора, курирующего работу Управления организации дознания и административной практики, передаются в Управление организации дознания и административной практики (при необходимости и в другие структурные подразделения) в порядке, предусмотренном в подпунктах 4.5.8.1 и 4.5.8.2 Инструкции, немедленно.

4.5.8.4. Поступившие в Службу законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, направляются
в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения).

4.5.9. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое не позднее одних суток с момента
его поступления:

4.5.9.1. Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Директора – на основании решения Директора, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого
по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Директора, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.

4.5.9.2. Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Директора – на основании решения заместителя Директора, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого
по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.

4.5.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются
для исполнения в другое структурное подразделение только через Управление делопроизводства.

4.5.11. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении Управление делопроизводства:
по документам, исполнение которых находится на контроле Директора – отдел контроля исполнения документов, по обращениям граждан – отдел писем и приема граждан, по остальным документам – отдел документационного обеспечения.

4.5.12. Уполномоченное должностное лицо Управления делопроизводства
на основании указания Директора или заместителя Директора
о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение вносит
в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении
в его движении.