V . Контроль исполнения документов

 

5.1. Контроль исполнения документов (далее – контроль) состоит
из осуществляемых Управлением делопроизводства и другими структурными подразделениями процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения резолюций (поручений) по входящим документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Службы.

5.2. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, предварительный контроль, предупредительный контроль, снятие документа
с контроля, аналитический контроль.

5.3. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делопроизводства, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, коллегии Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов
Минюста России (по документам с конкретными сроками исполнения
и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), а также исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения Директором.

Контроль исполнения иных документов в соответствии с поручениями заместителей Директора (руководителей структурных подразделений) осуществляют помощники и секретари заместителей Директора (государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).

Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением
документов в соответствии с их компетенцией во взаимодействии с Управлением делопроизводства.

5.4. При регистрации поступивших документов уполномоченными должностными лицами отдела документационного обеспечения (по обращениям граждан – отдела писем и приема граждан) УДП в электронной регистрационной карточке документа, подлежащего централизованному контролю в соответствии
с требованиями Инструкции, в информационном окне «примечания» печатается фраза «подлежит централизованному контролю (…)» со ссылкой, указанной
в скобках, на пункт Инструкции.

После рассмотрения документов Директором (лицом, исполняющим обязанности Директора) секретарь Директора осуществляет верификацию указаний по исполнению каждого документа, вынесенных Директором, с предложенными
их проектами и при необходимости вносит уточнения в электронные регистрационные карточки документов в части, касающейся изменения Директором содержания указания по исполнению документа.

По завершении процедуры верификации и уточнения указаний по исполнению документов секретарь Директора направляет посредством СЭД электронные регистрационные карточки рассмотренных документов в кабинет отдела контроля исполнения документов (по обращениям граждан – в отдел писем и приема граждан) УДП.

Рассмотренные Директором документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются секретарем Директора в УДП по реестру через отдел документационного обеспечения.

Электронные регистрационные карточки документов, рассмотренных Директором и не подлежащих постановке на централизованный контроль, уполномоченным должностным лицом отдела контроля исполнения документов УДП направляются посредством СЭД в кабинет отдела документационного обеспечения для осуществления процедуры доведения их исполнителям, в ходе которой в электронной регистрационной карточке каждого документа фиксируется его дальнейшее движение, а сама электронная регистрационная карточка
в соответствии с указанием по исполнению документа посредством СЭД направляется в кабинеты исполнителей.

5.5. Постановка документов на централизованный контроль осуществляется  уполномоченным работником отдела контроля исполнения документов
(по обращениям граждан – отдела писем и приема граждан) введением
в соответствующем информационном окне электронной регистрационной карточки поступившего документа, подлежащего централизованному контролю, признака контрольного документа «К», а также указанием контрольной даты исполнения указания по документу.

На документе, подлежащем централизованному контролю, поступившем
на бумажном носителе, уполномоченным работником отдела контроля исполнения документов (по обращениям граждан – отдела писем и приема граждан) в правом верхнем углу его первого листа синим цветом проставляется штамп
«ФССП России/ Контроль» («ФССП России/ Особый контроль»).

5.6. Руководитель структурного подразделения, в электронный кабинет которого в СЭД поступил контрольный документ, определяет его исполнителя (ответственного исполнителя и соисполнителей), который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.

5.7. Отдел контроля исполнения документов УДП по документам, подлежащим централизованному контролю исполнения, систематизирует электронные регистрационные карточки по группам документов, по исполнителям, по срокам исполнения и осуществляет по указанной группе документов предварительный, предупредительный, аналитический контроль и снятие документов с централизованного контроля:

5.7.1. Предварительный контроль состоит в проверке уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов УДП своевременности доведения поручения до конкретного исполнителя (головного исполнителя) путем просмотра в СЭД движения электронной регистрационной карточки документа
в соответствии с указанием Директора по его исполнению. Информация
о доведении поручения исполнителю, при необходимости, уточняется
с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, по телефону.

5.7.2. Предупредительный  контроль  состоит  в   формировании уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов в СЭД перечня контрольных документов с поручениями Директора, срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, и направлении его не реже одного раза в неделю в электронном виде структурным подразделениям – исполнителям
и, при необходимости, курирующим их заместителям Директора. Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах
и сроках их исполнения.

В соответствии с указанным перечнем отдел контроля исполнения документов по телефону получает от работника, ответственного за делопроизводство
в структурном подразделении, информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, продлении срока исполнения документа по решению Директора, а также напоминает об истечении срока исполнения.

5.7.3. Снятие документов с централизованного контроля осуществляется отделом контроля исполнения документов УДП посредством СЭД на основании официальной информации структурного подразделения – исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

5.7.4. Аналитический контроль состоит в еженедельном анализе состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Службы уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов УДП.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов
с указаниями Директора оформляется в виде справки об исполнении контрольных документов за неделю. В аналитическую справку включается табличная форма, формируемая СЭД, содержащая информацию об общем объеме контрольных документов, количестве документов, срок исполнения которых истек за текущую неделю, а также нарастающим итогом с начала года, о количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или не исполненных.

Аналитическая справка представляется Управлением делопроизводства Директору еженедельно по пятницам не позднее 12 часов.

Копии справки направляются заместителям Директора и структурным подразделениям – исполнителям.

5.8. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством
несут должностные лица Службы (заместители Директора, руководители структурных подразделений, иные должностные лица – исполнители), которым адресовано поручение.

5.9. В порядке, аналогичном изложенному в п.п. 5.4-5.7 Инструкции, секретари заместителей Директора, работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, осуществляют контроль за исполнением документов, поставленных
на контроль заместителями Директора, руководителями структурных подразделений, и иных поручений, не подлежащих централизованному контролю исполнения. Снятие с контроля исполнения указанных документов осуществляется работниками, ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях, в СЭД на основании официальной информации исполнителя поручения, указанной им при заполнении отчета
об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

Полноту и корректность формирования отчета об исполнении документа
и проставление даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа  обеспечивает исполнитель.

5.10. После выполнения содержащихся в контрольных документах, исполненных на бумажном носителе, поручений по существу (направления ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они
не возвращены на повторное рассмотрение), государственный служащий структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело
в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.

5.11. Сроки исполнения документов, подлежащих централизованному контролю, устанавливаются:

5.11.1.   Президентом   Российской  Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления
в Службу (в Минюст России, если он направлен из министерства).

5.11.2. В резолюциях на конкретном документе Директором или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения
контрольных документов.

5.11.3. Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его
заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской
Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного
Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя
Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной
срок.

5.11.4. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат
исполнению:

1) в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то – до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению
в предшествующий ему рабочий день;

2) в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;

3) в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

4) в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата
либо конкретный срок исполнения.

5.11.5. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок
не более 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

5.11.6. Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок
не более 30 дней со дня получения запроса или иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на поручения Правительства Российской Федерации
по запросам депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, адресованным Председателю Правительства Российской Федерации
или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписывается (не на бланке) Директором или заместителем Директора, исполняющим его обязанности, и направляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом в 20-дневный срок.

5.11.7. Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

1) Администрации Президента Российской Федерации – не более месяца
с их исходящих дат;

2) полномочного представителя Президента Российской Федерации
в Конституционном Суде Российской Федерации – не более 15 дней
с их исходящих дат;

3) полномочного представителя Правительства Российской Федерации
в Конституционном Суде Российской Федерации – не более месяца
с их исходящих дат;

4) полномочного представителя Правительства Российской Федерации
в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации – не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации – не более
15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

6) запросы Конституционного Суда Российской Федерации – не более месяца
с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

7) представления Счетной палаты Российской Федерации – не более 20 дней
с исходящей даты, если в них не установлены иные сроки;

8) протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты – не более 10 дней с даты поступления в Службу, если в них не установлены иные сроки;

9) представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов – не более месяца со дня их внесения;

5.11.8. Обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения,
а также обращения, не поддающиеся прочтению, возвращаются адресантам
в течение 7 дней.

5.11.9. Сроки  исполнения  документов,  поступивших   от  других
индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях
с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Службы,
и не должны превышать 30 дней.

5.11.10. Сроки представления проектов документов на подпись Директору
и его заместителям:

1) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения – в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;

2) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения –
не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;

3) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения – месяц –
не позднее 5-и дней до окончания срока;

4) ответов (докладов) в Министерство юстиции Российской Федерации –
не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения.

5.12. В исключительных случаях, когда по объективным причинам
исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство
Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного
срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием
причины и планируемой даты исполнения. В случае, когда поручение поступило через Минюст России, предложение о его продлении направляется через
Минюст России не менее чем за 13 дней до истечения контрольного срока.

5.13. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

5.14. В случаях, когда Служба определена соисполнителем поручения,
она представляет головному исполнителю предложения, подписанные Директором (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

5.15. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российский Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах
его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц,
на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых
в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения.

5.16. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.

5.17. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать отдел контроля исполнения документов УДП, который вносит необходимые изменения
в электронные регистрационные карточки.