С исполнительными документами (оконченных исполнительных

 производств), книг учета и их оперативному хранению

12.6.1. В целях обеспечения сохранности документов оконченных исполнительных производств, дел с исполнительными документами (их копиями –
в случаях возврата подлинников исполнительных документов взыскателям), книг учета исполнительных документов, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета сводных исполнительных производств, книг учета арестованного имущества (далее – книги учета), создания условий для быстрого их поиска в подразделении судебных приставов организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении, удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.

По истечении первого года оперативного хранения документов, указанных
в первом абзаце данного пункта Инструкции, допускается организация
их централизованного хранения в архиве аппарата управления территориального органа Службы (межрайонном хранилище при одном из подразделений судебных приставов).

С внедрением в АС программы электронного архива оконченных исполнительных производств их хранение может осуществляться: в подразделениях судебных приставов – на бумажном и электронном носителе; в аппарате
управления – на электронном носителе.

Оперативное хранение номенклатурных дел с иными документами осуществляется в рабочих кабинетах государственных гражданских служащих (работников), которым поручено ведение этих дел.

12.6.2. Оформление завершенных в делопроизводстве дел с исполнительными документами и оконченных исполнительных производств осуществляется
с соблюдением общих требований по оформлению номенклатурных дел, установленных «Основными правилами работы ведомственных архивов».

В номенклатурное дело группируются документы одного календарного года (за исключением переходящих дел), которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Приложения  к  документам,  независимо  от  даты  их  утверждения                   или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов группируются в отдельный том (часть тома), о чем в документе делается отметка.

Внутри  дела  документы  располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправки, документ-ответ помещается за документом-запросом).  

12.6.3. Заведение дела по каждому исполнительному документу, поступившему в подразделение судебных приставов, осуществляется в порядке, предусмотренном в п.п. 12.1.5 и 12.1.6 Инструкции.

12.6.4. Документы, поступившие и исполненные в рамках отдельного исполнительного производства, судебным приставом-исполнителем, который осуществляет функции по принудительному исполнению судебного акта (акта другого органа или должностного лица), группируются в соответствующее данному исполнительному производству дело. Если объем исполнительного производства превышает 250 листов, то оно делится на части объемом до 250 листов без деления на части отдельных документов.

12.6.5. После окончания исполнительного производства судебный пристав-исполнитель подготавливает документы данного исполнительного производства
к передаче на централизованное оперативное хранение делопроизводителю:

подшивает или иным способом скрепляет документы исполнительного производства, образовавшиеся или поступившие в ходе его осуществления (заявление взыскателя о возбуждении исполнительного производства
или сопроводительное письмо к исполнительному документу, исполнительный документ  (в предусмотренных нормативными правовыми актами случаях
его копия), постановление судебного пристава-исполнителя о возбуждении
(об отказе в возбуждении, об окончании и иные) исполнительного производства, обращения сторон исполнительного производства и другие; в дело исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке помещаются копии документов, подтверждающих оплату задолженности
по исполнительному производству в полном объеме: копии платежных поручений, квитанций, расписок);

нумерует листы документов, подшитых в исполнительное производство;

составляет внутреннюю опись документов исполнительного производства;

вносит необходимые уточнения в реквизиты обложки исполнительного производства (указывает результат исполнения с указанием основания окончания или прекращения исполнительного производства с обязательной ссылкой на статью Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», крайние даты исполнительного производства, количество листов документов в нем);

представляет исполнительное производство старшему судебному приставу
для проверки.

12.6.6. Завершение в делопроизводстве оконченного исполнительного производства оформляется по результатам его проверки старшим судебным приставом на его обложке. Запись о результатах проверки старший судебный пристав заверяет личной подписью с указанием инициалов и фамилии, даты оформления записи.

При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, старший судебный пристав в обязательном порядке проверяет наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности
по исполнительному производству в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок).

В аналогичном порядке проверяется дело с исполнительным документом,
по которому судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об отказе в возбуждении исполнительного производства.

12.6.7. Прием и систематизация документов, переданных судебными приставами-исполнителями для централизованного оперативного хранения, распределение их в помещении для хранения осуществляется делопроизводителем.

12.6.8. Обязанности по оформлению завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (дел с исполнительными документами,
по которым судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об отказе в возбуждении исполнительного производства), книг учета и организации их оперативного хранения закрепляются в должностных регламентах судебных приставов-исполнителей, делопроизводителей, старших судебных приставов.

12.6.9. Подшивка документов оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией):

12.6.9.1. В зависимости от объема оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом, его копией) документы, включенные в его состав,  скрепляются степлером либо прошиваются на 3 прокола в верхней трети левого поля листов с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также, при необходимости,
их ксерокопирования.

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4. Лист формата А5 также выравнивается по верхним краям
листов дела формата А4.

При подготовке к прошивке или скреплению дела металлические скрепления (скобы, скрепки) из отдельных документов удаляются.

12.6.9.2. В начале дела перед документами оконченного исполнительного производства (дела с исполнительным документом) подшивается внутренняя опись документов исполнительного производства (дела с исполнительным документом).