Как сверить наличность в кассе и денежные документы

 

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с остатком на конец дня в кассовой книге.

Помимо денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д. Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков и с учетом их начальных и конечных номеров.

К денежным документам относятся оформленные векселя или облигации вашей фирмы, предназначенные к выдаче. В кассах часто хранят и документарные ценные бумаги третьих лиц (векселя, облигации), но денежными документами они не являются. Что касается акций, то эти ценные бумаги документарной формы не имеют.

При инвентаризации используют типовые бланки по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств" и N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, путевок, авиабилетов) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер фирмы указывает в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последних на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять одно из решений:

- удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

- списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира или если руководитель отказался от взыскания недостачи с кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду: не только недостача, но и излишек денег является нарушением порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

Акт может быть оформлен так, как показано ниже.

 

Унифицированная форма N ИНВ-15

 

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0317013 │

├──────────┤

ООО "Агрегат" │ │

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация ├──────────┤

- │ - │

-------------------------------------------------------- │ │

структурное подразделение ├──────────┤

________________________________________________________ │ │

├──────────┤

Вид деятельности │ 28.12 │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения приказ, -постановление-,│номер │ 37 │

инвентаризации: -распоряжение- │ │ │

------------------------┼──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть │дата │30.12.2015│

└──────┼──────────┤

Вид операции │ 12 │

└──────────┘

 

┌─────────┬───────────┬──────┐

│ Номер │ Дата │ │

│документа│составления│ │

├─────────┼───────────┼──────┤

АКТ │ 14 │ 30.12.2015│ │

ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ └─────────┴───────────┴──────┘

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ

30 декабря 2015

НА "--" ------------ Г.

 

РАСПИСКА

 

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные

документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные

средства, разные ценности и документы, поступившие на мою

ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

Кассир Петрова Петрова В.И.

---------------- -------------- ----------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

7560 20

1) наличных денег ----------- руб. ---- коп.

- -

2) марок ----------- руб. ---- коп.

- -

3) ценных бумаг ----------- руб. ---- коп.

- -

4) ----------- руб. ---- коп.

- -

5) ----------- руб. ---- коп.

7560 20

Итого фактическое наличие на сумму ------------ руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

двадцать

_______________________________________________ руб. -------- коп.

7560 20

По учетным данным на сумму -------------------- руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

двадцать

_______________________________________________ руб. -------- коп.

- -

Результаты инвентаризации: излишек ------------ руб. ---- коп.

- -

недостача ---------- руб. ---- коп.

 

Последние номера кассовых ордеров: приходного N -------------,

расходного N --------------

 

Директор Аксаков Аксаков А.Н.

Председатель комиссии --------- --------- --------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Бухгалтер Симонова Симонова А.Ю.

Члены комиссии: --------- --------- --------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Зав.

складом Горбунков Горбунков В.А.

--------- --------- --------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Начальник

цеха N 1 Иващенко Иващенко А.П.

--------- --------- --------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,

находятся на моем ответственном хранении.

Кассир Петрова Петрова В.И.

Материально ответственное лицо --------- ------- -------------

должность подпись расшифровка

подписи

30 декабря 2015

"--" -------------- ---- г.

 

Как сверить расчеты

 

Результаты инвентаризации задолженностей по счетам расчетов отражают в едином акте по форме N ИНВ-17 и специальной справке (Приложение к форме N ИНВ-17).

Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д. Она должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей и возможность их погашения.

В акте должны быть указаны:

- счета бухгалтерского учета, на которых числятся задолженности;

- суммы задолженностей, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

- суммы задолженностей, по которым истек срок исковой давности. Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то ее надо списать с баланса фирмы по приказу руководителя.

К акту прикладывают справку. В справке отражают реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности.

Образец акта и справки смотрите ниже.

 

Унифицированная форма N ИНВ-17

 

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0317015 │

├──────────┤

ООО "Агрегат" │ │

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация ├──────────┤

- │ │

-------------------------------------------------------- │ │

структурное подразделение ├──────────┤

________________________________________________________ │ │

├──────────┤

Вид деятельности │ - │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения приказ, -постановление-,│номер │ 41 │

инвентаризации: -распоряжение- │ │ │

------------------------┼──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть │дата │26.12.2015│

└──────┼──────────┤

Вид операции │ - │

└──────────┘

 

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

АКТ │ 12 │ 31.12.2015│

ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ, └─────────┴───────────┘

ПОСТАВЩИКАМИ И ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ

 

Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на "--"

декабря 2015

--------- ---- г. проведена инвентаризация расчетов с

покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации установлено следующее:

1. По дебиторской задолженности

 

Наименование счета бухгалтерского учета и дебитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
всего	в том числе задолженность
подтвержденная дебиторами	не подтвержденная дебиторами	с истекшим сроком исковой давности
ООО "Вариант"		52 000,00	52 000,00	-	-
АО "Гигант"		42 388,00	-	-	42 388,00
ПАО "Миллениум"		15 000,00	15 000,00	-	-
Итого	109 388,00	67 000,00	-	42 388,00

 

Оборотная сторона формы N ИНВ-17

 

2. По кредиторской задолженности

 

Наименование счета бухгалтерского учета и кредитора	Номер счета	Сумма по балансу, руб. коп.
всего	в том числе задолженность
подтвержденная кредиторами	не подтвержденная кредиторами	с истекшим сроком исковой давности
ИП Новиков С.Д.		16 400,00	-	-	16 400,00
ФГУП "Генератор"		30 000,00	30 000,00	-	-
Итого	46 400,00	30 000,00	-	16 400,00

 

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по

акту инвентаризации проверены.

 

Гл.

бухгалтер Артемьева Артемьева В.И.

Председатель комиссии --------- --------- ------------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Начальник

цеха N 2 Петров Петров В.Н.

Члены комиссии: ----------- ------- ------------------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Экономист Осеева Осеева И.А.

----------- ------- ------------------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

- - -

----------- ------- ------------------------------

должность подпись расшифровка подписи

 

Приложение

к форме N ИНВ-17

 

ООО "Агрегат"

------------------------------------------------------------------

организация

-

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

 

СПРАВКА

12 31 декабря 2015

К АКТУ N ------ ОТ "--" -------- ---- Г. ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ, ПОСТАВЩИКАМИ И ПРОЧИМИ

ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ ПО СОСТОЯНИЮ

31 декабря 2015

НА "--" ---------- ---- Г.

 

Номер по порядку	Наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора	Числится задолженность	Сумма задолженности, руб. коп.	Документ, подтверждающий задолженность
наименование	номер	дата
за что	дата начала	дебиторская	кредиторская
	ООО "Вариант", г. Рязань, ул. Невская, д. 24, тел. 111-22-33	продажа продукции	05.03.2013	52 000,00	-	товарная накладная		05.03.2013
	АО "Гигант", г. Калуга, ул. Строителей, д. 67, тел. 123-11-78	оказание услуг перевозки	22.08.2012	42 388,00	-	товарно-транспортная накладная		22.08.2012
	ИП Новиков С.Д. г. Тверь, ул. Коммунаров, д. 45, тел. 373-11-33	покупка материалов	15.06.2010	-	16 400,00	акт сверки взаимных расчетов	21/45	30.11.2012
	ФГУП "Генератор", г. Саратов, ул. Успенская, д. 28, тел. 123-77-45	аренда офиса	30.11.2015	-	30 000,00	договор	2/2010	31.12.2015
	ПАО "Миллениум", г. Обнинск, ул. Совхозная, д. 82, тел. 737-40-50	аванс на покупку канцтоваров	19.07.2014	15 000,00	-	выписка банка		19.07.2015
-	-	-	-	-	-	-	-	-
-	-	-	-	-	-	-	-	-

 

Куликовская Куликовская И.А.

Бухгалтер ------------------ ---------------------------------

подпись расшифровка подписи

 

Печатать с оборотом без заголовочной части.

Подпись печатать на обороте.

 

Внимание! Инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно (Письмо Минфина России от 9 января 2013 г. N 07-02-18/01).