Особенности управленческого баланса

При составлении балансового отчета важно учитывать несколько особенностей управленческого баланса.

Все формулы, расположенные в основной части баланса, делятся (как и в ОПУ и ОДДС) на две группы.

1. Рассчитываемые на основе других показателей баланса. Сюда относятся показатели «Активы» (сумма строк 110, 120, 130), «Дебиторская задолженность» (сумма строк 121–125), «Пассивы» (сумма строк 210, 220, 230), «Кредиторская задолженность» (сумма строк 211–215), «Собственный капитал» (сумма строк 231–233), «Капитал на начало периода» (равняется значению строки «Собственный капитал» на предыдущую отчетную дату).

2. Рассчитываемые на основе других листов нашей учетной системы. Это все остальные показатели. Они вычисляются путем корректировки своих собственных значений на предыдущую отчетную дату на величину оборотов в ОПУ и/или ОДДС в соответствующем месяце (например, показатель «Кредиты и займы» рассчитывается путем суммирования своего значения в предыдущем месяце с оборотами в ОДДС по статьям «Получение банковских кредитов» и «Погашение банковских кредитов»).

Актив и пассив баланса формируются совершенно независимо друг от друга. Это значительно облегчает контроль за правильностью баланса: отличие значений в строках «Актив» и «Пассив» хотя бы на 1 рубль сразу покажет вам, что в баланс закралась ошибка.

В предлагаемой структуре баланса разделены дебиторская и кредиторская задолженность. Причем она разделена по группам контрагентов (покупатели, поставщики, сотрудники и т.д.). Критерий разделения такой: дебетовое сальдо отражается в активе баланса, кредитовое – в пассиве. Такое разделение, в принципе, необязательно, так как в нашей реализации учетной системы мы оперируем лишь величиной сальдо взаиморасчетов как разницей между начисленными и оплаченными товарами и услугами. Соответственно, в актив баланса у нас будут попадать задолженности с положительным (дебетовым) сальдо, а в пассив баланса – с отрицательным (кредитовым) сальдо. Можно упростить форму баланса и все долги относить либо в актив, либо в пассив, тогда вид задолженности будет отображаться через знак.

При желании можно организовать раздельный учет авансов и постоплат со всеми категориями контрагентов. Тогда получится фиксировать дебиторскую и кредиторскую задолженность. Для такого простого случая, который мы сейчас рассматриваем, это делать совершенно необязательно, но в реальных компаниях контроль авансов чрезвычайно важен.

В баланс, для его корректной работы, надо часть информации вносить вручную (в отличие от ОПУ и ОДДС, которые полностью формируются на основе внешних данных (извлекаемых из реестра)). Это касается стартового баланса, то есть баланса по состоянию на 01.01.15. Этих данных нет в реестре, но они необходимы для того, чтобы выступать в качестве отправной точки для формирования баланса на все последующие даты. Соответственно, для определения стартового баланса необходимо:

• провести инвентаризацию всех активов и пассивов компании;
• стоимость каждой группы активов и пассивов указать в соответствующей строке баланса.

Балансировка актива и пассива в данном случае обычно производится с помощью статьи «Собственный капитал».

Формулы расчета

После заполнения баланса на 01.01.15 нам остается заполнить формулы расчета каждой статьи баланса. Алгоритм формирования этих формул представлен в табл. 2.

Заполнив формулами столбец баланса, соответствующий 1 февраля, мы можем скопировать эти формулы во все последующие столбцы – все ссылки корректным образом сместятся, и баланс будет правильно отображаться на каждую отчетную дату, как показано на рис. 2.

Рисунок 2. Заполненный баланс

Кстати, в данном примере хорошо видно, как повлияли на баланс занесенные нами в реестр три операции начисления и выплаты зарплаты сотрудникам. Начисление зарплаты в январе скорректировало сальдо взаиморасчетов с персоналом по состоянию на 1 февраля с 750 470 до 925 470 рублей и уменьшило собственный капитал с 5 298 356 до 5 123 356 рублей, а выплата зарплаты в феврале уменьшила остаток денежных средств с 2 500 000 до 2 325 000 рублей и вернула сальдо взаиморасчетов с персоналом к значению 750 470 рублей. В обоих случаях равенство актива и пассива баланса сохраняется, то есть формулы занесены правильно.

Таблица 2. Формулы расчета показателей баланса