Формирование дополнительных отчетов

Полученные нами ранее отчеты верхнего уровня очень удобны для работы, они дают достаточно целостное представление о динамике финансово-экономического состояния компании. Но, к сожалению, у отчетов верхнего уровня есть один существенный недостаток: они слишком укрупнены и обезличены. Несмотря на то что реестр хозяйственных операций содержит достаточное количество аналитики, в отчетах верхнего уровня эта аналитика никак не используется.

Например, из ОПУ мы можем увидеть сумму реализации услуг компании клиентам, но никак не сможем разбить эту реализацию по наименованиям клиентов, видам услуг и другим важнейшим признакам. В ОДДС присутствует сумма выплат зарплаты сотрудникам компании, но нет ее разбивки по сотрудникам и структурным подразделениям и т.д.

Чтобы получить необходимую аналитику, надо создать дополнительные отчеты, которые будут давать информацию о деятельности компании в каком-то одном разрезе. Таких отчетов можно сделать произвольное количество (исходя из потребностей пользователей управленческой отчетности), но важно отметить, что для этого нам необходимо иметь в реестре хозяйственных операций достаточное количество аналитических признаков, которые будут использоваться этими отчетами. Сделаем для примера несколько таких дополнительных отчетов.

Отчет о взаиморасчетах с клиентами

Продажи – ключевой бизнес-процесс любой компании, поэтому взаимоотношения с покупателями и клиентами всегда находятся в центре внимания топ-менеджмента. В связи с этим во многих компаниях жестко контролируется ситуация со взаиморасчетами: динамика отгрузок и оплат, величина дебиторской и кредиторской задолженности. Сформируем в нашей учетной системе отчет, который даст нам полную и исчерпывающую картину взаимоотношений нашей компании с клиентами.

Добавим в наш файл учетной системы лист «Взаиморасчеты» и заполним его, как показано на рис. 1. Как видно из этого рисунка, у компании есть 10 клиентов, по каждому из которых имеется информация о задолженности на начало каждого месяца, начиная с 1 января, отгрузке и поступлению денежных средств в каждом месяце.

Рисунок 1. Форма отчета о взаиморасчетах с клиентами

Итак, какие формулы позволят нам сформировать такой отчет по данным в реестре хозяйственных операций? Рассмотрим их на примере первого контрагента компании «Арктур» и первого месяца отчета (январь).

Долг на начало года. Как и в начальный баланс компании, в отчет придется вводить вручную: в реестре такой информации нет. Хорошей новостью является то, что эту информацию надо внести только один раз и далее в течение года она будет использоваться отчетом для расчета сальдо задолженности на любую дату внутри года.

Отгрузка за месяц – извлекается в отчет следующей формулой:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$F:$F;$A4;Реестр!$I:$I;1)

Как мы видим, функция СУММЕСЛИМН активно используется нами не только в отчетах верхнего уровня, но и в дополнительных отчетах, так как они работают по такому же принципу: извлекают определенную информацию из реестра в соответствии с рядом критериев и помещают результат суммирования отобранных значений в ячейку отчета. Критерии для каждого отчета могут быть свои, но принцип их работы достаточно универсален. В данном случае формула суммирует столбец С реестра (то есть суммы операций) по всем транзакциям, в которых поле F (наименование контрагента) равняется значению столбца А отчета (в котором перечислены контрагенты), а поле I (месяц начисления) равно 1 (то есть в данном случае – январь).

Оплата за месяц выглядит очень похоже на отгрузку и соответствует формуле:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$F:$F;$A4;Реестр!$H:$H;1)

Единственное отличие этой формулы от предыдущей состоит в том, что она отбирает записи в реестре не по столбцу I (месяц начисления), а по столбцу H (месяц оплаты), что вполне логично, так как нас в данном случае интересуют операции оплаты (уменьшения долга контрагента), а не отгрузки (увеличения долга).

Долг на 1 февраля рассчитывается по формуле:

=B4+C4-D4

Здесь все вполне очевидно: долг на 1 февраля равен долгу на 1 января, увеличенному на сумму оказанных клиенту услуг и уменьшенному на сумму оплаченных им услуг.

По такому же принципу формируются формулы для февраля, марта, апреля и т.д.

Рисунок 2. Транзакции отгрузки и оплаты услуг клиентам

Теперь проверим работу нашего отчета. Занесем в реестр хозяйственных операций несколько транзакций отгрузки и оплаты наших услуг клиентам (см. рис. 2). Сразу после заполнения реестра транзакциями результаты работы отчета можно увидеть на листе «Взаиморасчеты» (см. рис. 3). Предположим для простоты, что по состоянию на 1 января сальдо расчетов со всеми клиентами компании равно нулю.

Рисунок 3. Результаты работы отчета о взаиморасчетах

Так, с помощью достаточно простых формул мы смогли извлечь из реестра информацию по интересующему нас аспекту деятельности компании и представить в понятном и наглядном виде. Единственным недостатком такого отчета является то, что список клиентов в отчете (столбец А) не обновляется динамически и его нужно поддерживать вручную. Однако с помощью макросов это ограничение можно обойти.

По такому же принципу строятся отчеты о взаиморасчетах с другими категориями контрагентов: поставщиками, сотрудниками и т.п.