Отчет о динамике остатков на счетах

Помимо табличных отчетов, Excel позволяет использовать для вывода информации разнообразные диаграммы. Рассмотрим порядок использования этого механизма на примере отчета о динамике остатков на счетах.

У рассматриваемого нами ООО «Ромашка» есть три счета: в ВТБ24, Сбербанке и Альфа-банке. Чтобы увидеть динамику остатков по всем трем счетам в ежедневной разбивке, составим специальный отчет.

Добавим в нашу учетную систему лист «Остатки на счетах» и сделаем на этом листе таблицу, отображенную на рис. 7.

Рисунок 7. Форма отчета об остатках на счетах

Структура этого отчета очень проста.

1. Графа «Дата» заполняется датами с 01.01.2015 по 31.12.2015 включительно. Чтобы не заполнять все даты вручную, сделайте так:

• введите значение 01.01.2015 в первой строке таблицы;
• протащите мышкой выделение от данной ячейки вниз на несколько сотен строк;
• с помощью команды меню «Главная» – «Заполнить» – «Прогрессия» заполните последующие ячейки последовательно датами, начиная с 01.01.2015.

2. Остатки на счетах по состоянию на 01.01.2015 заполняются вручную. Причины этого аналогичны тем, по которым мы заносили начальные остатки в балансовый отчет и отчет о взаиморасчетах с контрагентами.

3. Формула на 02.01.2015 для графы «ВТБ24» в рассматриваемом нами отчете выглядит так:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$A:$A;$A5;Реестр!$D:$D;

"Счет в ВТБ 24")+B4

Данная формула сканирует реестр на предмет транзакций, одновременно удовлетворяющих двум условиям:

• дата оплаты равна значению в столбце А;
• название счета равно «Счет в ВТБ 24».

То есть определяется суммарный оборот по счету ВТБ24 в заданный день и прибавляется к остатку на конец предыдущего дня, в результате мы имеем остаток на конец текущего дня.

4. Формулы на все последующие даты создаются простым копированием формул на 02.01.2015.

Допустим, наш реестр заполнен реальными транзакциями, в этом случае отчет мог бы выглядеть так, как на рис. 8. Но мы видим из него: столь загроможденный цифрами и датами отчет достаточно тяжело воспринимать. Мало того, очень много важных для нас данных еще и не помещается на экране. Упростить или привести отчет в более читаемый вид не получится.

Рисунок 8. Пример заполненного отчета об остатках на счетах

Но выход есть. Предлагаю построить диаграмму, которая отобразит нам те же самые данные, но в более наглядном, понятном и презентабельном виде. Для этого надо сделать всего-навсего несколько простых движений мышкой:

• выделите нашу таблицу отчета вместе с шапкой;
• вызовите команду меню «Вставка» – «Рекомендуемые диаграммы»;
• выберите диаграмму, которая наиболее подходит для нашего отчета.

В результате наш отчет с диаграммой будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 9.

Рисунок 9. Отчет с диаграммой

В заключение этой части первой главы я хотел бы вам рекомендовать максимально активно использовать диаграммы вместе с отчетами, особенно детализированными, так как диаграммы воспринимаются значительно легче и использовать их для анализа финансово-экономической деятельности компании гораздо удобнее. Особенно хороши диаграммы в отчетах, содержащих сотни однотипных показателей (например, как в нашем примере, ежедневную динамику каких-либо показателей).