Практика «Коэффициент самонадеянности»

 

Нужно определить свой персональный коэффициент ошибки при планировании.

На сколько процентов дел Вы перебарщиваете в загрузке себя планами? ________

Сколько времени Вам хронически не хватает?______________________________

Определяется просто. Если изо дня в день, из недели в неделю вы выполняете только половину пунктов плана, значит, 50 % запланированного – лишнее. Пора посмотреть правде в глаза. И перестать сначала считать себя суперменом, а потом вечно прощать себе невыполненные обязательства.

Обратите внимание на неосновные дела, которые как бы само собой разумеются и часто в расчёт не принимаются. (Например, учитываете ли вы время на одевание – раздевание, пешеходные перемещения, на окончательную чистку текста от стилистических ошибок и т. д.) Закладываете ли вы время на «бархатную тряпочку и красивую упаковку шедевра».

 

* * *

 

Вернёмся к понятию «Главное дело».

Каждое Главное дело стоит максимально расписать. И чем больше переменных содержит дело, тем более подробно стоит расписывать его при планировании. И для того, чтобы что‑то не забыть, и для того, чтобы повысить вероятность благоприятного исхода.

Я воспринимаю планирование – не как попытку уйти от Судьбы, а наоборот, способ привлечь Удачу.

Здесь уместно вспомнить, что в древнегреческом пантеоне за Время отвечали два бога – Хронос и Кайрос.

Хронос – страшен, неподвластен и неумолим. Олицетворяет время линейное – количественное. А Кайрос – бог счастливого случая, символ времени качественного.

Он весел, игрив, имеет длинный чуб, за который его ловят баловни судьбы. Он держит в руках весы как символ справедливости: «Судьба каждому даёт свой шанс, главное, быть к нему готовым».

С момента рождения нам открывается персональный счёт в банке Времени. И открывает его Хронос. И он же неумолимо следит за состоянием этого счёта. А вот научиться пользоваться им с максимальной эффективностью может только Кайрос.

 

Когда вам привычней заниматься планированием своего рабочего дня? С утра или с вечера? Я не часто позволяю себе прямые жёсткие рекомендации, скорее наоборот, предлагаю меньше слушать чужие советы, а больше ставить собственные эксперименты. В конце концов, у всех у нас разные психотипы и разный жизненный опыт, но планирование «с вечера», по сравнению с утренним планированием, выполняет ещё две дополнительные функции.

1. Очищение мозгов для быстрого засыпания и полноценного отдыха. Записал – забыл – сплю.

2. Включение методики формирования событий.

Планируя с вечера, мы повышаем вероятность того, что планы будут реализованы. Все нужные люди будут на нужных нам местах, в нужном нам состоянии. Мы все волшебники (в той или иной степени), но всё же не боги, в конце концов. Планируя с вечера, мы даём своему ангелу‑хранителю резерв времени, чтобы он мог спокойно договориться с чужими ангелами и остальными персонажами пантеона.

 

Размер нашего тайм‑счёта нам неведом, что накладывает на нас ещё большую ответственность. Мне кажется, было бы преступлением не попытаться овладеть теми инструментами, которыми мы сами можем помочь себе.

Одним из таких инструментов является Контекстное или Пакетное планирование.

 

Пакетное планирование – это про слово «заодно». Группировка в пакет может быть географическая (логистика) и тематическая (по виду детальности).

В магазин же мы не путешествуем за каждым продуктом отдельно, а приезжаем за всеми сразу, а значит, выбираем магазин с максимальным ассортиментом.

«Собираюсь в банк по рабочим делам, заодно сделаю личные платежи.

Увижусь на совещании с Еленой Григорьевной – заодно решу вопрос с наймом персонала».

Такой подход позволяет собрать разные дела в пакет, с которым удобнее обращаться.

Например, для того чтобы сократить к себе поток «ходоков», некоторые руководители ставят подчинённым квоту по времени или по деньгам: приходить не менее чем с тремя вопросами либо приходить, если решение вопроса стоит более чем (…) тысяч/миллионов.

 

Контрольный вопрос при пакетном планировании: «Что ещё можно сделать заодно?»

Главное, не зависнуть в этой «заодновности». «Заодно» работает в плюс только тогда, когда не противоречит приоритетности и не идёт в ущерб жёстким задачам. Ведь интернет‑серфинг – это тоже вроде бы «заодно»? Заодно загляну‑ка я ещё и на эту страничку, и на эту ссылочку нажму, а тут ещё одна, и всё вроде бы в тему… В итоге – пролетело 2 часа. Бывало с вами такое?

 

Чтобы жёстче держать себя на курсе полезных дел, человечество придумало специальные документы‑планировщики. Первый планировщик, с которым знакомятся дети – ученический дневник. Возможно, именно поэтому для многих так ненавистен сам принцип планирования – выпирают негативные ассоциации со школьной системой принуждения.

Кто‑то остановился на бумажных носителях, календарях/ежедневниках/еженедельниках, кто‑то перешёл на электронные.

В чём прелесть каждого вида?

Электронные помогают автоматизировать аналитику, позволяют объединять большое количество дел и входящей корреспонденции. Можно зарядить режим автоматических напоминалок. Это плюсы. Но эти же гаджеты имеют особенности «обнулять» память. И в прямом, и в переносном смысле. Записал – и передал ответственность. Ещё есть опасность потерять данные. Компьютерный сбой может случиться? И к «облаку» тоже можно потерять доступ, просто забыв пароль. А восстановление – всегда время. Телефоны имеют обыкновение теряться. Да что там говорить, сейчас в собственном компьютере можно информацию потерять надёжнее, чем раньше топор в лесу.

Главный минус – при переносе в электронную форму гораздо проще забыть то, что хочется забыть.

Бумажные «напоминальники» – менее удобны, зато ближе к «богам», написанное на бумаге легче решается. И недоделанное дело «тлеет и дымит» перед глазами и заставляет себя доделать. Это ценное качество для любителей оставлять «на потом».

Недавно с коллегами обсуждали тему электронных планировщиков и выяснили, что в электронном планировщике слишком легко осуществлять перенос крайнего срока завершения дела. Один клик, и дата окончания переносится с 22 февраля на 22 мая. В переносе срока нет СОБЫТИЯ. Получается, слишком легко быть хозяином слова. Сам дал, сам забрал. Бумага в этом смысле более полезна, добавляет ответственности, что ли.

В результате борьбы с собственной прокрастинацией нашёл парадокс. Чем более планировщик неудобен, тем он более эффективен. Неудобный планировщик – не помощник‑администратор, а ещё и активный «напоминатор». С функцией менеджера проекта – допинать лентяев до результата. (Крайний случай – лист ватмана на стене, прикреплённый так, что для того чтобы пройти – нужно половину листа отогнуть.)