На какой стадии замены привычки Вы находитесь?

Сколько времени Вы выделяете на то, чтобы закрепиться в 4‑й стадии?

Зафиксируйте эту дату.

Привычка № 1__________________ Дата_________

Привычка № 2__________________ Дата_________

Привычка № 3____________________Дата_________

 

Переключение‑отвлечение, или Как не зависнуть на переправе

 

Один из вроде бы мелких вредителей – переключение/отвлечение, причём отвлечение на приятные мелочи, будь то распродажный сайт или милая привычка чатиться на работе, но не по работе. Вроде бы и отдых, а это штука из квадранта Важное, а значит, необходимая, да и «Я отвлёкся совсем ненадолго, буквально пара секунд». А если подсчитать, сколько раз за день, легко набирается минут 15. Что такое 15 минут в день? Ерунда!

А если в пересчёте на действия? А если суммировать за год?

Пятнадцать минут в день – это:

– более 1000 иностранных слов за год, если по 3 слова в день. А что такое 1000 слов? Это возможность изъясняться в чужой стране. Душевно пообщаться ещё не получится (в трезвом виде я имею ввиду), а объясниться уже вполне;

– стройная осанка и подтянутый живот, если это гимнастика вместо перекуса тортиком;

– чёткое понимание того, что сделано и что делать дальше, если эти 15 минут тратятся на спокойный анализ.

Но беда даже не в упущенных возможностях. Вроде бы и отвлёкся ненадолго, а мысль улетела, настрой сбился. И тратишь потом время на то, чтобы снова вернуться в правильную стадию процесса.

 

Стадий этих обычно три: вступление, основная часть, заключение, или по‑другому: полоса разгона, работа на проектной мощности, завершение процесса. И невозможно мгновенно включится в деятельность сразу на полной мощности. Такой режим не предполагает ни наше тело, ни наш мыслительный аппарат.

Например, начало рабочего дня, как правило, тоже начинается с ритуалов – психологических настроек, некоторой «раскачки». У кого‑то это чашечка кофе, у кого‑то просмотр новостей, у кого‑то сигарета. «Большое дело начинается с большого перекура». Но убедитесь, что ваш разгонный ритуал именно включает вас в деятельность, а не отключает от деятельности. Не переключает на что‑то малозначимое, хотя и интересное.

Очень рекомендую как процедуру включения делать уборку рабочего места, пусть даже от несуществующей грязи. Любое короткое, простое дело с гарантированным положительным эффектом сгодится в качестве включающего.

И очень не рекомендую делать две вещи, если, конечно, вам не платят именно за это:

1. Перед началом работы смотреть ленту новостей. Если случилось что‑то действительно важное, требующее именно вашей немедленной реакции, информацию до вас дойдёт по другим каналам.

2. Смотреть почту в первый утренний час работы. Если вы не в клиентском отделе и не обязаны мгновенно реагировать на заявки по почте. В почте могут быть письма‑развлечения или письма‑отвлечения из категории Срочное / НЕ важное, которое собьет вас в сторону от выполнения запланированного Важного.

Ещё лучше организовать работу так, чтобы смотреть почту не ранее чем за час до обеденного перерыва, когда часть значимых дел уже сделана. Тогда это время, от начала дня до волны рутины или срочностей, останется на Самое Главное Дело Дня – самое приоритетное дело на сегодня, то, что вы определили как самое Важное из Срочного и самое Срочное из Важного. Или кусочек большого дела, которое невозможно сделать за один раз.

О делах больших и малых – в нашем следующем разделе

 

«Гастрономические» инструменты тайм‑менеджмента, или Как справиться со страшным и противным

 

Замечательное правило сформулировал Брайан Трейси: «Сначала съешь лягушку».

Под лягушкой понимается то дело, которое делать не хочется, но надо. (Хотя, наверняка, французы бы с такой метафорой и не согласились.)

Тут вопрос, почему не хочется делать? Потому что страшно или потому что противно?

Если противно – ничего не попишешь. Раз уж не удалось его делегировать и больше нельзя игнорировать, тогда за дело. Вот прямо сейчас!

Практика показывает, что результатом поедания «лягушки» бывает явное повышение и настроения, и работоспособности. А если эта лягушка была из области Важного, то возможен просто всплеск энергии.

Для того, чтобы собраться с духом и расправиться с лягушкой, нужно сначала к ней приблизится, взять в руки, посмотреть в лицо. Мы же стараемся от нежелательного дела максимально дистанцироваться, желательно совсем забыть, а тут…

 

Практика «Лягушки»

 

Какое противное дело Вы сейчас вспомнили первым?______________________________

А сколько их всего? __________________________________________

А какое самое противное? ____________________________________

А какое самое старое? _________________________________________

 

Все дела, которые не хочется делать, можно разделить на противные и страшные.

Для противных есть правило «лягушки» – начинать день с самого противного, а для страшных есть целых два метода.

Первый – метод слона. Он против страшных больших. «Слона нельзя съесть сразу, слона нужно есть по кусочкам».

Ведь почему дело кажется страшным? Чаще потому, что оно кажется огромным, неподъёмным для того объёма ресурсов, которым мы обладаем в данный момент.

Да, кстати, внутри «слонов» тоже могут находится «лягушки», а некоторые «лягушки» могут разрастаться до размеров «слона».

 

Техника безопасности при поедании «слона».

1. Убедитесь, что «слон» нарезан такими тонкими ломтиками, которые вы можете переварить за один раз. Индикатор правильной нарезки – отсутствие страха перед этим «ломтиком». Это когда «знаю, как справиться, и есть все необходимые ресурсы, даже с запасом».

2. Убедитесь, что нарезанные ломтики не «протухли» от времени.

Деятельность по достижению глобальной цели всё так же актуальна, как и на момент отрезания первого ломтика. Может, война давно уже кончилась, а вы всё окопы роете и поезда под откос пускаете.

3. Убедитесь, что очередной ломтик не «отравлен» кем‑то или чем‑то.

Нет ли конфликта среди сопричастных к вашему делу личностей?

Нет ли конфликта между вашими собственными актуальными целями и задачами (вспоминаем «В кирпич»)?

4. Убедитесь, что ваш «слон» на самом деле слон, а не раздутая кем‑то муха.

Особо хорошо это правило работает не с объёмными, а именно со страшными делами.

Первый этап любого дела – информационная подготовка. Рассмотреть дело со всех сторон.

С близкого расстояния. Может, не так страшен чёрт, как его малютка?

 

Второй метод, позволяющий справляться с большими задачами, – метод швейцарского сыра. Это когда задачу решают, «откусывая по кусочку» с разных сторон.

В чём его принципиальное отличие поедания «слона»?

Поедание «слона» более применимо, если задача просто большая и страшная, но вы представляете её объём, хотя бы на 80 % Тогда можно нарезать такие тонкие ломтики, которые будут по зубам. Кроме того, если есть чёткие и понятные критерии выполнения задачи – появляется возможность организовать взаимодействие ещё с кем‑то, а значит, можно привлечь помощников.

Если же вы не представляете весь объем работ, например, вы решаете какую‑то творческую задачу или делаете что‑то совершенно незнакомое, без консультации с экспертом, тогда более применим метод швейцарского сыра. Особенно если задача имеет множество неизвестных, вам приходится брести на ощупь. Когда есть время, тогда и решаем задачу, какое направление интуиция подсказывает – туда и идём.

Если у вас есть соратники и подчинённые, которым нужно сформулировать задание, придётся отправлять вперёд разведчика для того, чтобы определить хотя бы примерный объём работ. Или стать этим первопроходцем самому.

Будьте готовы, что во время разведки может оказаться, что объём задачи невозможно оценить, так как она разрастается по мере исследования. Дело оказывается не «слоном», а «айсбергом», и то, что воспринималось целым, оказалось лишь малой частью целого.

«Айсберг» преодолевается чередованием «слона» с «сыром». Пока объём работ непонятен – «сыр». Объём сформулирован – «слон»

 

Если при планировании вы применяете «слона» – акцент должен быть на результате.

Пусть пока это промежуточный результат, но он имеет чёткие и всем понятные критерии достижения.

Если вы применяете «сыр» – концентрация должна быть не на результате, а на процессе, но процессе планомерном и методичном.

Как у Мюнхгаузена: «Утором с 8 до 10 – подвиг».

 

Практика «Узнать метод»

 

Запишите, к какому методу планирования относятся следующие фразы:

«Кино будешь смотреть после того, как русский напишешь» _____________________

«Обедать будете после того, как обе стены покрасите» __________________________

«Копать будете от забора и до вечера» _________________________________________

 

Стимулирование и компенсация при разных типах задач: «слон» – оплата должна быть сдельная, «сыр» – повременная.

Тем, кто не любит утренних подвигов, – мой маленький подарок.

Исследуя опыт коллег, да и свой собственный тоже, я пришёл к выводу, что начало дня не всегда располагает к поеданию «лягушек». С утра энергия есть, но она ещё не «активирована». Проще начать день с дела маленького, полезного и, главное, не страшного. Возможно, такого, до которого обычно «не доходят руки». Может быть, даже из категории НЕ срочное / НЕ важное. Главное, чтобы оно было простое. Конечно, это несколько не соответствует традиционному тайм‑менеджменту, но очень неплохо ложится на отечественный менталитет.

Сделав не сложное, но полезное дело, мы получаем некую полосу разгона перед выходом на трассу, разминку перед подходом к штанге и, самое главное – получаем ощущение успеха и удовлетворения от уже завершённого дела.

Этот приём, продолжая кулинарную метафору, я назвал «Аперитив». По аналогии со средством для разжигания аппетита. Ну, согласитесь, одно дело «на сухую» «лягушек» есть, другое дело – после хорошего аперитива.

Техника безопасности при применении приёма.

Аперитив должен быть единственным. Иначе в аперитивах можно завязнуть и к основному блюду так и не перейти. И эта опасность совершенно не умозрительна. «НЕ срочное/ НЕ важное» затягивает не хуже болота. Невротическое откладывание важного через занятие неважным проявляется настолько часто, что обзавелось собственным именем. Величают его…

 

Прокрастинация

 

«Прокрастинация» (англ. procrastination – задержка). Откладывание значимого дела без значимых причин. О ней говорят и спорят, пишут серьёзные книги и несерьёзные журналы. Снимают нудные и гениальные фильмы (Лучший, на мой взгляд, фильм Джона Келли. Фильм так и называется «Прокрастинация».) Для меня прокрастинация – это всего лишь одна из игр разума. Иллюстрация, как мы сами себя умудряемся обмануть, жонглируя срочностями‑важностями.

Но прежде чем мы начнём исследование причин прокрастинации, проверьте, не слишком ли толстый ломтик от своего «слона» вы отрезали? Если так – разделите его ещё на три части.

Почему же мы откладываем?

 

Страх новизны

 

«Я откладываю Важное дело, потому что оно новое. И именно этим оно меня страшит».

Старое, привычное дело – там всё понятно, привычно, не страшно. Новое – неизвестность.

Раз уж мы меньше боимся то, что знаем (или думаем, что знаем), может быть, выделять чуть больше времени на подготовку, на разведку, на репетиции? На планирование и продумывание, в конце концов. А пока планировали и продумывали – столько всего навизуализировали, что в мозгах полная иллюзия: это дело вполне знакомое, а значит, уже и не страшное.

 

У сопротивления успеху те же корни. Причём к чем большему успеху нас может привести откладываемое дело, тем тяжелее приступить. Потому что Успех – это тоже изменения, а значит, выход из зоны комфорта.

Но… чем дальше откладываешь – тем тяжелее начать, ведь мы же как‑то объясняем себе торможение? Редко же кто признаётся в страхе, даже самому себе. С помощью «умища» мы находим какую‑то рациональную объяснялку. И со временем количество таких объяснялок только увеличивается. И перевесить их решимостью всё тяжелее. И всё это при том, что над страхами я иронизировать не буду, так как чужие страхи всегда смешны, а свои всегда сильны.

Но не забывайте, что все жизненные награды лежат за границами зоны комфорта.

Как сказал Джордж Эйдер: «Всё, что Вам нужно, всегда находится по ту строну страха».

 

Отсутствие новизны

 

«Я откладываю Важное дело, потому что там всё слишком не ново, обычно, рутинно. Неинтересно, в общем».

Варианты решения

Готовить дело на передачу помощнику. А для этого нужно написать подробную инструкцию. А чтобы написать инструкцию – нужно очень пристально посмотреть не только на то, «что я делаю», но и на то, «как именно я это делаю». Вполне возможно, вы откроете в старом процессе несколько новых граней.

Уже не говоря о японском подходе к любой деятельности. «Что бы ты ни делал – доведи процесс до совершенства».

Или другой подход к рутине: внеси элемент творчества. Сделай твоё дело так, как больше не делает никто. Даже улицу подметать можно по‑своему, по‑особому.

Ну и, конечно, старое доброе соревнование. Хотя бы с самим собой.

 

Наслоение разных дел

 

«Нет смысла начинать новое Важное дело, потому что сейчас навалится новое – Срочное».

Лист ожидания огромен. Текучка маленьких дел. По одному эти дела не страшат, а все вместе – уже проблема. Как кузнечики: один кузнечик – это даже мило, а много кузнечиков – это нашествие саранчи, которая уничтожает все съестное на своём пути.

Если снежный ком новых дел норовит похоронить вас, как лавина, единственное решение – сознательно ограничить их приток. Сознаться начальнику (заказчику, клиенту), но самое главное, самому себе, что перебор. «Не шмогла я, шынок! Не шмогла».

Только после трезвого анализа ситуации можно принять правильное решение.

Если ситуация тупиковая, первый шаг – признаться себе, что она тупиковая. Только после этого можно принять решение, что же делать дальше: каяться, просить помощи или бастовать. Или искать место, где количество дел будет адекватно вашей способности их переварить.

 

Если вы понимаете, что всё новые и новые дела – это саранча, то победить ее можно только «опылением с самолёта». Признать, что часть дел вы не сделаете никогда, и «обнулить список». Лучше один раз пережить личное банкротство, чем всю жизнь платить по чужим долгам.

 

Знаю девушку, которая, занимаясь подбором персонала, проводила по 20 собеседований в день! И в таком режиме работала 5 дней в неделю в течение уже нескольких месяцев, на момент нашего знакомства. Поводом для нашей встречи оказалась её низкая, как она считала, стрессоустойчивость. Заметьте, не на дикий режим работы она жаловалась, не на начальника, который этот режим установил, а на собственную, как она считала, профессиональную неполноценность! Хороший метод проверить свою адекватность количеству текущих задач – сравнить свой функционал с функционалом на аналогичной должности в аналогичных организациях. Сразу будет понятно, что нужно менять. Контору или профессию.

 

Если ваши дела однотипные, есть ещё вариант – узкая специализация. Она позволяет дела автоматизировать или хотя бы алгоритмизировать, чтобы делать их максимально быстро.

Чего точно не стоит делать – стараться сделать абсолютно всё, всегда и наилучшим образом. «Мастер – это не тот, кто умеет делать хорошо, а тот, кто не умеет делать плохо». Но при этом знает, где можно делать неидеально. Делать всё идеально – разбазаривание ресурсов.

 

Вы делаете нелюбимое дело

 

«Я откладываю это дело, потому что не люблю это делать в принципе.

Не в том смысле, что не умею. Умею, и делал, и даже получалось хорошо, но всё равно не люблю».

Занятие неприятным процессом – дело очень энергозатратное. И понятно, что подсознательно вы будете откладывать момент перерасхода.

Соответственно и вариантов решений здесь немного. Или ищите возможность сделать нелюбимое дело с блеском, возможно, оно станет для вас менее нелюбимым, или ищите того, кто сделает это дело за вас. Я имею в виду то самое делегирование.

Может быть, пора напрячься, чтобы получить повышение и сплавить нелюбимое дело на подчинённых? Это делегирование традиционное – вниз по иерархической вертикали. Можно делегировать и по горизонтали: не спихиванием на коллег, а обменом. Ты делаешь вот это, я взамен делаю вон то. Ты аккуратно заполняешь таблицы для аналитики, а я готовлю отчёты. Ты пишешь, я редактирую. Ты готовишь, я мою.

В конце концов, специализация и маркетинговое нишевание родилось именно из‑за того, что у кого‑то душа лежит к данному конкретному виду деятельности, а у кого‑то нет. Ты производишь, я продаю. Трудность обмена в том, что этот обмен организовать в режиме «ты мне – я тебе» очень непросто. Скорее это обмен по кругу, по принципу домино. Он усложняется тем, что требуется организовать этот процесс справедливо, так, чтобы ни один участник процесса не посчитал себя обойдённым. В конце концов, тут выбор простой: или оптимизировать распределение обязанностей, или всем вместе страдать.

Но ещё есть и возможность делегирования наверх. Для этого стоит набраться мужества и честно признаться, мол: «Да, данное дело я делаю очень плохо. И не потому, что не хочу, а потому что не могу. Готов компенсировать за счёт (…) своего любимого дела». Ваш руководитель совсем не обязан знать, насколько вам тяжело, и совсем не обязательно является вам врагом. Главное, чтобы ваше заявление не выглядело желанием просто «отмазаться» от работы. Не сбежать, а поменяться, но не самому искать, с кем поменяться, а делегировать это право боссу.

 

Вы легко отвлекаетесь

 

«Я откладываю важное дело, потому что всё время на что‑то отвлекаюсь».

Нет навыка удержания внимания на теме, навыка удержания курса движения, что присуще темпераментным людям. Особенно детям с их гиперактивностью.

Здесь лекарство простое, потому что оно «техническое». Нужно в порядке «аперитива» убрать все потенциальные раздражители/отвлекатели/развлекатели, в первую очередь все электронно‑информационные носители. Волевым решением выключить все оповещатели о сообщениях, чаты, телевизоры/радио/телефоны. Даже яркие цветовые пятна из зоны обзора лучше убрать, если это возможно. Идеально – вообще убрать все не относящиеся к конкретному делу предметы, не только со стола, а из поля зрения. Не навсегда, конечно, а только на период времени, который вы зарезервировали на занятие вполне конкретным Важным делом. И применить внешний контроль удержания внимания (на совсем небольшой отрезок времени).

Функцию внешнего контроля может выполнить, например, будильник. (Причём чем больше и «железней» он, тем лучше. Гаджет слишком легко заставить замолчать, а с железным – помучаешься.)

Но будильник ставим не на 3 часа, а на период, в котором вы удерживаете внимание без напряжения. Величину этого отрезка вы можете получить, проанализировав свой «портрет дня», если вы вели его достаточно методично.

На стандартные учебные отрезки для взрослых: «урок» (45 минут) и «пара» (1,5 часа) замахиваться не будем. Начнём с 20 минут. Постепенно ваша способность концентрироваться на одной теме будет развиваться. Главное – подкреплять ваше решение следующие 20 минут заниматься только ОДНИМ делом.

 

Есть даже такой метод, который называется «помидорный тайм‑менеджмент» (Нетеберг Штаффан «Тайм‑менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»).

Назван так в честь внешнего вида самого распространённого кухонного таймера, сделанного в виде помидорчика.

Фишка метода: всё время делится на «помидорчики» (обычно 20–25 минут). Во время одного «помидорчика» вы усилием воли держите себя на курсе. После одного «помидорчика» – 5 минут честного перерыва на отвлечение‑переключение. После четырёх помидоров подряд – большой отдых на 15–30 минут. Если вас всё равно «уносит» даже во время этих 20 минут, первые несколько «помидорчиков» просто фиксируйте, сколько раз вас унесло. И обязательно записывайте это число на физическом носителе.

Если захотите, потом сможете сделать электронный дубль, но только потом. Если в течение пяти‑восьми экспериментов количество отвлечений не изменилось – сократите время концентрации на четверть. То есть «помидорчик» получится не 20 минут, а 15, и повторите эксперимент. В конце концов, лучше иметь гарантированные 5 минут концентрации, чем эфемерные 50. «У меня ещё целый день – всё успею» легко превращаются в: «Остался всего час, нечего и начинать». В конце концов, за 5 раз по 5 минут можно сделать гораздо больше, чем за целый час, который так и не наступил.

 

Техника безопасности

 

Большой отдых («обеденный перерыв») между серией «помидорчиков» нужно тоже жёстко планировать, иначе снова «унесёт». «Помидорчик» – лекарство на случай, если вы отвлекаетесь, что называется, «в моменте».

 

Если ваше дело – «слон», имеет смысл на пути к цели создать себе «поддерживающую структуру». Такую функцию могут выполнять регулярные встречи с единомышленниками, сотрудниками по проекту и даже с теми, кто с вами не в одном проекте. Главное, людей подобрать «одной крови», одних интересов, одной тусовки. Нужен «клуб по интересам», пусть в виде форума на тематическом сайте. (Главное, не превратить этот форум в очередного хронофага.)

Ещё лучше – участие в неком профессиональном конкурсе, неком «чемпионате», чтобы иметь какие‑то «промежуточные финиши», до которых хочешь не хочешь, а нужно доехать. Всяческие интернет‑марафоны – прекрасный метод удержания себя на пути к цели.

Хочу напомнить, что за перевыполнение плана по концентрации на одном деле должно быть поощрение. Договоритесь с собой, какое именно. Маленькая, но приятная награда.

ВНИМАНИЕ!!! Не пропускайте этот пункт. Не нужно откладывать определение награды на потом, типа «когда будет за что награждать, тогда и подумаю, чем наградить». Думайте сейчас. Желательно награждать не едой, и не просмотром тупо‑весёлого видеоролика, а чем‑то более полезным. Но в крайнем случае – и еда сгодится.

Не забывайте себя баловать. За «сделанные уроки» должна быть награда. Даже если уроки сделаны на двойку. Награда не за результат, а за усидчивость и старание.