Необходимость, сущность и виды контроля в менеджменте. Организация процесса контроля. Характеристики эффективного контроля. Контроллинг.

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство орг-ции определяет, правильны ли его действия и решения и не нуждаются ли они в определенной корректировке.

Цель контроля – выявление слабых мест и ошибок в процессе произ-ва и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения; обеспечение соответствия м/у намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:

- неопределенностью и изменчивостью внешней и внутренней среды;

- необходимостью предупреждения возникновения кризисных ситуаций – для избежания кризиса и банкротства (выявить проблемы и скорректировать деят-тьорг-ции до того, как эти проблемы перерастут в кризис);

- необходимостью поддержания успеха (контроль помогает определить, какие именно направления деят-тиорг-ции наиболее эффективно способствуют достижению целей орг-ции).

    Виды контроля:

1. Предварительный – вид контроля, который осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является разработка правил, процедур и линий поведения. Их наличие создает условия для нормального функционирования орг-ции (например: разработка должностных инструкций).

2. Текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего он проявляется в том, что рук-ли контролируют работу своих подчиненных. При его орг-ции необходимо учитывать данные о полученных результатах. Они позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и избежать отклонения орг-ции от намеченных целей.

3. Заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена. Он имеет 2 фун-ции:

- он дает инф-цию руководству для планирования на будущее;

- он дает инф-циюо необходимых вознаграждениях и взысканиях.

    Существуют новые формы осуществления контроля:

1. Мониторинг – это система постоянного наблюдения, сбора, обработки инф-ции. Эту фун-циюнаделяют определенной должности и ее выполнение вписывают в должностную инструкцию работника.

2. Контроллинг - система непрерывного планирования, контроля и анализа за прибылью орг-ции. Главная цель – эффективное управление прибылью орг-ции. Контроллинг определяют как внутренний финансовый контроль.

Контроль должен быть всеобъемлющим, т.е. рук-ль должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему это не поручал.

Процесс контроля включает 3 этапа:

1этап: Установление стандартов и критериев. Стандарты – это конкретизация целей, формулировка их в таком виде, который позволяет их измерить, оценить их динамику. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть определены целями и стратегией предприятия. Но эти цели должны соответствовать следующим требованиям:

- содержать конкретный критерий, по которому будет оцениваться степень выполнения работы;

- отражать результативность деят-ти.

2 этап: Измерение фактических результатов и их сопоставление с планируемыми. На этом этапе необходимо предпринять следующие шаги:

- установить масштабы допустимых отклонений (это заранее установленная величина, на которой реально достигнутые результаты могут отличаться от запланированных, при этом не требует принятия мер для корректировки);

- измерение результатов – т.е. установление степени соответствия фактически достигнутых результатов стандартам;

- передача и распространение инф-ции – т.е. доведение до сотрудников сведения стандартов и результатов проверки;

- оценка инф-ции – менеджер должен определить, получена ли желаемая инф-ция и насколько она важна.

3 этап: Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из 3-х линий поведения:

- ничего не предпринимать (основная цель, добиться такого положения, т.е. установленные цели достигаются, а выявленные отклонения находятся в пределах масштаба допустимых отклонений);

- устранить отклонения – понять причины отклонения и добиться возвращения орг-ции к желаемому образу действий.

- пересмотр стандартов – т.к. стандарты основаны на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего, то сами стандарты нужно время от времени обновлять.

    Чтобы процесс контроля был эффективным, при его орг-ции необходимо учитывать ряд требований:

1. Стратегическая направленность контроля – т.е. надо контролировать достижение общих приоритетов орг-ции;

2. Ориентация на результаты – т.е. в процессе контроля необходимо измерять и оценивать то, что действительно важно и нужно;

3. Своевременность контроля – т.е. с момента обнаружения проблемы до принятия решений по ее корректировке проблема не должна устареть;

4. Гибкость контроля – означает, если возникает новый параметр, по которому необходимо достигать определенного прогресса, то его надо заложить в систему контроля, иначе он сам по себе достигаться не будет.

5. Простота контроля – чем проще осуществлять контроль, тем он эффективнее, т.к. он требует меньше усилий и более понятен людям.

6. Экономичность контроля - контроль должен окупать затраты на него.

Поведенческие аспекты контроля:

Процесс контроля должен быть видимым, открытым – т.е. сотрудники зная о существовании системы контроля и его последствиях, будут сознательно стараться избегать ошибок и направлять свои усилия на достижение целей орг-ции. Однако человек не идеален, и ему присущи определенные недостатки. Поэтому возникают элементы приспособления человека к существующей системе контроля, что снижает ее эффективность. К таким негативным последствиям орг-ции процесса контроля относят:

- возникновение поведения, ориентированного на контроль, т.е. сотрудник всячески подчеркивает работу в тех областях, где проводится контроль, и пренебрегает той работой, где измерений нет. Это опасно тем, что все усилия сотрудников направляются только на создание хорошей картины при проверке, а цели орг-ции при этом могут не учитываться.

- получение непригодной инф-ции – если управляющий точно не знает, какую инф-циюи в каком объеме он желает получить при проверке. Тогда подчиненные выдают ему ту инф-цию,какую им удобнее предоставить, хотя она может и не соответствовать целям контроля.

Для ликвидации таких негативных последствий контроля необходимо:

- разработать четкую и понятную всем систему показателей и стандартов для контроля, довести ее до сведения всех сотрудников; - выбранные пок-ли должны отражать основные цели деят-ти;

- система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов;

 - использовать двустороннее общение, т.е. открыто обсудить с подчиненными, какие результаты будут приемлемы в качестве стандартов, какие будут вознаграждения и взыскания.