Формы первичных учетных документов, применяемых при проведении операций с сертификатами, и порядок их заполнения

7.1. Прием и выдача наличных денежных средств Клиентам/Владельцам при выдаче/оплате сертификатов производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. Формы кассовых ордеров определены документом /22/. Кассовые ордера оформляются Контролером.

7.1.1. Приходный кассовый ордер 0402008 применяется при совершении операции выдачи сертификата за наличные денежные средства, а также при взимании платы за выдачу справки, подтверждающей произведенные Клиентом/Владельцем расходы.

При совершении операции выдачи сертификата за наличные денежные средства приходный кассовый ордер 0402008 составляется в одном экземпляре, проставление оттиска печати кассы на нем не требуется, а при взимании платы за выдачу справки, подтверждающей произведенные Клиентом/Владельцем расходы, приходный кассовый ордер 0402008 оформляется в двух экземплярах, один экземпляр которого выдается Клиенту/Владельцу с проставлением на нем оттиска печати кассы.

Заполнение приходного кассового ордера 0402008 производится в порядке, установленном в документе /22/ с учетом следующего. При реализации Клиенту нескольких сертификатов и необходимостью отражения в связи с этим «сложной» бухгалтерской проводки:

- в поле «Кредит» - в дополнительных строках указываются соответствующие номера лицевых счетов аналитического учета по каждому сертификату с указанием в поле «Сумма цифрами» по каждой дополнительной строке суммы вклада.

- в поле «Сумма цифрами» - в соответствующей строке указывается цифрами общая сумма денежных средств, внесенных Клиентом;

- в поле «Сумма прописью с указанием наименования валюты» – указывается прописью общая сумма денежных средств, внесенных Клиентом;

- в поле «Источник поступления» - указывается наименование операции: «Продажа сертификата/-ов» с перечислением серий и номеров проданных сертификатов.

При приеме платы за выдачу Справки, подтверждающей произведенные Клиентом/Владельцем расходы:

- в поле «Кредит» - указывается соответствующий двадцатизначный номер лицевого счета, открытый на балансовом счете № 70601, в дополнительной строке указывается соответствующий двадцатизначный номер лицевого счета, открытый на балансовом счете № 60309;

- в поле «Источник поступления» - отражается наименование услуги, указанной в документе /17/.

7.1.2. Расходный кассовый ордер 0402009 применяется при совершении операции оплаты сертификата наличными денежными средствами. Расходный кассовый ордер 0402009 составляется в одном экземпляре. При этом на нем не проставляется оттиск печати кассы и Владельцу он не выдается.

Заполнениерасходного кассового ордера 0402009 производится в порядке, установленном в документе /22/, с учетом следующего. При предъявлении к оплате Владельцем нескольких сертификатов, выданных данным филиалом Банка (т.е. структурными подразделениями, организационно подчиненными одному филиалу Банка), и необходимостью отражения в связи с этим «сложной» бухгалтерской проводки:

- в поле «Дебет» - в дополнительных строках указываются соответствующие номера лицевых счетов аналитического учета по учету номинальной стоимости сертификата и причитающихся процентов с указанием в поле «Сумма цифрами»   по каждой дополнительной строке размера вклада и суммы причитающихся процентов по каждому оплаченному сертификату;

В случае предъявления к оплате нескольких сертификатов, выданных в структурных подразделениях, организационно подчиненных другим филиалам Банка, в поле «Дебет» указывается соответствующий номер лицевого счета, открытый на балансовом счете по учету расчетов с филиалами Банка.

- в поле «Сумма цифрами» в соответствующей строке указывается цифрами общая сумма денежных средств, подлежащих выплате Владельцу;

- в поле  «Сумма прописью с указанием наименования валюты» – указывается прописью общая сумма денежных средств, подлежащих выплате Владельцу;

- в поле «Направление выдачи» - наименование операции: «Оплата сертификата/-ов образца 1999 года». Затем указывается: сумма вклада цифрами, сумма % цифрами и, в случае возникновения дохода, подлежащего налогообложению, - сумма удержанного налога цифрами, далее – серии и номера сертификатов.

7.2. В структурных подразделениях, работающих без применения ПТК, при внесении или получении Клиентом/Владельцем наличных денежных средств, приходные кассовые ордера 0402008 или расходные кассовые ордера 0402009, соответственно, заполняются Контролером. Клиент/Владелец собственноручно проставляет только свою подпись в поле «Подпись вносителя/Личная подпись» после проверки правильности их заполнения.

7.3. В структурных подразделениях, работающих с применением ПТК, кассовые ордера формируются средствами ПТК. При этом ПТК должно быть обеспечено соблюдение содержания и порядка расположения полей приходного/расходного кассового ордера, установленных документом /22/ и настоящими Правилами.

7.4. Мемориальный ордер ф.№ 203 оформляется:

-  в случаях, если Клиент приобретает сертификат за счет средств, находящихся на счете по вкладу, а также производится оплата сертификата не по месту его выдачи путем зачисления средств на счет по вкладу/банковской карты. При этом Клиент/Владелец лично подписывает ордер;

- в случаях, если сертификат, предъявленный Владельцем для оплаты, принят для подтверждения подлинности и платежности. В поле «Назначение платежа (содержание операции)» указывается причина принятия сертификата для дополнительной проверки, серия, номер сертификата и размер вклада, оформленный сертификатом, а также указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) Владельца и сведения о его документе, удостоверяющем личность.

Мемориальный ордер ф.№ 203 оформляется в двух экземплярах, один из которых с оттиском печати кассы выдается Владельцу, подписывается Контролером и Владельцем;

- на общее количество израсходованных/испорченных/утраченных бланков сертификатов с указанием в поле «Назначение платежа (содержание операции)» серий и номеров бланков сертификатов;  

- на сумму удержанного налога при проведении операции оплаты сертификатов;

-  на принятие к оплате/на погашенные оплаченные сертификаты;

-  на погашенные бланки сертификатов.

7.4.1. Мемориальный ордер ф. № 277 оформляется по безналичным операциям в случаях, требующих указания одного счета по дебету и нескольких счетов по кредиту или нескольких счетов по дебету и одного счета по кредиту (например, если Клиент списывает плату за выдачу справки, подтверждающей произведенные расходы, за счет средств, находящихся на счете по вкладу, или оплачивает сертификат в структурном подразделении, организационно подчиненном филиалу Банка, его выдавшему, путем зачисления причитающихся денежных средств на счет по вкладу/банковской карты).

7.5. Сопроводительная опись ф.№ 98 – оформляется в случае высылки сертификата на экспертизу в Службу экспертизы Банка.

7.6. Кассовые журналы по приходу ф. № 265, кассовые журналы по расходу      ф. № 266, ведомость оборотов по внебалансовым счетам ф. № 334, а также реестры документов по операциям структурного подразделения ф. № 333 включаютсяв состав отчета за день структурными подразделениями, совершающими операции с сертификатами. Порядок заполнения указанных учетных форм определен в комментариях, приведенных в «Альбоме форм первичных учетных документов, применяемых в филиалах Сбербанка России при оформлении операций и ведении бухгалтерского учета».

7.7. В структурных подразделениях, работающих с применением ПТК, оформление первичных учетных документов (мемориальных ордеров ф. № 203/277, приходных/расходных кассовых ордеров 0402008/0402009, сопроводительных описей ф. № 98,кассовых журналов по приходу ф. № 265, кассовых журналов по расходу ф. № 266, ведомостей оборотов по внебалансовым счетам ф. № 334, а также реестров документов по операциям структурного подразделения ф. № 333) осуществляется средствами эксплуатируемого программного обеспечения.

При этом операции, совершаемые с сертификатами и оформляемые первичными учетными документами, автоматически средствами ПТК, должны регистрироваться в кассовых журналах ф. № 265/266, а также в реестре документов по операциям структурного подразделения ф. № 333 (в случае отсутствия удаленного доступа к централизованной базе данных филиала Банка). Также средствами эксплуатируемого программного обеспечения при заключении операционного дня должна автоматически формироваться ведомость оборотов по внебалансовым счетам ф. № 334.