Порядок совершения операций при выдаче сертификатов структурными подразделениями

 

9.1. Операции по выдаче сертификатов производятся при предъявлении Клиентом документа, удостоверяющего личность, путем:

- внесения им наличных денежных средств; 

 списания денежных средств с его счета по вкладу.

9.2. При выдаче сертификатов за счет наличных денежных средств, внесенных Клиентом, Контролер:

9.2.1. предлагает Клиенту ознакомиться с «Условиями выпуска и обращения сберегательных сертификатов Сбербанка России» (документ /1/);

9.2.2. при согласии Клиента с «Условиями выпуска и обращения сберегательных сертификатов Сбербанка России» выясняет у Клиента размер вклада и на какой срок он желает получить сертификат, просит предъявить документ, удостоверяющий личность;

9.2.3. заполняет реквизиты бланка сертификата и корешка к нему в соответствии с разделом 5 настоящих Правил (в т.ч. с использованием Системы) и проставляет свою подпись на бланке сертификата.

Если при заполнении сертификата или корешка допущена ошибка, сертификат считается испорченным, на сертификате и корешке за подписями Контролера и Кассира делается надпись «Испорчен», проставляется дата и вырезается несколько букв из слов «Сертификат» и «Корешок», вместо испорченного заполняется новый бланк сертификата. Испорченный бланк сертификата регистрируется в Системе как «испорченный» в соответствии с п.8.4.7 документа /20/;

9.2.4. на основании предъявленного Клиентом документа, удостоверяющего личность, производит (в т.ч. с использованием ПТК) формирование приходного кассового ордера                 0402008 в соответствии с п. 7.1.1 настоящих Правил;

9.2.5. при проведении операции, по желанию Клиента, на сумму приобретенного сертификата может быть оформлена Справка, подтверждающая произведенные им расходы (Приложение № 4), с взиманием платы в соответствии с документом /17/. На сумму платы оформляется два экземпляра приходного кассового ордера 0402008 в соответствии с п. 7.1.1 настоящих Правил;  

9.2.6. проставляет свою подпись на приходных кассовых ордерах 0402008, предлагает Клиенту проверить реквизиты оформленного сертификата и приходного кассового ордера 0402008 и расписаться в них, а также на корешке сертификата;

9.2.7. регистрирует (в т.ч. средствами ПТК) операцию в кассовом журнале по приходу ф.№ 265.

9.3. При выдаче Клиенту сертификатов за счет денежных средств, хранящихся на счете по вкладу, Контролер:

9.3.1. производит действия, изложенные в п.п. 9.2.1 – 9.2.2 настоящих Правил;

9.3.2. предлагает Клиенту предъявить сберегательную книжку, при этом проверяет возможность осуществления операции по списанию суммы реализации за сертификат со счета по вкладу (с учетом условий данного вида вклада);

9.3.3. заполняет реквизиты бланка сертификата и корешка к нему в соответствии с разделом 5 настоящих Правил (в т.ч. с использованием Системы), проставляет свою подпись на бланке сертификата и формирует (в т.ч. с использованием ПТК) мемориальный ордер ф.№ 203 на списываемую со счета по вкладу сумму с указанием в нем серии и номера сертификата, подписывает мемориальный ордер ф.№ 203, предлагает Клиенту проверить реквизиты оформленного сертификата, мемориального ордера ф.№ 203 и расписаться в поле «Подпись клиента/получателя ценностей», а также на корешке сертификата;

9.3.4. производит списание денежных средств со счета по вкладу в соответствии с документом /7/. Регистрирует (в т.ч. средствами ПТК) операцию в реестре документов по операциям структурного подразделения ф.№ 333 (в случае отсутствия удаленного доступа к централизованной базе данных филиала Банка);

9.3.5. при оформлении по желанию Клиента Справки, подтверждающей произведенные им расходы (Приложение № 4), сумма взимаемой платы может быть также списана со счета Клиента по вкладу;

9.3.6. оформляет (в т.ч. с использованием ПТК) на сумму платы мемориальный ордер        ф.№ 203 (в двух экземплярах), подписывает их и передает Клиенту для подписания. При этом на одном экземпляре мемориального ордера ф.№ 203 проставляет оттиск печати кассы. Сумма взимаемой платы отражается в реестре документов по операциям структурного подразделения ф.№ 333 (при отсутствии удаленного доступа к централизованной базе данных филиала Банка).

9.4. После оформления сертификата и соответствующих документовна заполненном бланке сертификата и на одном экземпляре Справки, подтверждающей произведенные Клиентом расходы (в случае оформления), проставляется четкий оттиск печати структурного подразделения.

9.5. При выдаче сертификата в структурном подразделении, подключенном к Системе, и если оформление бланка сертификата осуществлено без регистрации в Системе, Контролер (если на него возложены полномочия категории Оператор Системы) осуществляет ввод реквизитов сертификата в Систему с учетом требований п.8.6 документа /20/ сразу после его оформления.

Если полномочия пользователя категории Оператор Системы возложены на другого операционно-кассового работника структурного подразделения, то Контролер должен передать сертификат этому работнику для регистрации данной операции в Системе. После ввода реквизитов сертификата в Систему Оператор Системы возвращает его Контролеру. 

9.6. После оформления сертификата, соответствующих документов и ввода реквизитов сертификата в Систему Контролер:

9.6.1. внутренним порядком передает Кассиру заполненный сертификат (с неотделенным корешком), приходные кассовые ордера 0402008, Справку (в случае оформления), а также сберегательную книжку, мемориальные ордера ф.№ 203 (при выдаче сертификата и взимании платы за выдачу Справки за счет средств, хранящихся на счете по вкладу);

9.6.2. возвращает Клиенту документ, удостоверяющий личность, и выдает номерной жетон, предварительно записав его номер в приходном кассовом ордере 0402008.

9.7. Получив от Контролера документы, Кассир:

9.7.1. приглашает Клиента по номеру жетона и запрашивает документ, удостоверяющий личность;

9.7.2. проверяет правильность заполнения сертификата и корешка к нему (в т.ч. наличие подписи Контролера и четкого оттиска печати структурного подразделения) и других документов; 

9.7.3. расписывается на сертификате, приходном кассовом ордере 0402008, в Справке и приходном кассовом ордере 0402008 на сумму взимаемой платы (в случае их оформления);

9.7.4. осуществляет проверку введенных в Систему реквизитов сертификата и подтверждает его выдачу (при выдаче сертификата в структурном подразделении, подключенном к Системе, и если на Кассира возложены полномочия категории Контролер Системы).

Если полномочия пользователя категории Контролер Системы возложены на другого операционно-кассового работника структурного подразделения, то Кассир должен передать сертификат этому работнику для проверки и подтверждения введенных реквизитов сертификата в Систему. После подтверждения реквизитов сертификата в Системе, Контролер Системы возвращает его Кассиру.

9.7.5. отделяет от сертификата корешок и принимает от Клиента наличные деньги (в случае реализации сертификата за наличные денежные средства);

9.7.6. выдает Клиенту сертификат и возвращает документ, удостоверяющий личность, а также сберегательную книжку (при выдаче сертификата за счет средств, хранящихся на счете по вкладу).В случае оформления Справки, подтверждающей произведенные Клиентом расходы, осуществляется ее выдача с проставленной печатью структурного подразделения и выдача приходного кассового ордера 0402008 с печатью кассы;  

9.7.7. оставляет у себя до конца операционного дня корешки к сертификатам, приходные кассовые ордера 0402008.

9.8. При заключении операционного дня порядок взаимодействия Контролера и Кассира осуществляется в соответствии с требованиями, установленными документом /22/, с учетом следующего:

9.8.1. Кассир:

9.8.1.1. подсчитывает и отдельно обандероливает корешки сертификатов, выданных путем внесения наличных денежных средств и списанных со счетов по вкладам, а также приходные кассовые ордера 0402008 и передает внутренним порядком Контролеру;

9.8.2. Контролер:

9.8.2.1. на основании полученных отКассира документов (п. 9.8.1.1 настоящих Правил) производит сверку количества израсходованных, в т.ч. испорченных бланков сертификатов;   

9.8.2.2. сдает Заведующему кассой под роспись в «Книге учета принятых и выданных денег (ценностей)» ф.№ 0482155 остаток неиспользованных бланков сертификатов и на общее количество израсходованных бланков сертификатов составляет два мемориальных ордера ф.№ 203: один на количество испорченных бланков сертификатов (в случае их наличия), другой на количество оформленных бланков сертификатов, выданных Клиентам;

9.8.2.3. отражает (в т.ч. с использованием ПТК) общее количество израсходованных и испорченных (в случае их наличия) за день бланков сертификатов в ведомости оборотов по внебалансовым счетам ф.№ 334;

9.8.2.4. формирует в электронном виде  Распоряжение (Приложение № 8) по выданным за день сертификатам (в случае, если их оформление возложено на структурное подразделение), подписывает ЭЦП уполномоченных лиц либо ЭЦП автоматизированной системы; 

9.8.2.5. направляет указанные документы, а также корешки сертификатов и бланки испорченных сертификатов в составе отчета за день в соответствующее подразделение бухгалтерской службы филиала Банка;

9.8.3. Оператор Системы осуществляет сверку выданных сертификатов с данными оперативного отчета Системы по выданным сертификатам (если структурное подразделение подключено к Системе). При расхождении данных выясняет причины расхождения путем выверки серий, номеров и сумм выданных сертификатов с данными отчета.

9.9. В случае обращения Клиента, желающего получить письменное подтверждение (или его дубликат) о произведенных им расходах по приобретенному ранее сертификату, структурное подразделение/уполномоченное подразделение на основании письменного заявления Клиента (Приложение № 10)предоставляет Справку по форме, приведенной в Приложении № 4.

Справка, подтверждающая произведенные Клиентом расходы, выдается не позднее трех рабочих дней, считая с даты, следующей за днем получения от Клиента письменного заявления. При этом с Клиента взимается плата в соответствии с документом /17/ за оказание данной услуги.

9.10. Уничтожение испорченных бланков сертификатов производится в порядке, установленном документом /10/.

9.11. При реализации сертификата в структурном подразделении, которое не подключено к Системе, операция производится в соответствии с разделом 9 настоящих Правил и с учетом требований, изложенных в документе /20/. При этом регистрация в Системе реквизитов выданных сертификатов осуществляется уполномоченным подразделением за структурное подразделение днем совершения операции (т.е. дата ввода информации в Систему должна соответствовать дате внесения вклада, указанной на сертификате) на основании:

9.11.1. Сведений, переданных структурным подразделением по защищенной внутрибанковской электронной почте или какой-либо автоматизированной системе и подтвержденных ЭЦП уполномоченных лиц.

Передаваемые сведения должны содержать полный перечень реквизитов о выданном сертификате и данных о Клиенте, необходимых для регистрации операции в Системе, а также фамилию, имя, отчество (при наличии) ответственного работника, направившего данное сообщение (Приложение № 12). Сведения, направленные в уполномоченное подразделение, должны быть подписаны ЭЦП уполномоченных лиц: ответственного работника и Заведующего. После отправки указанного сообщения необходимо проинформировать (по телефону) уполномоченное подразделение о переданной информации. При наличии большого объема операций обмен информацией может осуществляться с периодичностью, определенной филиалом Банка (например, 1 раз в час).

При поступлении из структурного подразделения информации о выдаче сертификата работник уполномоченного подразделения незамедлительно:

- распечатывает полученные в электронном виде сведения по выданному сертификату (при этом осуществляется проверка корректности и легитимности ЭЦП уполномоченных лиц структурного подразделения. При некорректности ЭЦП информация не должна приниматься в обработку и не должен осуществляться ввод информации в Систему);

- регистрирует операцию в Системе;

- распечатывает справку по сертификату;

- подшивает данные документы в специально выделенную папку для их хранения (папка с документами за отчетный год хранится в течение двух следующих лет. Порядок хранения папки устанавливается филиалом Банка самостоятельно. После указанного срока данная папка с документами подлежит уничтожению.);

- направляет в структурное подразделение ответное сообщение о получении сведений с указанием: фамилии, имени, отчества (при наличии) работника уполномоченного подразделения, даты и времени его получения.

В зависимости от эксплуатируемой автоматизированной системы сообщения о доставке из структурного подразделения в уполномоченное подразделение сведений о выданных сертификатах могут передаваться автоматически (в виде транспортной квитанции). В таких случаях уполномоченное подразделение не осуществляет дополнительного формирования ответных сообщений.

9.11.2. Информации, передаваемой ответственным работником структурного подразделения по телефону, установленному в отдельном помещении, обособленном от обслуживания Клиентов.

Информация передается днем совершения операции выдачи сертификата. Периодичность обмена информацией в течение дня между структурным и уполномоченным подразделениями устанавливается каждым филиалом Банка самостоятельно. При этом ввод/регистрация в Системе сведений по выданным сертификатам осуществляется уполномоченным подразделением в день совершения данной операции.

Передаваемая по телефону информация должна содержать сведения о реквизитах выданного сертификата и о Клиенте, отраженные в Приложении № 13. Факт передачи информации о выданном сертификате должен фиксироваться в структурном подразделении в специальном журнале (Приложение № 13), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и заверен подписью руководителя (заместителя руководителя) филиала Банка. Работник уполномоченного подразделения, принимающий информацию, регистрирует ее в аналогичном журнале. После ввода информации в Систему работник уполномоченного подразделения распечатывает справку по сертификату и подшивает ее в специально выделенную папку для хранения (папка с документами за отчетный год хранится в течение двух следующих лет. Порядок хранения папки устанавливается филиалом Банка самостоятельно. После указанного срока данная папка с документами подлежит уничтожению.).

При поступлении из структурных подразделений документов (корешков к выданным сертификатам и/или Распоряжений по выданным сертификатам), подтверждающих совершенные операции, уполномоченное подразделение осуществляет сверку реквизитов выданных сертификатов, введенных в Систему, с реквизитами, отраженными в поступивших документах. В случае выявления регистрации в Системе ошибочных реквизитов оформленного сертификата, работник уполномоченного подразделения производит действия в соответствии с п.8.15 документа /20/. При этом на выявленные расхождения составляется акт (в произвольной форме). О выявленных расхождениях необходимо проинформировать структурное подразделение, выяснить причину допущенных ошибок и запросить объяснительную с работников, по чьей вине была допущена регистрация в Системе ошибочных реквизитов по оформленному сертификату. Данные документы подшиваются в вышеуказанную папку.

9.11.3. Документов (корешков к выданным сберегательным сертификатам и/или Распоряжений по выданным сертификатам), переданных из структурного подразделения – не позднее рабочего дня, следующего за днем проведения операции или в день поступления в филиал Банка отчета по совершенным операциям.