Какие единицы измерения ставить в счетах-фактурах и первичке

Лина СТАВИЦКАЯ
эксперт журнала «Главбух»

1 Купили товар в тоннах, а продали в килограммах

Составьте акт перевода одной единицы измерения в другую. Есть и другой способ

2 Ручки, папки и бумагу списали одной строкой как канцтовары

Расходы и вычеты НДС защитит специальный приказ. Образец

3 В первичке поставщика неизвестная единица измерения

Попросите, чтобы переделал так же, как в классификаторе. Таблица-шпаргалка

4 В акте человеко-часы, а в счете-фактуре прочерк

Договоритесь, чтобы во всех документах была одна и та же единица измерения

5 По услугам и аренде вместо единиц измерения поставили прочерк

Можно так и оставить

Единица измерения — обязательный реквизит первички и счетов-фактур (п. 5 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, подп. 5 п. 5 ст. 169 НК РФ). От того, верно ли компания обозначила единицу измерения, зависит право на расходы и вычет НДС. Подскажем верные решения для ситуаций, когда не ясно, как указать единицу измерения в документах.

Купили товар в тоннах, а продали в килограммах

Компания может получить материалы по одной единице измерения, а оприходовать или отпустить их в производство по другой. Например, в документах от поставщика единица измерения — тонны, а в вашей компании принято измерять запасы в килограммах или поштучно. Еще пример: купили материалы в упаковках, бобинах, катушках, а в производство отпускаете в метрах.

В таких ситуациях есть два варианта (п. 50 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Первый — приходуйте материалы и указывайте их в карточках складского учета сразу в двух единицах измерения. Отпускную единицу приведите в скобках. Цену единицы тоже надо будет пересчитать.

Второй вариант — составить акт перевода в другую единицу измерения. Форма — произвольная, например как в образце ниже. В таком случае оприходовать и отпускать материалы в эксплуатацию можно будет с указанием одной, новой, единицы измерения. Но только если переводите единицы измерения в более крупные или более мелкие. Скажем, из тонн в килограммы. Если речь идет о совершенно разных измерителях, то в карточке складского учета должно быть две единицы измерения. К примеру, надо перевести единицы массы в единицы объема или единицы длины пересчитать поштучно. Чтобы не было путаницы, выберите один из вариантов и закрепите его в учетной политике.

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

Ручки, папки и бумагу списали одной строкой как канцтовары

Некоторые компании предпочитают сокращать длинный список материалов из накладной поставщика у себя в учете, объединяя несколько разных наименований в одно. Это позволяет сэкономить время и не засорять базу данных избыточной информацией. Нарушения здесь нет. Компания сама выбирает детализацию учета запасов (п. 3 ПБУ 5/01). За единицу можно взять номенклатурный номер, партию или однородную группу. Обычно используют два способа, чтобы избежать лишней работы. Выберите один и закрепите его в учетной политике.

Однородные группы. Первый способ — сгруппировать однородные предметы. Например, если речь идет о канцтоварах, то необязательно переносить из накладной каждую линейку, карандаш и ножницы. Ведь в первичке может быть до нескольких десятков позиций. Достаточно распределить всю номенклатуру по группам: линейки, карандаши, ножницы, ручки и т. д.

Чтобы включить однородные материалы в определенную группу, надо определить среднюю цену по группе. Для этого общую стоимость однородных предметов разделите на их количество.

Пример. Как определить среднюю цену однородной группы

ООО «Мир» получило канцтовары. В накладной пять наименований:

— ручка синяя АМ 0.5, 150 шт. по цене 50 руб., всего — 7500 руб.;

— ручка зеленая ВС 0.7, 100 шт. по цене 40 руб., всего — 4000 руб.;

— карандаш простой ТМ, 120 шт. по цене 70 руб., всего — 8400 руб.;

— карандаш механический 0.5, 80 шт. по цене 200 руб., всего — 16 000 руб.;

— калькулятор, 5 шт. по цене 300 руб., всего — 1500 руб.

В учетной политике компании закрепили, что канцтовары приходуют по однородным группам. Бухгалтер сгруппировал материалы так:

— группа «Ручки» — 250 шт. общей стоимостью 11 500 руб. Средняя цена одной штуки по этой группе равна 46 руб. (11 500 ₽: 250 шт.);

— группа «Карандаши» — 200 шт. общей стоимостью 24 400 руб. Средняя цена по группе равна 122 руб. (24 400 ₽: 200 шт.);

— группа «Калькуляторы» — 5 шт. общей стоимостью 1500 руб. Средняя цена равна 300 руб.

Партия как единица. Второй способ заключается в том, что все позиции накладной объединяют в одно наименование и учитывают как единицу по общей стоимости всех материалов в данной накладной. Например, вместо ручек, карандашей, скрепок — канцтовары.

Осторожно

Инспекторы не одобряют объединение разных номенклатур из накладной в единое наименование. Избавить от претензий поможет приказ.

Этот подход может вызвать претензии проверяющих. Списывать материалы компания будет тоже одной строкой. А значит, не проследит движение каждого предмета в отдельности. Избежать споров поможет приказ о том, что все приобретенные материалы по конкретной накладной компания передает в эксплуатацию сразу в день получения.

Это позволит списать в расходы всю стоимость материалов единовременно. К приходному ордеру, например по форме № М-4, прикрепите копию товарной накладной поставщика. При списании к требованию-накладной, например по форме № М-11, подшейте заявки сотрудников на обеспечение канцтоварами.

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word