Гостиница: как учесть расходы на проживание

Стоимость проживания командированных сотрудников в гостиницах можете учитывать в прочих расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого у вас должна быть подтверждающая первичка. Обязательная информация в ней — дата составления, стоимость и срок проживания, должность и подпись составителя. Но в разных ситуациях инспекторы предъявляют к документам особые требования.

Гостиницы нет в ЕГРЮЛ. Налоговики на проверках смотрят, есть ли ИНН гостиницы в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если его там не оказывается, снимают расходы. Их можно защитить в суде. Аргумент такой: командированный сотрудник узнает ИНН гостиницы только после того, как ему выдадут первичку. До этого момента работник не имеет возможности проверить данные. Чтобы снять расходы, инспекторы должны доказать, что сотрудники намеренно выбрали для оформления первички на проживание несуществующее юридическое лицо (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28 августа 2015 г. № Ф09-5678/15, определением Верховного суда РФ от 23 декабря 2015 г. № 309-КГ15-16360 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам).

Сотрудник жил в люксе. В законе нет ограничений по стоимости и категории помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Но безопаснее в положении о командировках перечислить должности тех сотрудников, которым компания возмещает расходы на проживание в номере «люкс». Это защитит организацию на случай, если на проверке налоговики посчитают такие затраты необоснованными.

В счет входит питание. Расходы на питание в гостинице, которые выделены в счете отдельной строкой, учесть нельзя. Ведь сотрудники в служебных поездках питаются за счет суточных (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Если, несмотря на это, вы компенсируете работнику расходы на питание по гостиничному счету, рассчитайте с этой суммы НДФЛ.

Дополнительные услуги. Например, ремонт обуви, химчистка, услуги носильщика и т. п. Расходы на них Налоговый кодекс прямо относит к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Другие расходы на букву Г

Гаджеты Налоговый учет мобильников и планшетов зависит от их стоимости. Объекты дороже 100 000 руб. относите к основным средствам и списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ). Гаджеты, которые стоят 100 000 руб. или менее, включайте в материальные расходы. Списать их можно единовременно или постепенно — в зависимости от условий учетной политики (подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ). Подробности

Гарантийный ремонт Расходы на гарантийный ремонт учитывают как прочие (подп. 9 п. 1 ст. 264 НК РФ). Другой вариант — создать резерв на гарантийный ремонт (п. 2, 5 ст. 267 НК РФ). И все затраты списывают за счет резерва. Отчисления в резерв производят при каждой реализации товара с гарантией (п. 3 ст. 267 НК РФ). Но можно делать это и с другой периодичностью, например раз в месяц или раз в квартал. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Гараж Стоимость обслуживания гаража, в котором компания хранит свои машины, можно отнести на расходы по содержанию служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Другое дело, если места в гараже организация сдает в аренду другим компаниям. Тогда речь идет уже об обслуживающем хозяйстве. Расходы и доходы в этом случае учитывают отдельно по правилам, установленным в статье 275.1 Налогового кодекса РФ.

Госпошлина Госпошлину включают в прочие расходы (ст. 13, подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Пошлину за рассмотрение дела в суде можно также учесть во внереализационных расходах на дату подачи иска (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ). Пошлину за регистрацию основных средств включают в их первоначальную стоимость (п. 1 ст. 257 НК РФ). Но если ее оплатили после ввода объекта в эксплуатацию, то списывают единовременно (подп. 1, 40 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерский чек-лист