Как отвечать на официальные приглашения

 

На деловое приглашение следует ответить на фирменном бланке, а на приглашение, посланное на ваш домашний адрес, следует отвечать на именной почтовой бумаге.

Некоторые приглашения просто нельзя отвергнуть, если только вы действительно не находитесь в бессознательном состоянии. Приглашения от королевской семьи или на встречу с членами королевской семьи относятся к их числу, так же как некоторые приглашения от вашего начальника. Однако от некоторых из приглашений обычно можно отделаться извинением, приведя убедительную причину, но в целом, если босс приглашает вас на обед, вам определенно стоит пойти.

Если вам приходится отклонить приглашение, единственно вежливый способ – указать причину, например отъезд за границу, болезнь, предыдущее обязательство и так далее. Ваш ответ должен быть написан в том же стиле, как приглашение, которое адресовано компании или человеку, поименованному на приглашении и называющему вас мистер Джон Браун или просто Джон Браун. Это делает ответ чрезвычайно простым: то есть вы следуете тому образцу, который получили. Вот, например, мистер Джон Майерс, отвергающий приглашение от «Сного».

 

Мистер Джон Майерс благодарит директоров компании «Сного Лтд.» за их любезное приглашение на шведский стол 30 октября и сожалеет, что не сможет присутствовать, поскольку связан предыдущим обязательством.

 

Это должно быть отпечатано на бланке фирмы в середине страницы.

Когда приглашение принимают, то повторяют время и место торжества, чтобы указать, что вы надлежащим образом это усвоили. Вот как ответил бы один из анонимных гостей Марли:

 

Мистер Томас Уайт благодарит Марли из Лондона за их любезное приглашение на 10 мая от 6 до 8 часов и с удовольствием принимает его.

 

Поскольку Марли не упомянули ничего более специфического, кроме демонстрации новых духов, нет смысла в своем ответе повторять все дословно.

Отошлите свой ответ как можно скорее, чтобы организаторы могли определиться с числом ожидаемых гостей. Очень многие бизнесмены не считают нужным вообще отвечать на приглашения. Они просто внезапно появляются на приеме, если это им требуется, и бросают приглашение в корзину для мусора, если оно не устраивает их. Нет нужды говорить, что это чрезвычайно невежливо.

 

Глава 10

КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ

 

Как большинство других бизнесменов, вы, вероятно, каждый день тратите часть времени, диктуя письма. Они или способствуют созданию соответствующей репутации вашей компании, или, напротив, раздражают и восстанавливают против вас адресатов – в зависимости от того, как они написаны.

Дружелюбное, небанальное, дипломатичное письмо поможет вам продать то, что вы производите, успокоить разгневанного покупателя и вообще повлиять в вашу пользу, не говоря уже о том, что поможет урегулировать деловые споры.

Следовательно, весьма полезно овладеть искусством ведения переписки и проверить, все ли ваши подчиненные умеют правильно писать деловые письма. Бездушный писец фирме не нужен и даже вреден.

 

 

ПОЧТОВАЯ БУМАГА

 

Этикетом не предусматриваются вопросы подготовки, оформления фирменного бланка. Обязательным является лишь то, чтобы он был отпечатан с клише, но в наши дни вполне допустимо использовать вместо этого и готовый бланк. Стоит заказать образец опытной фирме, хорошо изучившей самые современные гарнитуры шрифтов. И если вы заботитесь о высоком качестве, нужно выбрать хорошую высокосортную бумагу. Дешевый старомодный печатный фирменный бланк, несомненно, не создаст у получателя делового письма впечатления, что оно послано современной компанией, продающей качественные товары.

С другой стороны, компании, торгующей предметами антиквариата или по иным соображениям желающей создать ауру старомодного достоинства, лучше остановиться на одном из старых шрифтов, общепринятом размещении текста и бумаге хорошего качества.

Не годится писать личные письма на фирменных бланках. Лучше держать в офисе под рукой пачку собственной почтовой бумаги. Однако личные письма писать во время рабочего дня не принято.

Личная почтовая бумага должна быть отпечатана с клише, а не с обшей печатной формы. Ваш адрес может быть или в центре, вверху страницы, или с отступом в правом верхнем углу, а номер телефона, напротив, в левом. Используйте простые гарнитуры шрифта. Предпочтительнее весь текст набирать заглавными буквами.

Самый стандартный размер для личной почтовой бумаги 8 х 6 дюймов, и, конечно, не следует выбирать меньший размер. Вы захотите приобрести бумагу хорошего качества, и если вы не разбираетесь в этом, то лучше прибегнуть к совету опытного продавца канцелярских принадлежностей. Что касается цвета, это целиком вопрос вкуса, хотя лучше всего использовать белый или серый. Некоторые считают необрезанные края бумаги и цветные рамки признаком дурного вкуса, но находятся люди, отказывающиеся подчиняться таким деспотичным правилам.

У пэров, как на бумаге, так и на плоскости конверта, часто появляется отпечатанная с клише корона, в то время как некоторые используют свое фамильное украшение на верху гербового шита. В наши дни этот обычай считается несколько претенциозным, но он пользовался большой популярностью в Викторианскую эпоху, когда торговцы канцелярскими принадлежностями с радостью предлагали своим покупателям украшение на верху гербового шита, не считаясь с тем, принадлежало ли оно этой семье или нет.

 

 

Много ерунды написано относительно определенной формы конвертов, якобы хорошего или дурного вкуса, и относительно «неприемлемых» типов клапанов, но такой снобизм в наши дни несколько нелеп. Сейчас намного важнее обсудить практичность и рекомендации министра почт, например, что с июля 1968 года конверты не должны быть меньше 5½ х 3½ и не больше 9½ х 4¾ дюйма. Длина конверта в пределах указанных размеров должна быть в 1,414 раза больше ширины. Пересылка писем в нестандартных конвертах будет стоить дороже. Эти рекомендованные размеры министерство почт сможет контролировать, используя новое автоматическое и электронное оборудование, нацеленное на снижение стоимости почтовых услуг. Министр почт не упоминает о слишком остроконечных клапанах!

 

 

ИСКУССТВО НАПИСАНИЯ ПИСЬМА

 

Почерк одновременно и природный дар, и искусство. Если вы не родились с этим даром, ничто не поможет вам его обрести, но любой может овладеть искусством эпистолярного жанра. Эта дисциплина, как всякая другая, требует изучения и практики.

Четкий почерк – результат ясного мышления, и, наоборот, путаница в мыслях отражается в неразборчивом почерке. Так что первое правило можно сформулировать так: «Подумай, прежде чем написать». Это звучит настолько банально, что кажется почти оскорбительным; однако многие руководители оправдываются тем, что у них не хватает времени подумать, прежде чем выплеснуть свои мысли на бумагу. Мысленно приведите в порядок материал, прежде чем продиктовать его. Попытайтесь свести его к нескольким пунктам и затем изложите их по возможности коротко и ясно. Наконец, дайте своему адресату четкое указание, чего вы ожидаете от него. Если вам нужны его инструкции о том, что делать дальше, тогда просто напишите: «В свете изложенного выше я надеюсь получить от вас дальнейшие инструкции». Как вариант: «:.. мне хотелось бы получить от вас совет по этой проблеме».

Если, с другой стороны, вы каким‑то образом уже разрешили этот вопрос, дайте ему знать: «В свете изложенного я решил поступить так‑то и так‑то». Если вы хотите повлиять на решение вашего партнера, вам следует написать совершенно определенно: «Поэтому я рекомендую поступить следующим образом». Или вы можете высказаться более решительно: «Поэтому я считаю, что нам очень важно сделать то‑то и то‑то».

Написанное вами должно быть убедительным и четким, предпочтительны короткие английские слова вместо длинных латинизмов. Используйте begin или start вместо commence («начать»). Используйте get up («увеличить»), get down («снять»), get better («взять верх»), get about («распространяться») вместо соответствующих им заимствованных из латыни глаголов. Комбинация глаголов и наречий характерна для английского языка и звучит намного энергичнее. Существуют сотни таких комбинаций, и ваш английский только выиграет, если вы поставите целью отыскать и использовать наиболее адекватную содержанию письма лексику.

Остерегайтесь длинных слов с префиксами и суффиксами, такими как pre‑, re‑, de‑ или – ousness и – ization. Их часто можно заменить двумя короткими словами или даже одним коротким английским словом: вместо «быть в затруднительном положении» – «беспокоиться», а вместо «иметь пристрастие» – «нравиться».

Наряду с короткими, однозначными по смыслу словами следовало бы быть лаконичным, поскольку доказано, что короткие слова и немногословные предложения делают текст более понятным.

Английское предложение с веками становилось короче и короче, так что, используя короткое предложение, вы сделаете свои письма не только более легкими для понимания, но придадите своему английскому больше энергетики и современных интонаций. «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Поработайте для начала над этими необходимыми навыками краткого, точного и ясного изложения. Постепенно, когда с прошествием месяцев и лет вы обнаружите, что предложения немного удлинились, не утратив ясности, вы передвинетесь на следующую ступень, почувствовав, что вы можете писать на хорошем английском. Ваша конечная цель – разнообразить размер предложений, чередуя более или менее краткие – в зависимости от значения высказывания.

Затем, выбирая слова, вы приобретете устойчивый навык употребления более краткого слова и менее пространных предложений. Вдобавок вы научитесь выбирать энергичную и разнообразную лексику, ограничите использование страдательного залога только случаями необходимости. Слишком часто руководители пишут «Было решено» – вместо более убедительного «Мы решили», «Правление решило». Использование страдательного залога в предложении подобного рода вызывает предположение, что пишущий хочет что‑то скрыть. Безличная конструкция всегда неопределенна. Всегда есть человек или группа, которые делают, считают, решают, думают и так далее, представьте этого человека или группу людей как активных участников рабочего процесса.

Культивируйте привычку искать в словаре слово, которое вы хотите использовать. Вы будете удивлены, обнаружив, как часто слово не означает точно того, что вы хотите сказать. Например, «словесный» означает «на словах, словами», как в предложении: «Он не дал словесного согласия, но просто кивнул». Его часто используют неправильно в значении «устный», то есть «высказанный», в отличие от «написанный».

Некоторые слова предельно заезжены. Мы привязываемся к слову, а затем используем его как заблагорассудится. Удачный пример – сочетание «узкое место». Мы читаем об «узких местах», которые «уменьшены», «разрешены», «преодолены» или даже «сглажены». Если помнить о том, что «узкое место» является понятием пространственным, то использование его в переносном смысле следует строго ограничить.

При выборе определения попытайтесь найти такое, которое передаст точный оттенок выбранного вами значения. «Хороший» не означает абсолютно ничего, поскольку мы говорим о «хорошем куске мяса», «хорошей девушке», «хорошем парке» и даже о «хорошем приказе».

Как только вы начнете задумываться над словами, вы быстро поймете, что каждое слово должно зарабатывать свой прокорм. Ни одного случайного слова не должно находиться в вашем письме, если не вносит своего вклада в значение написанного. Если вы пробежитесь по тексту слово за словом и спросите себя, какой цели служит каждое слово, вы будете удивлены, обнаружив много лишних. Безжалостно выбрасывайте их, они не вносят вклада, проясняя значение.

Деловая корреспонденция просто засорена этими, казалось бы, незаметными сорняками. Иной раз целые предложения нужно выбросить для большей ясности и убедительности текста.

Вот несколько этих ужасных клише:

 

и обязан (в заключение) как и от согласно как установлено выше заверяя вас в нашем благосклоннейшем внимании в ранее установленный срок в вашем распоряжении в настоящее время в то время, когда пишутся эти строки как только вам будет удобно найдите, пожалуйста, приложение воспользуйтесь этой возможностью с удовольствием ждем ответа с благосклонностью ожидая ваших дальнейших ценных распоряжений просить подтвердить просить совета просить объявить просить остаться (перед комплиментарным завершением)

старательно отмеченный сообщение (вместо письма)

исполняя ваше требование должным образом с удовлетворением отмеченное считать целесообразным желать установить обязанный тому факту, что вложенный при сем найдите, пожалуйста, вложенное высоко ценимое расположение даже проставить дату пришел вручить ушел вперед весьма помог рассматривая факт при сем прилагается при сем, пожалуйста, найдите надеясь на благосклонность если и когда в ответ на то же самое в связи с этим в нужном направлении в получении в ответ на ваше в ответ я хочу установить в ближайшем будущем в этой связи незамедлительно любезное сообщение доброжелательный совет получить доброжелательный совет любезно информировать встретить с одобрением заметить из вашего письма с интересом заметить с удовольствием заметить от того же числа наши записи показывают обязанный тому факту, что предыдущие сообщения позвольте мне установить прошу вас посоветовать хотелось бы получить совет прошу не сомневаться прошу найти вложенное прошу заметить прошу оставаться уверенным в следующем месяце в соответствии с недавняя дата ссылаясь на ваше сообщение отсылая к вашим учитывая ваше сообщение к сожалению, должен посоветовать к сожалению, должен установить в ответ на ваше сообщение в ответ на ваше оговоренное (т. е. оговоренное соглашение, предложение)

то же самое (используемое как местоимение)

представить при сем на рассмотрение с удовольствием принять совет принять возможность сердечно благодарю вас заранее благодарен вам автор данной.

следует посоветовать вам вручить доверяя этому волеизъявлению прошлого месяца в отдельном конверте по получении ценное сообщение ценное покровительство нам доставит удовольствие посоветовать мы отмечаем нам доставит удовольствие хорошо и правильно когда и как в то время как мы устанавливаем желать знать желать советовать желать установить посоветовал бы установил бы предположил бы ваше ценное сообщение ваша ценная поддержка с вашего позволения вручить ваше письмо от той же даты ваш ценный запрос тем не менее поручить

 

Если вы избавили свою лексику от этих бессодержательных слов; если вы лаконичны и выбираете простую энергичную лексику; если вы тщательно обдумали тему, прежде чем писать, вам не нужно чрезмерно беспокоиться о правилах грамматики. Намного важнее излагать в свойственной вам манере, чтобы корреспондент принял к сведению, живо воспринимая ваше письмо. Не бойтесь использовать такие конструкции, как I’d be happy to send you so and so («Был бы счастлив послать вам то‑то и то‑то»). Используйте живую разговорную интонацию. Абсолютно нет причин писать деловое письмо в высокопарном стиле. Однако следует придерживаться и стиля фирмы в целом. Некоторые компании более официальны, и некоторые профессии требуют более официального стиля изложения.

Кроме того, не пренебрегайте местоимением «вы». Пытайтесь писать: «Вы будете счастливы узнать, что ваш заказ был отправлен сегодня», а не «Нам приятно уведомить вас.» и так далее. Слишком много деловых писем насквозь пронизаны этими «я» и «мы», будто адресат сосредоточен исключительно на своей персоне.

 

Написание заглавных букв. Современная тенденция стремится урезать написание заглавных букв. В английском пишут с заглавных букв:

Собственные имена людей, стран, городов, небольших городков, графств, рек, гор, озер, морей и океанов.

Названия месяцев и дней недели.

Названия книг, пьес, статей, журналов, опер, песен и подобного. «Его последней книгой была «Лучшие деловые письма»». «Ее любимая опера «Травиата»».

Названия кораблей, домов, отелей, ресторанов, таверн и прочего.

А также когда нарицательное существительное заменяет непосредственно название, например: «Банк имеет 50 отделений» – означающее Банк X, потому что при многочисленных повторениях полного названия этого учреждения текст приобретает избыточную многословность.

Не пишутся с заглавной буквы:

Нарицательное существительное, когда его используют, чтобы указать общий класс людей или предметов, например: «В США множество университетов».

Обозначение ранга или положения, когда его используют как нарицательное существительное, например: «Большинство менеджеров по продаже провели в пути несколько лет».

А вообще говоря, следует обращаться к правилам правописания прописных и строчных букв.

 

Пунктуация. Современная тенденция к более коротким предложениям сделала употребление пунктуации более простым, за исключением, конечно, точек, которые используются чаше. Неправильно, однако, бесконечно продолжать предложение, игнорируя запятые, хотя они требуются для ясности, – одним словом, можно было бы сказать, что если пропуск запятой меняет значение, тогда поставьте ее. Она нужна, чтобы разделить, например, список предметов: «В нашем бутике на третьем этаже имеется изысканный набор дамских костюмов, платьев, пальто и плащей».

Многие чуткие к слову писатели не выделяют запятыми уточнения, если значение и так совершенно понятно. Однако вы должны заключить уточнение в запятые либо с двух сторон, либо вообще обойтись без них. То есть следует написать: «Наш представитель в центральных графствах Англии, мистер Дэвид Росс, вскоре позвонит вам». Возможен другой вариант: «Наш представитель в центральных графствах Англии мистер Дэвид Росс вскоре позвонит вам», где слова «мистер Дэвид Росс» не носят в синтаксическом отношении уточняющего значения. Хотя это предложение явно выиграет, если заключить слова «мистер Дэвид Росс» в запятые. Следующее предложение требует постановки запятых: «Мистер Джексон, с которым вы познакомились на нашем последнем совещании по продаже, вновь будет в городе на следующей неделе», так как они выделяют с двух сторон придаточное предложение.

В английском используют запятую также после слов автора перед прямой речью, например: Hesaid, «I shall be back at 10» (Он сказал: «Я вернусь к десяти»). Запятые должны выделять слова автора, разрывающие прямую речь, например: «Не опаздывай, – сказал он, – или у тебя будут неприятности».

Считается, что точка с запятой разделяет автономные по смыслу предложения, но современные короткие фразы в меньшей степени нуждаются в этом знаке препинания. Поэтому при написании письма вам редко приходится использовать его. Если вы находите необходимость сделать свое предложение таким длинным, что вам нужно разбить его точкой с запятой, тогда следует еше раз хорошенько подумать и переписать его, разбив на два или больше коротких.

Однако, если вы перечисляете много предметов, которые естественно распадаются на несколько отдельных групп, ваше предложение станет яснее, если вы отделите каждую группу точкой с запятой, а предметы внутри группы – запятой. Например: «Наше издательство работает в трех направлениях: технические книги, которые охватывают работы по проектированию, электронике, физике и автоматике; книги о бизнесе, которые включают работы по менеджменту, бухгалтерии и офисным операциям; и художественную литературу, куда относятся романы, пьесы и поэзия».

Иногда точка с запятой действительно указывает на большую автономность высказываний. Например, если вы говорите: «У нас есть десять отделений в Великобритании, но всего два в остальном мире», запятая подойдет как нельзя лучше, но если вы опускаете союз «но», тогда вам понадобится точка с запятой, например: «У нас десять отделений в Великобритании; только два в остальном мире».

Двоеточие указывает на то, что второе предложение разъясняет смысл первого. Вам редко придется использовать его в деловых письмах, дай в личных тоже. Этот знак можно использовать перед прямой цитатой вместо запятой и следует использовать перед однородными членами предложения после обобщающего слова, например: «Качества, которые мы ищем в наших работниках, следующие: честность, надежность и трудолюбие».

Точку ставят в конце предложения, после инициалов и в большинстве сокращений. Если буквы в слове опушены, ставится дефис, например: м‑р, д‑р, м‑м.

Другие знаки пунктуации следующие: знак вопроса, восклицания, кавычки, круглые скобки и тире.

Знак вопроса используют только после прямого вопроса, но не после косвенного. Его можно также использовать между круглыми скобками, чтобы указать, что слово или заявление находятся под сомнением.

Используйте восклицательный знак очень экономно. Он означает, что слово или предложение имеет повышенную эмоциональную интонацию. Некоторые же ставят его просто от избытка чувств.

В кавычки заключают прямую речь внутри текста.

Дефис используют, чтобы соединить два отдельных слова – это внутрисловный знак.

Некоторые разбрасывают тире по всем своим письмам вместо других знаков препинания. Они чувствуют, что нужен какой‑то знак, но не могут вспомнить, должна ли это быть запятая, двоеточие или точка – и вставляют тире. Правильная постановка тире – это неожиданная смена событий, резкое противопоставление одного простого предложения другому и так далее. Вот некоторые примеры:

«Я мог бы продолжать бесконечно – смысла в этом не было». (Противопоставление в бессоюзном сложном предложении.)

«Собаки, кошки, мыши, крысы – все были там». (Тире после однородных членов предложения перед обобщающим словом «все».)

«Передам это сообщение – все будет сделано». (Быстрая смена событий.)

Используйте тире экономно, как хорошая кухарка использует специи.

 

«Запишите письмо, пожалуйста». Теперь вы готовы приступить к диктовке того дружелюбного, однако точного и краткого письма, которое способно смазать колеса как деловой, так и общественной жизни. Как у большинства бизнесменов, у вас, вероятно, есть способная секретарша, чтобы выполнить за вас физическую работу, и в течение получаса вы продиктуете ей столько писем, сколько самостоятельно писали бы целое утро. Традиции упростились до такой степени, что теперь считается вполне допустимым печатать на машинке личные письма. Это означает, что вы можете также диктовать их.

Только ответы на приглашения, присланные к вам домой, письма с выражением соболезнования и письма с выражением благодарности за гостеприимство нужно писать от руки.

Очень немногие в наши дни способны потратить время, чтобы написать от руки личные письма, и вдобавок у многих такой неразборчивый почерк, что напечатанные на машинке письма – единственная возможность для адресата их прочитать.

Если вы хотите придать своим деловым письмам более личный оттенок, можете «дать им голову и снабдить хвостом», то есть написать от руки: «Уважаемый мистер имярек» и комплиментарное заключение.

Правило для начала и окончания письма очень простое. Если вы начинаете письмо «Уважаемый сэр» или «Уважаемые господа», тогда заканчиваете «Преданный Вам». Если вы начинаете «Уважаемый мистер Смит», тогда заканчиваете «Искренне Ваш».

Когда речь заходит о личных письмах, которые начинаются «Дорогой Боб» или «Дорогая Джейн», нет абсолютно никаких ограничений в форме концовки. Возможно, вам не захочется заканчивать их официально. Джордж Бернард Шоу, который написал сотни, может быть, тысячи прекрасных писем, почти всегда прочитывал написанное и затем ставил свою подпись. Возможно, он писал Эллен Терри: «Доброй ночи, моя чародейка». Она в свою очередь выбирала самые обольстительные концовки, которые так подходят «чаровнице» ее типа. И Шоу, и Эллен Терри были искренни перед собой, и именно такими должны быть вы в своих личных письмах. Забудьте о штампованных фразах, просто будьте сами собой. Ваши корреспонденты оценят это.

Глава 8 дает вам необходимую информацию, как обращаться к титулованным и знатным людям, а также к любому, кто не просто «мистер». Однако, как упомянуто в этой главе, слишком официальные или чрезмерно цветистые концовки больше не используют, за исключением обращения к королеве. В наши дни заверения «Искренне Ваш» вполне достаточно для любого или почти любого письма. Нет нужды говорить, что следует подписывать самому все свои письма. Резиновый штамп неприемлем.

Если вы пишете личное письмо на адрес фирмы вашего знакомого, совершенно в порядке вещей пометить конверт надписью «Личное». Однако, если вы пишете по домашнему адресу, естественно, такой пометки делать не следует, поскольку предполагается, что тот, кому письмо адресовано, сам вскроет его.

Если вы передаете письмо через кого‑то, чтобы доставить его лично, обычно конверт оставляют незапечатанным. Затем человек обычно запечатывает его сам в вашем присутствии. Вы можете, однако, сделать исключение из этого правила, если, например, в конверт вложено что‑то, что может выпасть. В таком случае вежливость требует объяснить посреднику, почему вам пришлось запечатать конверт. Все это, конечно, не относится к деловым письмам, передаваемым платному посыльному.

 

 

ВЕЖЛИВЫЕ ПИСЬМА

 

Как бы вы ни были заняты, обычно, диктуя свою деловую корреспонденцию, у вас возникает желание потратить несколько минут, чтобы написать письмо лично, например, с извинением, рекомендательную записку для друга, приятелю поздравление с достигнутым успехом, письмо с благодарностью или соболезнованием.

Некоторые из них должны быть написаны от руки, какими бы трудными ни показались вам, в то время как другие письма пишут из потребности проявить внимание и высказать свое благородство.

 

Записка с извинением. Мы уже видели в предыдущей главе, как отклонить официальное приглашение. Однако случается, что вы приняли приглашение, искренне намереваясь его принять, но затем нечто неожиданное воспрепятствовало вашему плану. Вежливость требует немедленно позвонить или телеграфировать, чтобы причинить как можно меньше неудобств друзьям, а также написать короткое извинительное письмо, что‑то вроде ЭТОГО:

 

«Дорогая миссис Браун.

Приношу свои искренние извинения, что пришлось телеграфировать Вам по поводу субботнего вечера.

Совершенно неожиданно и срочно меня вызвали в Главное управление, и поскольку у меня не было выбора, пришлось туда явиться. Моя телеграмма покажется Вам, конечно, неблагодарностью, после того как Вы с присущим вам радушием предложили мне остановиться у Вас на все время моего короткого визита в Ридинг.

Мне действительно очень жаль, что не удалось повидаться с Вами.

Искренне Ваш

Джон Гаррие».

 

Если приглашали вас с женой, тогда следует извинение писать ей.

 

Рекомендательное письмо. Несомненно, вам часто приходится писать записку, представляя делового знакомого другому человеку, и такие письма для вас, вероятно, в порядке вещей. Однако время от времени вы с удовольствием пишете записку, рекомендуя личного друга для чисто общественных целей. В таких случаях следует быть совершенно уверенным, что обе стороны получат удовольствие от общения друг с другом, иначе вы рискуете потерять дружбу обоих. Однако, коль скоро вы решили написать такое письмо, оно не представит никаких трудностей. Вы, вероятно, напишете:

 

«Дорогой Джим.

Я взял на себя смелость дать твой адрес моему старому другу и товарищу по школе, Эдвину Фостеру, который посетит Шотландию в начале следующего месяца, чтобы провести там короткий отпуск. Эдвин – заядлый игрок в гольф, а также прекрасный рассказчик с неистощимым запасом занимательных историй, поэтому я предвижу, что вы прекрасно поладите и получите удовольствие от общества друг друга.

Я, конечно, высоко оценю ту доброту, которую ты проявишь к Эдвину.

Искренне твой».

 

 

Поздравительные письма. Среди нас не найдется ни одного человека, кто не любил бы получать поздравительные письма по поводу своих достижений, заметной вехи в карьере или событий в личной жизни, продвижения по службе или по любому другому подходящему случаю. Однако не многие из нас проявят внимание, чтобы доставить такое удовольствие другу или деловому партнеру. Это займет всего несколько минут, и сделать это очень просто. Знакомому, недавно назначенному в совет директоров его компании, вы можете написать:

 

«Дорогой мистер Уотсон.

Я только что прочитал в «Тайме» о Вашем назначении в правление «Вагстаф» и спешу выразить Вам мои самые искренние поздравления.

Я совершенно убежден, что Ваше назначение усилит совет, и остается только поздравить Вашу компанию, проявившую такую проницательность в выборе правильного человека для этой работы. Искренне Ваш

Билл Браун».

 

Благодарственное письмо. Во многих случаях исходя из соображений вежливости следует написать записку с благодарностью, хотя свою признательность вы уже выразили лично. Если деловой знакомый по доброте душевной уделил часть своего драгоценного времени, чтобы обратиться к вашим сотрудникам на ежегодной конференции по продаже, он заслуживает большего, чем произнесенное, пусть и с чувством, «Благодарю вас».

Вы могли бы написать что‑то вроде этого:

 

«Дорогой Джордж.

Теперь, когда пыль улеглась и мы вернулись на родную землю, я хочу еще раз сказать тебе, как мои коллеги и я высоко оценили твой щедрый вклад в нашу конференцию по продаже.

Я не слышал ничего, кроме восторженных откликов на твое выступление, и на наших сотрудников оно произвело большое впечатление. Если сбыт станет развиваться стремительно, я буду знать, кого следует винить!

Еще раз большое спасибо и наилучшие пожелания.

Искренне твой

Марк Пирсен».

 

Если вы провели уик‑энд или более длительное время в доме друзей, тогда хорошие манеры требуют, чтобы вы написали письмо с выражением благодарности за гостеприимство, помимо признательности, выраженной словами. Такие письма обычно пишет ваша жена хозяйке дома, но есть много исключений, когда вовлечены, например, деловые знакомые.

Допустим, вас пригласили провести уик‑энд на вилле покупателя во время вашего делового путешествия в Италию.

Если оно было очень коротким, вам следует написать по возвращении домой. Однако, если это было довольно длительное путешествие, вам следует набросать короткую записку немедленно после отъезда из этого гостеприимного дома.

В первом случае вы, вероятно, напишете хозяйке дома что‑то вроде этого:

 

«Уважаемая сеньораБьянки.

Возвратившись в Лондон после своего успешного путешествия, я хотел бы от всей души поблагодарить Вас за удивительное гостеприимство, оказанное мне на вилле «Флорида».

Конечно, мое пребывание в Вашем загородном доме останется самым ярким воспоминанием в моем путешествии.

Действительно, было чрезвычайно мило с Вашей стороны оказать мне столь щедрое гостеприимство.

Искренне Ваш

Джордж Стюарт».

 

Письмо с соболезнованием. Такие письма, вероятно, писать труднее всего. Лучше сделать их очень короткими, поскольку, раз вы выразили свои чувства к осиротевшей персоне, дополнительные слова не облегчат боли.

Если ваш лучший покупатель потерял своего руководителя, вы могли бы написать директору‑распорядителю (с учетом, конечно, того, что ваши отношения с ним позволяют это):

 

«Уважаемый мистер Грин. Я был расстроен, прочитав в утреннем выпуске «Тайме» о внезапной трагической смерти Вашего председателя.

Я знаю, что его утрату Ваша компания будет ощущать очень остро, и хочу заверить Вас в моей глубочайшей симпатии.

Искренне Ваш

Уильям Браун».

 

Свыше 900 образцов писем на все случаи жизни даны в моей книге «Личные письма для бизнесмена».

 

Глава 11

КАК ПРОИЗНЕСТИ РЕЧЬ

 

Исполнительный директор текстильной компании, солидной и крупной, поднялся, чтобы представить нового председателя собравшимся сотрудникам, делегированным из каждого отдела. «Я не стану докучать вам его биографическими данными, – провозгласил он, – потому что мне они неизвестны».

Остается только догадываться, что подумали сотрудники в тот момент о своем исполнительном директоре, но не приходится сомневаться в том, что подумал новый председатель! Несомненно, исполнительному директору стоило бы ради собственной пользы овладеть искусством произнесения публичных речей, вежливости и такту.

Конечно, нет ни одного бизнесмена, которому не приходилось бы время от времени выступать перед публикой. Однако только немногие делают это достойно. Некоторые вполне осознают свое несовершенство в ораторском искусстве, однако не считают нужным как‑то исправить недостаток.

Насколько успешно выступаете вы с трибуны? Если не блестяще, вам стоит, конечно, постоянно совершенствоваться. Много полезных книг написано по этому предмету, хотя наилучших результатов добиваются после посещения одного из доступных курсов.

Секрет успеха в организации и подготовке. Удивительно, сколько управляющих в последнюю минуту поспешно диктуют несколько заметок и несутся на заседание, ни разу не взглянув на них. Неудивительно, что результат бывает неудачным.

Однако есть нечто еще более важное для успеха публичного выступления. Без этого нельзя надеяться на успех, однако это качество невозможно приобрести, – это искренность. Все чувствуют, если она присутствует, так как она сквозит в каждом произнесенном слове. И все замечают ее отсутствие.

Некоторые руководители не достигают цели своей речью: они не производят впечатления на публику, оставляют ее холодной. Почему? Потому что у них нет самого важного – искренности.

Однако нельзя обязать кого‑то быть искренним, вы или искренни, или нет. Если же нет, то можете не сомневаться: вам не удастся никого одурачить.

Искренний человек свободен от притворства, лицемерия, шарлатанства, показухи, высокомерия и увиливания от ответов, он действительно верит в то, что говорит, и его искренность неотразима.

Если у вас есть что сказать, если вы действительно верите в то, что говорите, если вы правильно организуете свою речь по законам логики, владеете аргументацией и как следует заучиваете ее, вы не потерпите неудачи как публичный оратор.

 

 

ТИПЫ РЕЧЕЙ

 

То, как вы будете произносить свою речь, зависит частично от обстоятельств и частично от вашего собственного предпочтения. Существует четыре определенных типа публичных речей.

 

Импровизированная речь, или экспромт. Она самая трудная, так как ее надо придумать мгновенно. Это то выступление, когда вас неожиданно просят сказать несколько слов. Очень многим руководителям часто приходится выступать неожиданно перед маленькими или большими группами, и, набрав за несколько лет опыта, они вполне успешно справляются с этой задачей.

 

Подготовленная речь, произнесенная по заметкам. Это наилучший из возможных способов работы над речью, потому что слова, которые вы используете, спонтанны и нет того страшного риска, который возникает при заучивании ее наизусть. Секрет успеха лежит в использовании правильного вида записей. Карточки‑шпаргалки – самое лучшее разрешение проблемы. Изложите всю речь на бумаге, напечатав ее через два интервала. Прочитайте до конца, предпочтительно вслух